Executive Assistant, Advisory (12-Months Contract)

Putting people first, every day

BDO is a firm built on a foundation of positive relationships with our people and our clients. Each day, our professionals provide exceptional service, helping clients with advice and insight they can trust. In turn, we offer an award-winning environment that fosters a with a high priority on your personal and professional growth.

Votre occasion

Notre bureau Montréal est à la recherche d’un(e) Assistant(e) exécutif(ve) pour se joindre à l’équipe Conseil et assumer les responsabilités suivantes.

Description du poste

Responsabilités clés

• Assister les associés dans l’atteinte des objectifs opérationnels et dans la mise en œuvre des objectifs;
• Aider à diriger des initiatives de groupes, notamment les volets de projets stratégiques afin de soutenir le développement de la vision corporative;
• Agir à titre de représentant et d’ambassadeur de l’associé responsable, faciliter la communication et travailler de façon autonome avec l’équipe de direction de l’entreprise, au besoin;
• Assurer les tâches administratives, notamment planification et organisation des réunions, arrangements de voyage, gestion des calendriers, préparation de rapports au besoin;
• Organiser et prioriser les activités et les stratégies en tenant compte de divers horizons temporels;
• Rédiger des points de discussion sur une variété de sujets au besoin, et veiller à ce que l’associé soit prêt et dispose des informations et des documents requis pour les réunions et les autres événements planifiés;
• Anticiper proactivement les besoins des associés et assurer l’exactitude, la coordination et la priorisation/optimisation du temps de l’associé;
• Solliciter les intrants et coordonner avec la direction de l’entreprise afin de suivre, surveiller et assurer l’avancement des projets, des revenus, des éléments d’action et des stratégies d’affaires issus de l’associé et de son équipe;
• Préparer des rapports pour la direction concernant l’état d’avancement des projets et les revenus, et tenir la direction informée de l’orientation des projets;
• Les tâches administratives générales comprennent, sans s’y limiter : photocopie, numérisation, reliure de rapports, saisie de diverses correspondances et documentations, envoi massif de courriels;
• Assister aux rapports de dépenses des associés, à la planification des ressources et à la saisie du temps;
• Fournir un soutien administratif continu à l’équipe, y compris les propositions, présentations, procès-verbaux de réunions et plus;
• Interagir avec les clients afin de soutenir la coordination des paiements, des demandes d’information et des suivis;
• Assister à la couverture du service à la réception au besoin, accueillir les clients lorsque approprié; et
• Effectuer toute autre tâche assignée.
  

Comment définissons-nous la réussite pour ce poste?

• Vous faites preuve des valeurs fondamentales de BDO dans tous les aspects de votre travail : Intégrité, Respect et Collaboration
• Vous comprenez l’industrie de nos clients, ainsi que leurs défis et opportunités; les clients vous décrivent comme une personne positive, proactive, professionnelle, qui fournit un travail de haute qualité
• Vous identifiez, recommandez et êtes axé(e) sur la prestation efficace de services à nos clients
• Vous contribuez à un environnement de travail inclusif et engageant qui développe, retient et attire les talents
• Vous participez activement à l’adoption d’outils et de stratégies numériques pour stimuler un lieu de travail novateur
• Vous développez votre expertise grâce à l’apprentissage et au développement professionnel.

Qualifications

Éducation et compétences/connaissances professionnelles

• Vous avez trois à cinq+ années d’expérience de travail dans un rôle d’assistant(e) exécutif(ve) ou un rôle similaire;
• Vous avez un diplôme en administration de bureau ou une autre formation pertinente, un atout;
• Une expérience antérieure dans un cabinet de services professionnels, un atout;
• Vous avez une excellente connaissance des programmes informatiques de Microsoft Office (Word, Excel et Outlook);
• Vous avez la capacité de prioriser la charge de travail et la flexibilité pour gérer plusieurs tâches;
• Vous êtes en mesure de travailler rapidement et d’assumer davantage de responsabilités au fil du temps;
• Vous avez la capacité de travailler dans un environnement axé sur les échéances et de traiter des informations confidentielles;
• Vous avez de solides compétences en résolution de problèmes, en analyse et en communication, tant à l’écrit qu’à l’oral;
• Vous valorisez le travail d’équipe, le service à la clientèle et la qualité dans un travail détaillé;
• Français couramment;
• Vous avez d’excellentes aptitudes en communication écrite et orale.