Senior Venue Sourcing Specialist, Meetings & Events

Spécialiste senior en approvisionnement – réunions et événements

À propos du poste

Encore gère des programmes de réunions et d’événements complexes et à forts enjeux pour des clients du secteur des services financiers partout en Amérique du Nord. Le ou la Spécialiste senior en approvisionnement – réunions et événements est un expert dédié à l’approvisionnement, responsable de l’ensemble du cycle de sélection, de la stratégie d’appel d’offres jusqu’au contrat signé, pour l’ensemble de notre portefeuille Réunions et événements.

Il s’agit d’un poste ciblé et de niveau senior. Vous apporterez une connaissance approfondie du marché, des relations établies avec les hôtels, ainsi que l’expérience en négociation nécessaire pour obtenir des conditions qui protègent à la fois nos clients et notre entreprise. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les coordonnateurs d’événements, responsables de la gestion des programmes, ainsi qu’avec la direction sur les résultats commerciaux.

L’approvisionnement doit être votre spécialité, et non une responsabilité parmi d’autres. Si vous avez passé plusieurs années à développer une expertise dans ce domaine et que vous souhaitez un poste où cette expertise constitue l’essentiel du travail, cette occasion est pour vous.

Ce que vous ferez

Stratégie d’approvisionnement et gestion des appels d’offres

• Prendre en charge l’ensemble du cycle d’appel d’offres pour tous les événements Réunions et événements, du brief initial à la présentation des options de lieux au client.
• Élaborer des stratégies d’approvisionnement adaptées au type d’événement, au budget, à l’emplacement et aux objectifs du programme, plutôt que d’utiliser des modèles standardisés.
• Préparer des appels d’offres détaillés, prêts à être présentés au client, avec des critères d’évaluation clairs et des échéanciers définis.
• Gérer plusieurs appels d’offres en parallèle sans compromettre la qualité ni les délais de réponse.

Négociation contractuelle et gestion des risques

• Diriger toutes les négociations de contrats avec les hôtels et les lieux événementiels, afin d’obtenir des tarifs avantageux, des protections en matière d’attrition, des conditions d’annulation favorables et des concessions.
• Examiner les clauses contractuelles sous l’angle du risque, en identifiant les expositions liées à la force majeure, à la commission et à la responsabilité avant toute présentation au client.
• Gérer les calendriers de dépôts, les dates d’option et les jalons contractuels de l’ensemble du portefeuille actif.
• Tenir l’équipe informée de façon proactive à l’approche des échéances contractuelles.
• Négocier les contrats de transport terrestre ainsi que toute autre entente avec des fournisseurs liés au lieu, au besoin.

Relations hôtelières et intelligence de marché

• Maintenir des relations actives avec les principales propriétés hôtelières dans les marchés où nos clients voyagent le plus souvent.
• Rester à l’affût des ouvertures d’hôtels, rénovations, changements de bannière et évolutions du marché dans les villes prioritaires.
• Identifier des occasions de partenariats ou de propriétés préférentielles pouvant bénéficier à plusieurs clients et les présenter à la direction.
• Apporter une expertise en approvisionnement dès les premières étapes du processus de vente lorsque les équipes évaluent de nouvelles occasions.

Soutien à l’hébergement

• Agir à titre d’expert de référence en gestion des blocs de chambres, en soutenant les coordonnateurs d’événements pendant toute la période d’hébergement.
• Servir de point d’escalade auprès des équipes responsables des groupes hôteliers lorsque des enjeux surviennent concernant les blocs de chambres, les réservations ou les demandes particulières.
• Veiller au respect des conditions contractuelles par les établissements et signaler rapidement tout écart.

Suivi des commissions

• S’assurer que les montants de commission attendus sont correctement consignés au moment de la signature du contrat.
• Collaborer avec l’équipe de comptabilité afin d’assurer le suivi de la perception des commissions pour l’ensemble du portefeuille.
• Agir comme point d’escalade lorsque des commissions sont en souffrance, contestées ou risquent de dépasser les délais de recouvrement.
• Porter à l’attention de la direction les dossiers de commissions non résolus, en fournissant le contexte et une recommandation sur la marche à suivre.

Collaboration d’équipe et transfert de connaissances

• Travailler en partenariat avec les coordonnateurs d’événements tout au long du cycle de planification, en assurant une transmission claire et complète des livrables liés à l’approvisionnement.
• Créer et maintenir des gabarits d’approvisionnement, des documents de référence sur les lieux et des guides de marché qui rehaussent la qualité du travail de l’équipe.
• Participer aux appels clients lorsque l’expertise sur les lieux est requise.
• Contribuer à l’amélioration des processus à mesure que l’équipe se développe.

Ce que vous apportez

Ce poste exige une expérience concrète et démontrée. Une connaissance générale du secteur événementiel ne suffit pas. Nous recherchons une personne dont l’identité professionnelle est centrée sur l’approvisionnement hôtelier et la négociation contractuelle.

• Minimum de 5 ans d’expérience en approvisionnement hôtelier et en négociation de contrats, au sein d’une agence, d’un TMC ou d’un environnement corporatif lié aux voyages d’affaires.
• Expérience avérée dans la gestion d’un volume élevé d’appels d’offres, et non un simple soutien ponctuel sur de grands programmes.
• Expérience directe en négociation autonome de contrats hôteliers, notamment en matière d’attrition, d’annulation et de commissions. Il ne s’agit pas seulement de réviser des contrats, mais bien de les négocier.
• Expérience avec des plateformes de recherche de lieux et aisance à travailler avec les outils standards de gestion des voyages d’affaires et des événements.
• Capacité à gérer simultanément un grand nombre d’appels d’offres actifs sans compromettre la qualité.
• Une expérience dans les services financiers ou les événements corporatifs constitue un atout important.
• Bilinguisme français-anglais préféré.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale, avec la capacité de présenter clairement des options de lieux à des clients et à des parties prenantes internes.
• Souci du détail exceptionnel en matière de contrats et excellente gestion des échéances dans un portefeuille complexe.