Coordonnateur •trice administratif •tive

Description du poste

Ce poste est offert dans le cadre d’un remplacement de congé de maternité, avec une belle possibilité de poursuivre l’aventure avec nous par la suite !

Niché est une agence qui croit que les événements sont de puissants outils de mobilisation et des solutions d’affaires créatives. Notre vision stratégique de l’événement nous donne la possibilité de réaliser des projets d’envergure alliant intelligence d’affaires et solutions innovantes. Nous avons une passion pour la création et prônons l’intégration du beau et du bien pensé, car un événement est un souvenir. Niché est la seule agence d’événement B Corp au Canada.

Notre mission : inspirer le monde des événements ensemble.

Alors, tu nous rejoins ?

Description du poste :

En tant que coordonnateur.trice administratif.tive, tu seras un élément clé du bon fonctionnement du bureau et du soutien quotidien aux équipes. Tu veilleras à ce que les ressources, le matériel et les outils soient disponibles, et tu géreras les achats internes liés aux opérations.

Tu participeras également à la planification et à la coordination des événements internes, ainsi qu'au suivi de certaines initiatives liées à la culture d'entreprise.

Polyvalent.e et organisé.e, tu seras un point de contact central et essentiel pour l’équipe et offriras un soutien aux ressources humaines et aux opérations selon les besoins. Ta minutie et ton agilité permettront de maintenir un environnement de travail fluide et structuré, tout en contribuant au succès de l’agence.

Au quotidien : Administration

• Gérer les fournisseurs administratifs ;
• Gérer la boîte courriel et la ligne téléphonique info ;
• Administrer les accès aux outils de travail et assurer une veille des plateformes ;
• Maintenir à jour le fichier des demandes de mandat et créer les nouveaux numéros de projet ;
• Veiller au respect du budget attribué aux opérations et traiter les reçus de dépenses de la présidente ;
• Mettre en place et maintenir des processus qui facilitent le quotidien au bureau ;
• Offrir un soutien quotidien aux équipes (questions diverses, outils de travail, achats, etc.).

Gestion du bureau

• Garantir un environnement de travail propre, rangé et sécuritaire en tout temps ;
• Effectuer les achats internes et gérer l’inventaire : épicerie, matériel informatique, fournitures de bureau, articles promotionnels Niché, etc. ;
• Assurer la logistique des rencontres internes (commandes de repas, réservations, etc.) ;
• Gérer la réception et le tri du courrier.

Événements et communications

• Planifier et coordonner les événements internes de l’agence (douce moitié, offsite, activité d’été, wrap party, fêtes annuelles, etc.) ;
• Rédiger et diffuser le mémo mensuel ;
• Appuyer l’équipe sur le terrain lors des événements ;
• Coordonner les communications liées au B Corp, organiser les activités de bénévolat interne, et assurer le suivi des sondages de satisfaction clients.

Support opérations / ressources humaines

• Publier les offres d’emploi et classer les CV ;
• Accueillir et accompagner les nouveaux employés (kit de bienvenue, configuration des ordinateurs, attribution des outils, planification de la formation) ;
• Gérer les anniversaires et dons associés ;
• Assurer la gestion complète des pigistes (contrats, accès aux outils, formation) ;
• Autres tâches connexes relevant du volet administratif ou opérationnel.

On souhaite te connaître si tu as :

• De 1 à 3 ans d’expérience dans un poste de coordination et / ou d’adjoint.e ;
• Une aisance avec la Suite Microsoft, car ces outils seront tes meilleurs alliés ;
• Une volonté́ d’apprendre et de te surpasser ;
• Un excellent jugement et de la diplomatie ;
• De bonnes capacités en rédaction, analyse, et synthèse ;
• De la rigueur dans ton travail et des idées à partager ;
• La capacité à gérer plusieurs projets simultanément, tout en maintenant les standards élevés de qualité et de service de l’agence ;
• Être orienté service-client ;
• Une attitude ouverte et humble, et savoir communiquer efficacement avec l’équipe pour signaler les points importants et favoriser la collaboration.

Ce qui distingue Niché :

• Horaire flexible et télétravail 1 jour / semaine ;
• Un salaire prenant en compte l’expérience et basé sur notre politique salariale ;
• 3 semaines de vacances dès ton arrivée, en plus du congé des fêtes ;
• Horaire allégé pour la période estivale permettant six vendredis après-midi de congé ;
• 5 journées personnelles flexibles durant l’année ;
• Régime d’assurance collective après 3 mois ;
• PAE pour les employés et leurs familles, dès l’embauche ;
• Un plan de développement professionnel et une allocation annuelle en formation ;
• Allocation cellulaire ;
• Incitatif vert annuel de 250$ pour le transport actif ;
• Abonnement annuel à l’application Partage Club ;
• 15h de bénévolat payé par année, en équipe ou en solo ;
• Dons offerts aux anniversaires des employé.es ;
• Produits menstruels Iris & Arlo offerts au bureau ;
• Retraite d’équipe à l’extérieur du bureau et plusieurs activités sociales tout au long de l’année ;
• Niché est la première agence événementielle au Canada à être certifiée B Corp.

Tu veux inspirer le monde des événements avec nous? Fais-nous parvenir ta candidature sans tarder! À noter que nous communiquerons seulement avec les candidatures retenues.

Niché souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi et invite les femmes, les personnes racisées, les personnes avec un handicap, les personnes LGBTQ+ et les personnes autrement marginalisées à poser leur candidature.