Executive Personal Assistant #2075

Executive Personal Assistant (EPA) - Résumé

Une famille privée recherche une assistante personnelle exécutive (EPA) expérimentée, hautement organisée et discrète pour fournir un soutien administratif et personnel complet à un(e) principal(e) et à sa famille pendant un congé de maternité.

L’assistante personnelle exécutive sera responsable de la gestion de calendriers complexes, de la coordination des déplacements, de la supervision de l’administration personnelle et d’agir comme principal point de liaison entre le/la principal(e), la famille, le personnel de l’entreprise, le/la directeur(trice) d’établissement et l’équipe du foyer.

Le/la candidat(e) idéal(e) est proactif(ve), débrouillard(e) et très adaptable, avec un excellent jugement et la capacité d’anticiper les besoins et de gérer les priorités de manière autonome. Il s’agit d’un poste temporaire pour plusieurs mois, idéal pour un(e) professionnel(le) expérimenté(e) qui s’épanouit dans un environnement rapide et confidentiel.

Description du poste

Responsabilités clés

Soutien exécutif et administratif

• Agir comme principal point de contact pour le/la principal(e), en filtrant et en gérant les appels, la correspondance, les demandes et autres communications.
• Gérer des calendriers complexes pour le/la principal(e) et la famille, y compris les réunions, rendez-vous, engagements personnels et priorités d’organisation.
• Coordonner les réunions et rendez-vous tout en gérant correctement l’accès au/à la principal(e).
• Anticiper les priorités à venir et rappeler au/à la principal(e) les tâches importantes, rendez-vous, engagements et échéances.
• Maintenir des bases de données, registres, documents et systèmes de classement organisés.
• Assurer une liaison efficace avec le personnel de l’entreprise et d’autres contacts professionnels.
• Fournir du soutien et agir comme relève pour d’autres assistantes personnelles exécutives au besoin.

Voyage et logistique

• Coordonner les arrangements de voyage nationaux et internationaux, y compris le transport et l’hébergement, en collaboration avec l’agent de voyage de la famille.
• Préparer et tenir à jour des informations et itinéraires de voyage détaillés.
• Agir comme point de contact pendant que le/la principal(e) et la famille voyagent.
• Rester disponible pour une assistance occasionnelle le soir et le week-end lorsque requis en raison des déplacements ou d’autres questions urgentes liées au temps.

Soutien familial et personnel

• Coordonner les activités, rendez-vous et horaires des enfants.
• Organiser les rendez-vous médicaux et autres rendez-vous personnels pour les membres de la famille.
• Préparer et soumettre les demandes de remboursement médical pour le/la principal(e) et la famille.
• Passer et gérer les commandes d’achats en ligne, ainsi que les échanges et retours.
• Tenir à jour des informations personnelles et administratives exactes pour le/la principal(e) et la famille.
• Aider pour d’autres demandes personnelles et questions administratives au besoin.

Administration financière et des dépenses

• Préparer, maintenir et soumettre les notes de frais à la comptabilité.
• Gérer la petite caisse et maintenir des registres justificatifs exacts.
• Coordonner avec la comptabilité et le personnel de l’entreprise au sujet des dépenses personnelles et des questions administratives au besoin.

Événements et coordination du foyer

• Assister à l’organisation et à la coordination d’événements de collecte de fonds, de fonctions privées et de retraites exécutives.
• Liaiser étroitement avec le/la directeur(trice) d’établissement et le personnel domestique afin d’assurer une communication et une coordination efficaces au sein du foyer.
• Appuyer les projets spéciaux et autres priorités au fur et à mesure qu’ils se présentent.

Qualifications et exigences

• Au moins 5 ans d’expérience en tant qu’assistante personnelle exécutive, idéalement en soutien d’un(e) principal(e), d’un cadre ou d’une famille privée.
• Capacité démontrée à gérer des informations hautement confidentielles et sensibles avec discrétion.
• Excellentes compétences d’organisation, de priorisation et de gestion du temps.
• Capacité avérée à gérer plusieurs priorités et des exigences changeantes dans un environnement rapide.
• Très proactif(ve), débrouillard(e) et capable de travailler de façon autonome avec peu d’instructions.
• Bon jugement, tact, diplomatie et discrétion professionnelle.
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale en français et en anglais.
• Forte maîtrise de Microsoft Outlook et Word ; la connaissance d’Excel et PowerPoint est un atout.
• Flexibilité pour fournir occasionnellement un soutien le soir et le week-end lorsque le/la principal(e) et la famille voyagent.

Attributs personnels

• Très organisé(e) et orienté(e) vers les détails.
• Discret(ète), digne de confiance et professionnel(le).
• Proactif(ve) et axé(e) sur les solutions.
• Débrouillard(e) et adaptable.
• Calme et posé(e) sous pression.
• Solides compétences interpersonnelles et intelligence émotionnelle.
• Orienté(e) service, avec capacité d’anticiper les besoins.
• À l’aise pour travailler en collaboration avec des équipes exécutives, domestiques et professionnelles.

Détails du poste

• Poste : Executive Personal Assistant
• Type d’emploi : Contrat temporaire pour congé de maternité
• Durée : Plusieurs mois
• Horaire : Temps plein, avec disponibilité occasionnelle le soir et le week-end selon les besoins
• Langue : Maîtrise du français et de l’anglais

Comment postuler

Si vous êtes une assistante personnelle exécutive expérimentée ayant déjà travaillé au sein d’une famille UHNW, que vous êtes un(e) professionnel(le) hautement organisé(e), discret(ète) et proactif(ve) qui s’épanouit dans un environnement de service privé dynamique, nous vous invitons à soumettre votre candidature. Vous pouvez le faire en soumettant votre curriculum vitae ainsi qu’une brève lettre de motivation décrivant votre expérience pertinente et votre intérêt pour le poste via le bouton Apply ou en les envoyant à

Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt. Cependant, seuls les candidats sélectionnés pour un entretien seront contactés. Toutes les candidatures seront traitées avec la plus stricte confidentialité.

À propos d’ELITE DOMO

Elite Domo se spécialise dans le recrutement de professionnels expérimentés du service privé à domicile pour des familles privées à travers le Canada et à l’international.

*Ceci est la version anglaise de l’offre d’emploi Assistante Personnelle Executive #2077.