Executive Assistant

À propos de l’opportunité

• Gérer et maintenir un calendrier exécutif complexe, y compris l’organisation et la priorisation de réunions, de rendez-vous et d’engagements sur plusieurs fuseaux horaires
• Coordonner et réserver des déplacements nationaux et internationaux, y compris les vols, l’hébergement, le transport terrestre et les itinéraires, avec un souci méticuleux du détail
• Traiter et rapprocher les notes de frais et déplacements à l’aide de Concur
• Coordonner les réunions et communications avec les investisseurs au nom du SVP, en assurant la liaison avec les parties prenantes internes et externes de manière professionnelle et en temps opportun
• Assister à certaines réunions aux côtés du SVP, en capturant les points clés, les actions à entreprendre et les suivis requis
• Agir comme gardien et point de contact de confiance, gérer les communications et la correspondance avec un haut niveau de confidentialité
• Assurer la gestion documentaire et les flux administratifs à l’aide de SAP
• Anticiper les besoins du SVP et gérer de manière proactive les priorités afin de garantir un fonctionnement fluide au quotidien
• S’adapter avec aisance aux priorités changeantes et aux demandes urgentes — ce poste fonctionne au-delà d’un horaire traditionnel de 9 h à 17 h

À votre sujet

• Expérience éprouvée en tant qu’assistant(e) exécutif(ve) soutenant la direction générale (C-suite) ou le leadership senior, idéalement dans un environnement d’entreprise ouverte, d’entreprise ou de marchés de capitaux
• La maîtrise bilingue du français et de l’anglais (écrit et verbal) est obligatoire
• Expérience pratique avec Concur (voyages et dépenses) et SAP
• Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps, avec une capacité solide à gérer plusieurs tâches sous pression
• Forte intelligence émotionnelle, maturité professionnelle et capacité à faire preuve de discernement avec des informations sensibles
• Esprit proactif orienté solutions, sens de l’urgence et grande attention aux détails
• À l’aise avec des déplacements occasionnels et une flexibilité en dehors des heures de travail standard
• Ouvert aux candidats de tout secteur, à condition d’apporter le bon niveau de professionnalisme et d’expérience en soutien exécutif

Gamme de rémunération

$100,000 - $120,000 per year

Comment postuler

Cliquez sur le bouton « Apply Now » et suivez les instructions pour soumettre votre CV. Veuillez noter que nous n’acceptons que les documents aux formats MS Word ou Rich Text. En référant à cet emploi, indiquez le numéro # 481758

Ce poste est offert pour un poste vacant actuel avec le client de Vaco/Highspring. Vous devez actuellement résider dans la région du Grand Toronto et être autorisé à travailler au Canada pour être considéré pour cette opportunité. Un recruteur vous contactera si votre profil correspond aux exigences de notre client pour ce rôle.

Transparence de la rémunération

La détermination de la rémunération pour ce rôle (et d’autres) chez Vaco/Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment, sans s’y limiter, les compétences, l’expérience et la formation de la personne, ainsi que la délivrance de permis et les certifications, l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques, ainsi que d’autres besoins liés aux activités et à l’organisation. Cela dit, comme l’exige la loi locale dans les régions qui exigent la divulgation de la fourchette salariale, Vaco/Highspring indique que la fourchette salariale pour le poste est mentionnée dans cette publication. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires et peut participer aux avantages médicaux, dentaires et visuels, ainsi qu’au régime de retraite 401(k) de l’entreprise. Avis supplémentaire : sauf indication contraire dans la description de poste, le poste pour lequel Vaco/Highspring procède au dépôt est occupé. Veuillez toutefois noter que Vaco/Highspring est régulièrement sollicité pour fournir des talents à d’autres organisations. En soumettant à ce poste, vous acceptez d’être inclus dans notre bassin de talents pour les embauches futures pour des postes similaires pour lesquels vous êtes qualifié. Les soumissions à ce poste sont soumises à l’utilisation d’une IA pour effectuer des évaluations préliminaires des candidats, axées sur la vérification que les exigences minimales du poste indiquées dans la publication sont satisfaites. Toute évaluation supplémentaire des candidats au-delà de cette première phase au sein de Vaco/Highspring sera autrement évaluée par les recruteurs et les responsables du recrutement. Vaco/Highspring n’a pas connaissance des outils utilisés par ses clients pour prendre des décisions finales d’embauche et ne peut pas se prononcer sur leur utilisation de produits d’IA.

Vaco by Highspring valorise un lieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les personnes LGBTQ+, les personnes en situation de handicap, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.

Avis EEO

Vaco by Highspring est un employeur offrant l’égalité des chances et ne fait aucune discrimination envers tout employé ou candidat à un emploi en raison de la race (y compris, sans s’y limiter, les caractéristiques historiquement associées à la race telles que la texture et le style de cheveux), la couleur, le sexe (incluant la grossesse ou les conditions connexes), la religion ou la croyance, l’origine nationale, la citoyenneté, l’âge, le handicap, le statut d’ancien combattant, l’adhésion à un syndicat, l’ethnicité, le genre, l’identité de genre, l’expression de genre, l’orientation sexuelle, l’état civil, l’affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée telle que requise par la loi fédérale, étatique ou locale.

Vaco by Highspring et ses sociétés mères, filiales et sociétés affiliées s’engagent à assurer la pleine inclusion de toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring et ses sociétés mères, filiales et sociétés affiliées veilleront à fournir des aménagements raisonnables aux personnes en situation de handicap. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour exercer les fonctions essentielles du poste et/ou pour recevoir d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter .

Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats sachent que la discrimination au travail est illégale.

En soumettant à ce poste, vous acceptez que vous accordiez à Vaco by Highspring le droit exclusif de vous présenter en tant que candidat pour l’opportunité d’emploi mentionnée ci-dessus. Vous acceptez également avoir représenté avec exactitude les informations vous concernant et n’avoir pas déformé de façon affirmative vos qualifications. Vous acceptez aussi de maintenir comme confidentielles, dans toute la mesure permise par la loi, toutes les informations que vous apprenez de Vaco by Highspring concernant le poste et de limiter la divulgation d’informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour remplir toute obligation dans le cadre de votre demande. En échange, Vaco by Highspring s’engage à déployer des efforts raisonnables pour vous représenter lors de toute sollicitation, du processus de tri des candidatures et de la diffusion de votre CV.

Avis de confidentialité

Vaco by Highspring et ses sociétés mères, filiales et sociétés affiliées (« nous », « notre » ou « Vaco by Highspring ») respectent votre vie privée et s’engagent à fournir un avis transparent sur nos politiques.

• Les résidents de la Californie peuvent accéder à l’avis RH de Vaco by Highspring à la collecte pour les candidats et employés de Californie ici.
• Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques spécifiques à l’État ici.
• Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
• Les résidents du Canada peuvent accéder à nos politiques en anglais ici et en français ici.
• Les résidents des pays régis par le RGPD peuvent accéder à nos politiques ici.

Avis sur la transparence salariale

Déterminer la rémunération pour ce rôle (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, y compris, sans s’y limiter :

• les compétences, l’expérience et la formation de la personne ;
• les exigences liées à l’obtention d’une licence et aux certifications ;
• l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques ;
• d’autres besoins liés aux activités et à l’organisation.

Cela dit, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que la fourchette salariale suivante mentionnée ci-dessus estime raisonnablement la rémunération de base pour une personne embauchée dans ce poste dans les régions où la divulgation de la fourchette salariale est requise. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.