Executive Assistant

À propos de l’opportunité

• Gérer et maintenir un calendrier exécutif complexe, y compris la planification et la priorisation des réunions, rendez-vous et engagements dans plusieurs fuseaux horaires
• Coordonner et réserver les arrangements de voyage nationaux et internationaux, y compris les vols, l’hébergement, le transport terrestre et les itinéraires, avec une attention méticuleuse aux détails
• Traiter et rapprocher les notes de frais de voyage en utilisant Concur
• Coordonner les réunions et communications avec les investisseurs au nom du VP, en faisant le lien avec les parties prenantes internes et externes de manière professionnelle et en temps opportun
• Assister à certaines réunions aux côtés du VP, en capturant les points clés, les actions à entreprendre et les suivis au besoin
• Agir comme gardien et point de contact de confiance, en gérant les communications et la correspondance avec un haut niveau de confidentialité
• Assurer la gestion des documents et des flux de travail administratifs à l’aide de SAP
• Anticiper les besoins du VP et gérer proactivement les priorités pour assurer des opérations quotidiennes fluides
• S’adapter de manière fluide aux priorités changeantes et aux demandes urgentes — ce rôle s’exerce bien au-delà d’un horaire traditionnel de 9 h à 17 h

À votre sujet

• Expérience éprouvée en tant qu’assistant(e) exécutif(ve) soutenant la haute direction ou les cadres supérieurs, idéalement dans un environnement d’entreprise, de marchés financiers ou coté en bourse
• La maîtrise bilingue du français et de l’anglais (écrit et verbal) est obligatoire
• Expérience pratique avec Concur (voyage et dépenses) et SAP
• Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps, avec une forte capacité à gérer plusieurs tâches sous pression
• Forte intelligence émotionnelle, maturité professionnelle, et capacité à faire preuve de discernement avec des informations sensibles
• Esprit proactif axé sur les solutions, sens de l’urgence et grande attention aux détails
• À l’aise avec des déplacements occasionnels et la flexibilité en dehors des heures de travail standard
• Ouvert aux candidatures de tout secteur, à condition qu’elles apportent le bon niveau de professionnalisme et d’expérience en soutien exécutif

Fourchette de rémunération

$100,000 - $120,000 per year

Comment postuler

Cliquez sur le bouton « Apply Now » et suivez les instructions pour soumettre votre CV. Veuillez noter que nous n’acceptons que les documents au format MS Word ou Rich Text. Lors de la référence à cet emploi, indiquez le numéro # 481758

Ce poste pour l’emploi est pour un poste vacant actuel avec le client de Vaco/Highspring. Vous devez actuellement résider dans la grande région de Toronto (Greater Toronto Area) et être autorisé à travailler au Canada pour être considéré pour cette opportunité. Un recruteur vous contactera si votre profil répond aux exigences de notre client pour ce poste.

La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco/Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, y compris, mais sans s’y limiter, les compétences, l’expérience et la formation de la personne, les exigences en matière de permis et de certifications, le lieu du bureau et d’autres considérations géographiques, ainsi que d’autres besoins liés à l’entreprise et à l’organisation. Ceci dit, tel que requis par la loi locale dans les zones qui exigent la divulgation de la fourchette salariale, Vaco/Highspring indique que la fourchette salariale pour le poste est mentionnée dans cette offre d’emploi. L’individu pourrait aussi être admissible à des primes discrétionnaires, et peut participer aux régimes d’avantages médicaux, dentaires et vision, ainsi qu’au régime de retraite 401(k) de l’entreprise. Avertissement supplémentaire : Sauf indication contraire dans la description de poste, le poste que Vaco/Highspring dépose est occupé. Veuillez toutefois noter que Vaco/Highspring est régulièrement appelée à fournir des talents à d’autres organisations. En soumettant votre candidature à ce poste, vous acceptez d’être inclus dans notre bassin de talents pour de futures embauches pour des postes de qualification similaire. Les soumissions pour ce poste sont soumises à l’utilisation de l’IA pour effectuer des pré-vérifications des candidats, axées sur la garantie que les exigences minimales du poste indiquées dans l’offre sont satisfaites. Une évaluation plus poussée des candidats au-delà de cette phase initiale au sein de Vaco/Highspring sera autrement réalisée par les recruteurs et les gestionnaires de recrutement. Vaco/Highspring n’a pas connaissance des outils utilisés par ses clients dans leurs décisions finales d’embauche et ne peut pas se prononcer sur leur utilisation de produits d’IA.

Vaco by Highspring valorise un environnement de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les personnes LGBTQ+, les personnes en situation de handicap, les membres des minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les vétérans à postuler.

Avis EEO

Vaco by Highspring est un employeur garantissant l’égalité des chances et ne fait aucune discrimination à l’encontre d’un employé ou d’un candidat à l’emploi en raison de la race (y compris, entre autres, des caractéristiques historiquement associées à la race comme la texture et le style de cheveux), de la couleur, du sexe (incluant la grossesse ou les conditions connexes), de la religion ou de la croyance, de l’origine nationale, de la citoyenneté, de l’âge, du handicap, du statut de vétéran, de l’appartenance syndicale, de l’ethnicité, du genre, de l’identité de genre, de l’expression de genre, de l’orientation sexuelle, de l’état matrimonial, des affiliations politiques ou de toute autre caractéristique protégée conformément aux lois fédérales, étatiques ou locales.

Vaco by Highspring et ses sociétés mères, affiliées et filiales s’engagent à assurer la pleine inclusion de toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring et ses sociétés mères, affiliées et filiales veilleront à ce que les personnes en situation de handicap se voient offrir des accommodements raisonnables. Si un accommodement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue du poste, pour exercer les fonctions essentielles du poste et/ou pour recevoir d’autres avantages et privilèges d’emploi, veuillez contacter .

Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats sachent que la discrimination en milieu de travail est illégale.

En soumettant votre candidature à ce poste, vous acceptez que vous accordiez à Vaco by Highspring le droit exclusif de vous présenter comme candidat(e) pour l’opportunité d’emploi mentionnée ci-dessus. Vous acceptez également d’avoir représenté fidèlement l’information vous concernant et de ne pas avoir dénaturé de manière affirmative vos qualifications. Vous acceptez en outre de conserver comme confidentielles, dans la mesure maximale permise par la loi, toute information que vous apprenez au sujet du poste de la part de Vaco by Highspring et de limiter la divulgation des informations au sujet du poste uniquement dans la mesure nécessaire pour remplir les obligations liées à votre candidature. En échange, Vaco by Highspring s’engage à déployer des efforts raisonnables pour vous représenter lors de toutes sollicitations, analyses de candidats et diffusion des CV.

Avis de confidentialité

Vaco by Highspring et ses sociétés mères, affiliées et filiales (« nous », « notre » ou « Vaco by Highspring ») respecte votre vie privée et s’engage à fournir un avis transparent sur nos politiques.

• Les résidents de Californie peuvent consulter l’avis RH de Vaco by Highspring au moment de la collecte pour les candidats et employés de Californie ici.
• Les résidents de Virginie peuvent consulter nos politiques spécifiques à l’État ici.
• Les résidents de tous les autres États peuvent consulter nos politiques ici.
• Les résidents du Canada peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
• Les résidents des pays régis par le RGPD peuvent consulter nos politiques ici.

Avis sur la transparence salariale

Déterminer la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, y compris, mais sans s’y limiter :

• les compétences, l’expérience et la formation de l’individu ;
• les exigences en matière de permis et de certification ;
• le lieu du bureau et d’autres considérations géographiques ;
• d’autres besoins liés à l’entreprise et à l’organisation.

Compte tenu de cela, tel que requis par la loi locale, Vaco by Highspring estime que la fourchette salariale suivante mentionnée ci-dessus estime raisonnablement la rémunération de base pour une personne embauchée pour ce poste dans les juridictions qui exigent la divulgation de la fourchette salariale. L’individu peut aussi être admissible à des primes discrétionnaires.