Les 9 règles à respecter dans un courriel

Ce n'est plus du tout considéré fou de mettre des jeans au travail ou de boire des cocktails avec votre patron en formule 5 à 7. Mais pour ce qui est d’utiliser des emojis dans un courriel, la ligne devient un peu flou...

Ça peut être difficile de naviguer à travers l'étiquette des envois de courriel. Mais c'est la façon principale de connecter avec votre patron et vos collègues (à part, bien sûr, en personne). Ce qui signifie que chaque message peut vous permettre de laisser une bonne impression... ou une mauvaise.

Voici neuf règles des courriels de travail que vous devez suivre si vous voulez garder votre réputation en ligne intacte selon la journaliste Elle Griffin dans un article publié dans The Muse.

1.  Commencez avec un sujet solide

Si vous envoyez un courriel à un de vos supérieurs, gardez en tête qu'ils reçoivent sûrement une trentaine de courriels par jour.

Que fait votre patron avec la plupart de ses messages? Soit il les efface, soit il les marque d'une étoile pour les lire plus tard (et ne le fait jamais). Ce qui signifie que vous avez seulement une chance d'attirer leur attention: un bon sujet de courriel risque de le pousser à l'ouvrir.

2. Surveillez vos mots

Avez-vous déjà reçu un texto qui finit avec un point? Si oui, vous avez sûrement eu l'impression que la personne qui vous l'a envoyé était fâchée contre vous (même si elle essayait seulement d'utiliser la bonne ponctuation).

C'est parce que les mots que vous utilisez peuvent instantanément apaiser ou fâcher quelqu'un. Évitez d'employer des mots comme «Hey» ou «urgent», et utilisez «Vous» ou «aujourd'hui» à la place. (Confus? Plus d'explications plus bas.)

3. Écrivez comme un éditeur

Vous n'êtes peut-être pas en train d'écrire dans le journal, mais ça ne veut pas dire que votre manière d'écrire n'a pas d'importance. Mauvaise grammaire, erreur d'épellation, et même un manque d'introduction, structure ou de conclusion peut donner l'impression que vous voulez seulement vider votre boîte de courriel, pas être un employé responsable.

4. Soyez respectueux envers le temps de l'autre

Si vous allez envoyer un courriel, dites à la personne pourquoi vous l'envoyez.

Si par exemple vous envoyez une présentation en fichier attaché, expliquez clairement à votre interlocuteur quelle sera la prochaine étape. (Avez-vous besoin de son approbation? Voulez-vous qu'il ajoute une page?) Si vous mettez quelqu'un en CC, expliquez-lui.

5. Utilisez les emojis avec prudence

Voici le problème avec les emojis: ce n'est pas tout le monde qui est fan. Même si vous travaillez dans un environnement désinvolte, il y a encore beaucoup de gens qui trouvent les emojis pas très professionnels. Ne risquez pas si vous n'êtes pas certain de la réception de ces emojis...

6.  Attachez la pièce jointe

Ça semble évident, mais on a tous déjà oublié une pièce jointe (plusieurs fois).

Vérifiez avant de peser sur «envoyer»: avez-vous attaché la pièce jointe que vous dites que vous allez inclure?

7.  Choisissez une belle formule de conclusion

Vous devez terminer votre courriel avec une signature, mais ça ne veut pas dire que vous devez écrire «Cordialement» ou «Merci» à la fin de tous vos messages (surtout si vous n'avez pas à spécialement remercier la personne).

Optez plutôt pour une formulation plus professionnelle, mais fonctionnelle. Essayez «À bientôt», «Respectueusement» ou «On se parle bientôt».

8. Utilisez une signature professionnelle (même sur votre téléphone)

En envoyant un courriel professionnel, voulez-vous vraiment finir avec «Envoyé de mon iPhone»? Choisissez plutôt une signature sympathique et cordiale qui inclut votre poste, vos réseaux sociaux, votre site web et même une photo de votre visage.

9. Sachez quand ne pas envoyer un courriel

Bien sûr, peu importe à quel point vous avez une bonne étiquette, ça ne vaut pas grand chose si vous envoyez un courriel que vous ne devriez pas envoyer.

Par exemple, si vous avez besoin d'une réponse très rapide de quelqu'un, appelez directement la personne. Et si vous voulez parler promotion avec votre patron, planifiez une réunion (vous ne voulez pas avoir cette conversation par courriel).

Tant que vous respectez ces neuf règles, vous aurez des réponses et des suivis à vos courriels. Petit plus: vous allez peut-être laisser une bonne impression à votre patron en même temps!