Payroll Benefits Specialist

Spécialiste principal de la paie et des avantages sociaux

Description du poste

Notre client recherche un(e) Spécialiste principal(e) de la paie et des avantages sociaux responsable de l’administration exacte et ponctuelle de la paie et des avantages sociaux pour environ 250 employés, incluant à la fois le personnel de vente au détail et le personnel administratif. Ce rôle garantit le respect de la législation applicable en matière de paie, des politiques de l’entreprise et des exigences des régimes d’avantages sociaux, tout en offrant un excellent soutien interne aux employés et aux gestionnaires. Le/la candidat(e) idéal(e) apporte une solide expertise de bout en bout en matière de paie, une expérience pratique avec ADP et une bonne compréhension de l’administration de la paie et des avantages sociaux dans un environnement multi-groupes.

Responsabilités clés

Administration de la paie

• Traiter la paie de bout en bout pour environ 250 employés sur une base bihebdomadaire, en veillant à l’exactitude, à la ponctualité et à la confidentialité.
• Administrer la paie pour les employés horaires et salariés, incluant les employés de vente au détail et administratifs.
• Revoir et valider les données de paie, y compris les heures travaillées, les heures supplémentaires, les primes, les commissions, les congés payés, les jours fériés statutaires, les congés et les terminaisons d’emploi.
• Tenir à jour et mettre à jour les dossiers de paie des employés dans ADP et les systèmes connexes RH/paie.
• Assurer l’exactitude des retenues salariales, des avantages imposables, des saisies-arrêts et des remises.
• Réconcilier les registres de paie, les soldes de fin d’année et les autres rapports liés à la paie.
• Préparer et traiter les activités de paie de fin d’année, incluant les T4s/Relevé 1s et toute autre documentation fiscale requise, le cas échéant.
• Faire le lien avec les Finances concernant les rapprochements de paie, les régularisations et les exigences en matière de rapports.

Administration des avantages sociaux

• Administrer les programmes d’avantages sociaux des employés, y compris les inscriptions, les changements, les terminaisons, les congés d’invalidité et les demandes des employés.
• Agir comme principal point de contact pour les employés concernant les avantages sociaux, le régime de pension/RRSP, l’assurance et les questions liées à la paie.
• Coordonner avec les fournisseurs d’avantages sociaux et s’assurer que les données sont soumises en temps opportun et avec exactitude.
• Rapprocher les factures mensuelles liées aux avantages sociaux et enquêter sur les écarts.
• Assurer le support lors des renouvellements des avantages sociaux, des mises à jour d’inscription annuelles et des communications aux employés.

Soutien en matière de santé et sécurité

• Soutenir l’administration des programmes de santé et sécurité au travail en collaboration avec les RH et les opérations.
• Tenir à jour et suivre les dossiers des employés liés aux incidents au travail, aux congés (CNESST/WCB) et à la coordination du retour au travail.
• Aider au traitement des demandes d’indemnisation en cas de blessure au travail et veiller à ce que les ajustements exacts de paie et d’avantages sociaux liés aux absences soient effectués.
• Faire le lien avec les organismes externes (p. ex., CNESST) pour soutenir la conformité et les exigences de documentation.
• Participer au maintien des dossiers de santé et sécurité, des indicateurs de reddition de comptes et de la documentation.
• Contribuer aux audits internes et aux initiatives de conformité liées à la santé et sécurité au travail.
• Promouvoir une culture de sécurité en veillant à ce que les pratiques de paie et d’avantages sociaux s’alignent sur le bien-être des employés et les obligations réglementaires.

Conformité et rapports

• Veiller au respect de toutes les lois fédérales et provinciales applicables en matière de paie, des normes d’emploi et des politiques internes.
• Se tenir au courant des mises à jour liées à la législation sur la paie, des changements fiscaux et des règlements sur les avantages sociaux.
• Préparer les rapports de paie, d’avantages sociaux et de main-d’œuvre pour les parties prenantes internes, selon les besoins.
• Assister aux audits internes et externes liés à la paie et aux avantages sociaux.
• Identifier les occasions d’améliorer les processus, les contrôles et l’efficacité liés à la paie et aux avantages sociaux.

Soutien aux employés et collaboration

• Répondre aux questions des employés et des gestionnaires concernant la paie, la saisie du temps, les retenues et les avantages sociaux de manière professionnelle et en temps opportun.
• Travailler en étroite collaboration avec les RH, les Finances et les dirigeants des opérations pour assurer une administration harmonieuse de la paie et des avantages sociaux.
• Contribuer aux activités d’embauche et de cessation d’emploi liées à la configuration/termination de la paie et des avantages sociaux.

Qualifications

• Expérience minimale de 5 à 10 ans en administration de la paie et des avantages sociaux, de préférence dans une organisation de taille moyenne.
• Expérience démontrée dans le traitement de la paie pour des groupes d’employés de vente au détail/horaires et administratifs/salariés.
• Une solide expérience pratique avec les systèmes de paie ADP est requise.
• La certification PCP (ou en voie d’obtention) est considérée comme un atout solide.
• Bonne connaissance de la législation canadienne sur la paie, des règlements fiscaux et des normes d’emploi.
• Expérience dans l’administration de régimes d’avantages sociaux collectifs et la gestion des demandes des employés.
• Grande précision, souci du détail et confidentialité.
• Solides compétences en résolution de problèmes, en organisation et en gestion du temps.
• Maîtrise de Microsoft Office, en particulier Excel.
• Solides compétences en communication et relations interpersonnelles, avec un état d’esprit axé sur le service à la clientèle.

Compétences préférées

• Expérience dans un environnement multi-sites ou de vente au détail.
• Capacité à gérer des priorités concurrentes dans un environnement axé sur les délais.
• Solides compétences analytiques et de rapprochement.
• Bilinguisme.

Environnement de travail / Relevant

• Relève du directeur des RH.
• Travaille en étroite collaboration avec les RH, les Finances et les dirigeants des opérations.
• Soutient l’administration de la paie et des avantages sociaux dans plusieurs emplacements.

Avantages

• Tenue décontractée
• Événements d’entreprise
• Assurance dentaire
• Assurance invalidité
• Repas à prix réduit ou gratuits
• Programme d’aide aux employés
• Assurance soins de santé prolongés
• Assurance vie
• Gymnase sur place
• Stationnement sur place
• Temps libre payé
• Rabais en magasin
• Assurance vision
• Programme de bien-être

Lieu de travail

• Capacité à faire la navette / déménager : Montréal, QC : pouvoir faire la navette de façon fiable ou prévoir de déménager avant de commencer (requis)

Expérience

• Spécialiste paie et avantages sociaux : expérience minimale de 5 ans dans un rôle similaire (requis)
• ADP Workforce Now : 3 ans (requis)