Administration Manager

Job Description

Job Description

Salary :

Job title : Administration Manager

Location : Gesgapegiag, Gespeg or Listuguj

Job type : Full-time

About the Mi'gmawei Mawio'mi Secretariat (MMS) :

The Mi'gmawei Mawio'mi Secretariat is the political and administrative body that supports the Mi'gmaq communities of Gesgapegiag, Gespeg and Listuguj in the protection and advancement of their Aboriginal and treaty rights, governance and self-determination. SMM works promote Mi'gmaq unity, cultural identity and nationhood through collaboration, advocacy and strategic leadership.

Job summary :

The Administration Manager is a senior-level position responsible for the effective and efficient management of the Secretariat's administrative operations. This role oversees human resources, office management, policy development, and administrative support services, ensuring alignment with Mi'gmaq Nation values and objectives. The Administration Manager plays a key role in supporting the Executive Director and the organization in fulfilling their mandate.

Main responsibilities :

Provide strategic and operational leadership for all administrative functions.

Develop, implement and maintain administrative policies and procedures reflecting best practices and cultural values.

Manage human resources functions, including recruitment, integration, training, performance appraisals and employee relations.

Implement and administer the information management system.

Oversee financial administration, including budget planning, expenditure tracking, audits and reporting in collaboration with the finance unit.

Ensure compliance with applicable laws, regulations and organizational policies.

Lead administrative team in supporting programs, projects and meetings, including logistics and documentation.

Foster a respectful, inclusive and culturally-rooted work environment.

Collaborate with other units and external partners to ensure effective coordination of efforts across the Secretariat.

Prepare regular reports for the General Manager on administrative matters.

Qualifications :

Bachelor's degree in business administration, public administration, human resources or related field; equivalent experience may be considered.

Minimum 5 years of administrative experience, including at least 2 years in a management or supervisory role.

Good understanding of Aboriginal governance; knowledge of Mi'gmaq culture is an important asset.

Proven leadership, organization and communication skills.

Proficiency in the Microsoft Office suite and standard office software.

Bilingualism (English and French) is an asset; knowledge of Mi'gmaq is highly desirable.

Personal qualities :

Respectful and culturally aware.

High integrity and discretion.

Team spirit and collaborative approach.

Proactive and solution-oriented.

How to apply :

Please submit your curriculum vitae and a covering letter explaining your qualifications and interest in the position to :

The position will remain open until filled.

Titre du poste : Gestionnaire Administratif (ve)

Lieu : Gesgapegiag, Gespeg ou Listuguj

Type demploi : Temps plein

propos du Secrtariat Migmawei Mawiomi (SMM) :

Le Secrtariat Migmawei Mawiomi est lorganisme politique et administratif qui soutient les communauts Migmaq de Gesgapegiag, Gespeg et Listuguj dans la dfense et lavancement des droits ancestraux et issus de traits, de la gouvernance et de lautodtermination. Le SMM uvre promouvoir lunit, lidentit culturelle de la nation Migmaq travers la protection, la collaboration, et par le leadership stratgique.

Rsum du poste :

Le ou la gestionnaire administratif(ve) est un poste de niveau suprieur responsable de la gestion efficace et efficiente des oprations administratives du Secrtariat. Ce rle supervise les ressources humaines, la gestion du bureau, llaboration des politiques administratives, les services de soutien administratif, et sAssure du respect des valeurs et des objectifs de la Nation Migmaq. Le ou la gestionnaire administratif(ve), joue un rle cl dans le soutien au directeur gnral et lorganisation dans la ralisation de leur mandat.

Responsabilits principales :

Fournir un leadership stratgique et oprationnel pour toutes les fonctions administratives.

Dvelopper, mettre en uvre et maintenir des politiques et procdures administratives refltant les meilleures pratiques en liens avec les valeurs culturelles.

Grer les fonctions des ressources humaines, y compris le recrutement, lintgration, la formation, les valuations de performance et les relations avec les employs.

Mettre en uvre et administrer le systme de gestion de linformation.

Superviser ladministration financire, y compris la planification budgtaire, le suivi des dpenses, les audits et les rapports en collaboration avec lunit des finances.

Assurer la conformit aux lois, rglements et politiques organisationnelles en vigueur.

Diriger lquipe administrative dans le soutien aux programmes, projets et runions, incluant la logistique et la documentation.

Favoriser un environnement de travail respectueux, inclusif et culturellement enracin.

Collaborer avec les autres units et les partenaires externes pour assurer une coordination efficace des efforts travers le Secrtariat.

Prparer des rapports dactivits pour le directeur gnral concernant les questions administratives.

Qualifications :

Diplme, baccalaurat en administration des affaires, administration publique, ressources humaines ou domaine connexe ; une exprience quivalente peut tre considre.

Minimum de 5 ans dexprience en administration, dont au moins 2 ans dans un rle de gestion ou de supervision.

Bonne comprhension de la gouvernance autochtone ; la connaissance de la culture Migmaq est un atout important.

Comptences avres en leadership, organisation et communication.

Matrise de la suite Microsoft Office et des logiciels bureautiques courants.

Le bilinguisme (anglais et franais) est un atout ; la connaissance du Migmaq est fortement souhaite.

Qualits personnelles :

Respectueux(se) et conscient(e) des ralits culturelles.

Grande intgrit et discrtion.

Esprit dquipe et approche collaborative.

Proactif(ve) et ax(e) sur les solutions.

Comment postuler :

Veuillez soumettre votre curriculum vitae ainsi quune lettre de motivation expliquant vos qualifications et votre intrt pour le poste ladresse suivante :

Le poste restera ouvert jusqu ce quil soit pourvu.