Détails du poste
- Lieu de travail : Montreal
- Type de poste : Permanent à temps plein
Description du poste
At Encore Corporate Travel, le/la coordonnateur(trice), Réunions et événements joue un rôle clé dans la réussite des événements corporatifs. Cette personne assure la coordination des déplacements, de l’hébergement et de la logistique événementielle afin d’offrir une expérience fluide, structurée et professionnelle aux clients et aux participants.
En collaboration avec les équipes internes, les fournisseurs et les clients, la personne titulaire du poste veille au bon déroulement de chaque événement, de la planification jusqu’au suivi postévénement.
Principales responsabilités
Coordination des événements
- Gérer les réunions et événements assignés du début à la fin.
- Coordonner les hôtels, contrats, listes d’hébergement et besoins logistiques.
- Collaborer avec l’équipe des groupes aériens pour assurer un soutien efficace aux voyageurs.
- Soutenir les réservations aériennes au besoin.
- Superviser la logistique des participants, les transports et les activités sur place.
- Assurer le suivi des échéanciers, livrables et communications liés aux événements.
Collaboration et gestion de projet
- Agir comme point central entre les équipes internes, les clients et les fournisseurs.
- Animer des rencontres de suivi et assurer l’alignement des priorités et échéanciers.
- Anticiper les enjeux et proposer rapidement des solutions.
- Maintenir une communication claire et professionnelle avec toutes les parties prenantes.
Technologie et rapports
- Définir les besoins liés aux plateformes d’inscription, communications et rapports.
- Collaborer avec les équipes internes pour la configuration et les tests des outils événementiels.
- Produire les rapports nécessaires : inscriptions, manifestes de vols, suivis postévénement, etc.
- Assurer l’exactitude des données et la bonne tenue des dossiers événementiels.
Gestion des clients et fournisseurs
- Être le principal contact client pour les aspects logistiques et voyages.
- Assurer la coordination avec les hôtels, lieux d’événements et autres fournisseurs.
- Représenter Encore avec professionnalisme et offrir un service client de grande qualité.
Profil recherché
Exigences
- Minimum de 3 années d’expérience en coordination d’événements, voyages de groupe ou opérations.
- Bonne connaissance de la logistique hôtelière et aérienne.
- Excellentes aptitudes organisationnelles et souci du détail.
- Capacité à gérer plusieurs projets simultanément dans un environnement rapide.
- Excellentes habiletés en communication et approche orientée service client.
- Maîtrise de Microsoft Excel et des outils bureautiques courants.
Atouts
- Expérience en voyages corporatifs ou gestion événementielle.
- Connaissance des plateformes d’inscription et outils de rapports.
- Expérience avec des outils de gestion de projet comme Asana, Smartsheet ou Monday.
- Familiarité avec les processus de réservation aérienne et les règles tarifaires.
Pourquoi joindre Encore?
Joignez-vous à une entreprise qui transforme l’expérience des voyages corporatifs et des événements. Chez Encore, vous contribuerez directement à la réussite de programmes d’envergure en collaborant avec des équipes engagées et passionnées.
Nous offrons un environnement axé sur la collaboration, le développement professionnel et l’excellence du service, ainsi qu’une rémunération concurrentielle et des avantages sociaux complets.
