Agente ou agent de soutien administratif, classe I - Bibliothèque - Direction de la vie étudiante

La personne titulaire du poste assure l’accueil de la bibliothèque, assiste les usagers et les usagères dans leur utilisation des lieux et effectue les transactions courantes d’un comptoir de service. Elle agit à titre de répondante de première ligne, répond aux requêtes et interrogations des personnes étudiantes et les oriente vers les ressources appropriées.

Elle collabore au déroulement des activités en assistant les membres de l’équipe par l’exécution d’une variété de tâches administratives, selon des méthodes et procédures de nature relativement complexe.

Elle veille au bon état des lieux et au respect des règles en vigueur par les usagers et les usagères. Elle procède à la préparation matérielle des documents et du matériel et à leur classement.

Elle joue donc un rôle pivot dans l’offre de services offerts à l’ensemble de la communauté étudiante et assure la synergie entre les acteurs associés à la réussite des étudiantes et des étudiants.

Assurer l’accueil de la bibliothèque

• Accueille les personnes étudiantes et les membres du personnel, répond à leurs requêtes et interrogations et les oriente vers les ressources appropriées ;
• Assiste les usagers et usagères quant à l’utilisation de la bibliothèque ;
• Effectue les transactions courantes de prêts, retours, réservations, mises de côté de documents, de matériel, et de salles de travail, selon les procédures établies ;
• Réponds aux courriels et aux appels téléphoniques ;
• Participe aux tournées de surveillance à la bibliothèque, informe la clientèle des règles en vigueur afin d’en assurer leur application ;
• Toutes autres tâches connexes.

Assurer la qualité des espaces physiques

• Reclasse les documents et le matériel ;
• Veille à ce que les espaces dédiés aux collections et au matériel restent en ordre et effectue la lecture de rayons;
• Alimente en papier les imprimantes et photocopieurs;
• Veiller au bon état des lieux, signaler les bris et les espaces sales ;

Assurer des tâches administratives

• Forme les nouveaux étudiants-salariés et fait le suivi de leurs tâches;
• Relève différentes données sur les services offerts, extrait des données et les met en forme en vue de l’analyse ;
• Tient à jour le calendrier de la bibliothèque;
• Soutien l’organisation des ateliers de formation ;
• Met en forme et prépare des listes de documents, des affiches et des documents explicatifs, en collaboration avec les personnes concernées ;
• Met en forme et rédige de courts billets sur les activités de la bibliothèque et veille à leur diffusion;
• Participe aux validations des informations présentes sur le site web de la bibliothèque et sur les autres plateformes ;
• Met en forme les différentes procédures du service ;
• Participe aux opérations liées à Copibec et au respect du droit d’auteur ;
• Procède aux demandes d’achat et de paiement;
• Vérifie les commandes à leur arrivée à la bibliothèque ;
• Procède à la préparation matérielle des documents et du matériel ;
• Procède à différentes opérations liées à la gestion des retards, au suivi des réservations, à l’inventaire et l’approvisionnement des fournitures de bureau et du matériel spécialisé

• Détenir un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études professionnelles avec option appropriée ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente
• Avoir au moins une (1) année d’expérience pertinente

• Fort souci pour l’accueil et l’accompagnement des étudiants
• Bonne connaissance du français écrit et parlé (validée au moyen d’un test)
• Bonne connaissance des logiciels d’utilisation courante Word niveau 2, Excel niveau 1 (validée au moyen d’un test)
• Habileté à fournir un service à la clientèle de qualité, bienveillant et empathique
• Faire preuve de jugement à l’égard de situations délicates ou dans les résolutions de problèmes administratifs inhérents à sa fonction
• Dextérité fine (préparation matérielle)
• Fait preuve d’un esprit d’entraide facilitant le travail d’équipe
• Manifester un souci du détail dans la réalisation de son travail
• Sens de l’initiative et des responsabilités
• Bonne connaissance des outils informatiques tel que la suite de Microsoft Office 365, etc.

LES CONDITIONS

Horaire : 10h00 à 18h00, du lundi au vendredi

Gestionnaire : Guillaume D'Amours

Direction : Direction de la vie étudiante et de la réussite éducative

Lieu de travail : Pavillon Saint-Paul

Entrée en fonction : à la fin du processus de sélection

Le Collège remercie toutes les personnes qui auront signifié leur intérêt, mais avise qu'il communiquera uniquement avec les candidates sélectionnées et candidats sélectionnés pour une entrevue. Les personnes handicapées sélectionnées peuvent recevoir de l'assistance pour le processus de présélection et de sélection, si elles le désirent en écrivant en toute confidentialité à :

Le Collège adhère à un programme d'accès à l'égalité pour les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les personnes handicapées et les autochtones conformément à la Loi sur l'accès à l'égalité en emploi dans des organismes publics et valorise la diversité des personnes de son personnel comme celle de ses étudiantes et de ses étudiants. Le Collège de Bois­ de-Boulogne veille à développer un environnement de travail inclusif qui reflète la diversité de sa population étudiante dans ses équipes de travail. Les candidatures des membres des groupes visés sont encouragées.