Project Coordinator

Project Coordinator – Technology Implementation | Project Administration | Stakeholder Coordination | Change Management

Description du poste

Résumé de la position

Le Project Coordinator soutiendra la mise en œuvre de solutions technologiques d’entreprise dans plusieurs sites. En collaboration étroite avec les équipes de Project Management, d’Implementation, de Change Management et de Vendor, ce rôle est responsable de la coordination des activités du projet, du soutien aux activités de préparation (readiness), de la gestion de la communication, de la tenue de la documentation de projet et de l’assurance d’un déploiement réussi du système.

Il s’agit d’un rôle hautement collaboratif qui nécessite de solides compétences organisationnelles, une attention aux détails et la capacité de gérer de multiples priorités dans un environnement de projet dynamique.

Responsabilités clés

Coordination de projet & Préparation

• Agir comme coordinateur principal pour les demandes et demandes de support liées au projet.
• Gérer la communication du projet, répondre aux demandes générales et escalader les problèmes vers les équipes appropriées.
• Soutenir les sites opérationnels avec les activités de préparation avant mise en production (pre-go-live) et les demandes après mise en production (post-go-live).
• Aider les utilisateurs d’affaires et les équipes de direction avec les questions liées à la mise en œuvre tout au long du déploiement.
• Réaliser des vérifications de préparation afin de s’assurer que toutes les activités requises sont terminées avant le déploiement.

Communication & Engagement des parties prenantes

• Exécuter des communications qui appuient chaque phase de la mise en œuvre.
• Coordonner et distribuer les communications liées à la mise en œuvre, y compris les activités de préparation, les mises à jour des jalons, les changements d’échéancier et les informations de déploiement.
• Planifier et coordonner les invitations pour les réunions de projet, les séances de formation et les activités de mise en œuvre.
• Suivre la distribution des communications et les accusés de réception des parties prenantes afin d’assurer l’engagement et la préparation.

Mise en œuvre & Coordination avec les fournisseurs

• Coordonner les activités de mise en œuvre entre les sites d’affaires, les équipes internes de projet et les fournisseurs externes.
• Soutenir la planification et la coordination de :
  • l’installation de la technologie
  • les activités de préparation du site
  • les modifications de l’infrastructure
  • les exigences de sécurité pendant la mise en œuvre
  • les ajustements opérationnels requis pour le déploiement
• S’assurer que les équipes sont informées des activités à venir et comprennent leurs responsabilités avant la mise en œuvre.

Administration de projet

• Maintenir les échéanciers du projet, les tableaux de suivi de la mise en œuvre et la documentation de projet.
• Mettre à jour et tenir à jour les portails de projet, les guides d’utilisation, les documents de référence et les documents de communication.
• Gérer les bibliothèques de documents et les listes de vérification de mise en œuvre.
• Suivre la préparation du projet, l’achèvement des jalons et les éléments d’action en suspens.
• Coordonner les mises à jour de la documentation de mise en œuvre avec les équipes de projet et les fournisseurs.

Soutien lors de la mise en production (Go-Live)

• Soutenir les sites d’affaires pendant les activités de déploiement.
• Participer aux appels de soutien à la mise en œuvre et aider au suivi des problèmes et à leur escalade.
• Coordonner avec les équipes techniques, opérationnelles et des fournisseurs pour résoudre les problèmes de mise en œuvre.
• Aider au dépannage pendant la période de stabilisation suivant la mise en œuvre.

Soutien opérationnel & de projet

• Soutenir les Project Managers et les Implementation Leads avec les activités de coordination du déploiement.
• Coordonner la documentation des fournisseurs et les processus administratifs.
• Répondre aux demandes opérationnelles et escalader les risques ou les problèmes au besoin.
• Participer aux réunions régulières de projet, fournir des mises à jour sur la mise en œuvre et soutenir la résolution des problèmes.

Qualifications

• 2 à 5 ans d’expérience en coordination de projet, administration de projet ou soutien à la mise en œuvre.
• Expérience à soutenir des mises en œuvre technologiques à grande échelle ou des initiatives de changement opérationnel.
• Excellentes compétences organisationnelles avec la capacité de coordonner plusieurs activités simultanément.
• Solides compétences en communication écrite et verbale.
• Expérience de travail avec des équipes multidisciplinaires et des fournisseurs externes.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office incluant Excel, Word, Outlook, PowerPoint et Microsoft Teams.
• Grande attention aux détails et compétences en documentation.
• Capacité à travailler de façon autonome tout en gérant des priorités concurrentes dans un environnement dynamique.
• Le bilinguisme (français et anglais) est un atout.
• L’expérience en soins de santé, en opérations de vente au détail, en mises en œuvre de logiciels d’entreprise, ou des environnements similaires est un atout.

Expérience préférée

• Expérience à soutenir les déploiements d’ERP, de technologies de soins de santé, de technologies de vente au détail ou de mises en œuvre multi-sites.
• Connaissance du change management, de la planification de mise en œuvre et de la coordination d’équipes de projet multidisciplinaires.