Coordonnateur(trice) principal(e) en gestion documentaire

Adecco – Coordonnateur(trice) principal(e) en gestion documentaire

Adecco est actuellement à la recherche d'un(e) Coordonnateur(trice) principal(e) en gestion documentaire pour soutenir des projets industriels et d'investissement d'envergure. Ce poste est idéal pour un professionnel expérimenté en gestion documentaire qui s'épanouit dans un environnement de projets dynamique et qui apprécie collaborer avec des entrepreneurs, des équipes d'ingénierie et de multiples parties prenantes. Le titulaire du poste sera responsable de superviser les processus de gestion documentaire, d'assurer le suivi des flux de documentation des projets, de soutenir l'exécution des projets et de garantir l'exactitude, la conformité et la distribution en temps opportun des informations essentielles.

Informations sur le poste

• Taux horaire : 68,00 $/heure
• Lieu : Montréal, QC
• Mode de travail : Hybride - minimum de 4 jours par semaine au bureau
• Type d'emploi : Temporaire | Temps plein | Contrat initial de 9 mois avec forte possibilité de prolongation

Pourquoi postuler?

• Paie hebdomadaire, précise et versée à temps
• Programmes de santé et sécurité robustes
• Assurance médicale et dentaire après admissibilité
• Programmes de formation gratuits
• Processus d'intégration rapide et simplifié

Responsabilités

• Coordonner les activités de gestion documentaire sur plusieurs projets simultanément
• Réviser les livrables des entrepreneurs et des partenaires d'ingénierie afin d'en assurer la qualité, la conformité et l'exactitude
• Assurer le suivi de la documentation des projets, incluant les demandes d'information (RFI), les transmittals, les dessins et autres livrables
• Préparer et distribuer les rapports hebdomadaires de projet ainsi que les mises à jour sur l'avancement des livrables
• Participer à l'accueil et à la formation des nouveaux membres de l'équipe de gestion documentaire
• Offrir du soutien aux utilisateurs et assurer la formation sur les systèmes de gestion documentaire
• Effectuer des suivis auprès des entrepreneurs et participer à l'évaluation de leur performance
• Maintenir à jour les registres documentaires, les listes de distribution et les dossiers de gestion de l'information
• Participer aux réunions de projet et présenter l'état d'avancement des activités de gestion documentaire
• Soutenir les phases de démarrage, d'exécution, de transfert et de clôture des projets
• Veiller à l'application uniforme des procédures et des flux de travail en gestion documentaire
• Collaborer avec les équipes de projet, les entrepreneurs, les fournisseurs et les parties prenantes situés dans différentes régions et fuseaux horaires
• Identifier des occasions d'amélioration des processus et de l'efficacité opérationnelle
• Escalader les enjeux et les risques liés à la documentation afin de soutenir l'atteinte des objectifs du projet

Qualifications et compétences

• Minimum de 5 ans d'expérience en gestion documentaire dans le cadre de projets d'envergure dans les secteurs suivants :
  • Ingénierie
  • Construction
  • Mines
  • Infrastructures
  • Industrie
• Solide connaissance des principes, systèmes, flux de travail et pratiques de gouvernance en gestion documentaire
• Expérience en supervision, coordination ou mentorat d'équipes de gestion documentaire
• Excellente capacité à collaborer avec des entrepreneurs, consultants, fournisseurs et parties prenantes
• Expérience dans les phases de démarrage, d'exécution, de transfert et de clôture de projets
• Excellentes aptitudes en organisation, gestion des données et production de rapports
• Grande attention aux détails et souci de l'exactitude
• Fortes compétences en résolution de problèmes et en communication
• Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement où les échéanciers sont serrés
• Maîtrise du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit*

Atouts

• Expérience couvrant l'ensemble du cycle de vie d'un projet, de l'étude de faisabilité jusqu'à la construction et la mise en service
• Expérience auprès d'équipes de projet sur site
• Expérience pratique avec :
  • InEight Document
  • SharePoint
  • La suite Microsoft Office
• La connaissance de l'espagnol constitue un atout important
• Doit être légalement autorisé à travailler et à résider au Canada.

*Ce poste exige des interactions régulières avec des partenaires situés à l'extérieur du Québec; la maîtrise de l'anglais est donc requise.

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Notre mission

Chez Adecco, notre mission est simple : faire fonctionner l'avenir pour tous. Nous incarnons nos valeurs de Passion, Collaboration, Inclusion, Courage et Priorité au client en créant un milieu de travail où la diversité est célébrée et où chaque voix compte. Nous encourageons les candidatures de personnes de tous horizons et de toutes identités.

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