Receptionist

Description du poste

La réceptionniste assure le bon fonctionnement des opérations à la réception à l’aide des outils disponibles et des procédures en place.

• Le poste exige la confidentialité et le respect de la protection des données en tout temps, notamment lors des appels externes et de l’accueil des visiteurs.

• La réceptionniste doit être présente pendant les heures d’ouverture de 8 h à 17 h et être ponctuelle (le matin, l’après-midi, le dîner et les pauses).

• Cette personne devra se déplacer tout au long de la journée (en dehors de la réception) pour diverses tâches sur tous les étages – possiblement en aidant l’équipe pour le service de café et, si nécessaire, en passant des commandes de café/boissons et en fournissant un soutien à l’équipe de gestion des installations pour les tâches connexes.

Vos prochaines tâches et responsabilités

• Agir comme premier point de contact de l’entreprise et promouvoir une image professionnelle en tout temps en accueillant, en enregistrant et en orientant les partenaires et les visiteurs dès leur arrivée.

• Répondre aux appels téléphoniques (internes et externes) et fournir des informations de base au besoin, en transférant les appels à la bonne personne/département ou en prenant un message.

• Gérer la réservation des salles de réunion à l’aide d’Outlook et fournir une résolution rapide en cas de conflit en faisant le lien avec les adjoints administratifs.

• Fournir aux partenaires et visiteurs de CGI des cartes d’accès conformément aux procédures de sécurité en place et assurer le suivi.

• Tenir à jour des registres incluant les journaux des visiteurs, les listes des ressources humaines et des membres; etc. D’autres tâches incluent : numériser des documents, classer et archiver des documents importants en ligne, créer des billets de service (avec le bâtiment ou d’autres fournisseurs), aider les adjoints administratifs avec certaines tâches administratives si le temps le permet, etc.

• Responsable du Centre des Conférences (aide aux réservations, soutien aux événements, restauration, vérifier la propreté des salles, etc.).

• Offrir un soutien à 2 réceptions sur une base quotidienne (pour les pauses et le dîner) et couvrir les 2 réceptions pendant les vacances ou les absences.

• Fournir du soutien à l’équipe de gestion des installations.

Qualifications requises pour réussir dans ce rôle

• Une expérience en administration des affaires est un atout. Capacité à organiser, à effectuer plusieurs tâches et à prioriser (un atout). À l’aise dans un environnement corporatif et avec la haute direction. Expérience en service à la clientèle et en travail d’équipe.

• Esprit d’initiative et bonne capacité à résoudre les problèmes rapidement dans un environnement dynamique.

• Bilinguisme requis à l’oral et à l’écrit en français et en anglais. Bonne maîtrise des outils Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).

CGI fournit une estimation raisonnable de la fourchette de rémunération pour ce poste. La détermination de cette fourchette inclut des facteurs tels que le niveau de compétences, le marché géographique, l’expérience et la formation, ainsi que les licences et certifications. Les décisions de rémunération dépendent des faits et des circonstances de chaque cas. Une estimation raisonnable de la fourchette actuelle est de 40,–$75, Cette fonction constitue un poste vacant existant.

#LI-YH1

Compétences

• Administration
• Communication
• Detail-oriented
• English
• French
• Team Collaboration
• TeamPlayer