Payroll Operations & Compliance Partner

CPP Clinics

CPP Clinics est un leader dans la prestation de services d’esthétique médicale, offrant des traitements innovants dans plusieurs medspas sous l’umbrelle CPP. Nous nous engageons à offrir des expériences patients exceptionnelles et des résultats remarquables, en utilisant des technologies avancées et des soins personnalisés.

Résumé du poste

Le/La Partenaire des Opérations de Paie et de la Conformité soutient l’administration des immatriculations fiscales multi-États, la documentation d’emploi et la gestion des données HRIS. Ce rôle est responsable du maintien des comptes fiscaux employeur, du soutien aux processus de documentation des employés, du suivi des exigences de conformité et de la garantie de l’exactitude des données de la main-d’œuvre dans les systèmes HRIS et paie.

Le/la candidat(e) idéal(e) est extrêmement organisé(e), attentif(ve) aux détails et capable de gérer plusieurs processus administratifs et de conformité dans un environnement multi-États à rythme rapide.

Tâches et responsabilités essentielles

Administration de la conformité fiscale des États

• Rechercher les exigences des agences fiscales fédérales, étatiques et locales et rassembler les informations nécessaires aux inscriptions, mises à jour et activités de conformité.
• Traiter les immatriculations fiscales employeur au niveau de l’État et local pour de nouvelles entités, acquisitions et sites.
• Maintenir les comptes fiscaux employeur, y compris les numéros de compte, les identifiants d’accès en ligne, les contacts auprès des agences et les dossiers d’enregistrement.
• Maintenir les dossiers de conformité fiscale, en soutenant la documentation et les dossiers de compte.
• Maintenir les calendriers de conformité fiscale et les échéanciers de dépôt.
• Assister pour l’assurance chômage, la retenue à la source, l’invalidité, le congé payé et la maintenance des comptes fiscaux locaux.
• Soumettre les mises à jour de compte, changements d’adresse, changements de propriété, réactivations de compte et fermetures de compte si nécessaire.
• Surveiller les avis fiscaux reçus des agences étatiques et locales et coordonner les actions appropriées.
• Assister pour la correspondance avec les agences, les demandes d’informations et les questions liées à la fiscalité.
• Assister aux audits fiscaux et fournir la documentation et les registres demandés.

Administration de la documentation d’emploi

• Maintenir les modèles de documents d’emploi, les bibliothèques et le contrôle de version.
• Préparer, maintenir et distribuer les documents liés à l’emploi, y compris les lettres d’offre, les accords d’emploi, les avis de changement de rémunération, les accusés de réception des politiques, les accords de commission et toute autre documentation de la main-d’œuvre.
• Soutenir les processus d’onboarding, les changements de statut des employés, les changements de rémunération et la documentation de fin de contrat.
• Suivre l’achèvement, la collecte et l’exécution des documents d’employés requis.
• Maintenir les dossiers électroniques du personnel et les systèmes de gestion documentaire.
• Veiller à ce que les dossiers des employés soient tenus conformément aux politiques de l’entreprise, aux exigences de conservation des dossiers et aux réglementations applicables.
• Réaliser des audits réguliers des dossiers des employés et de la documentation afin d’assurer exactitude, exhaustivité et conformité.

Support conformité & HRIS

• Surveiller les lieux de travail des employés, les juridictions fiscales et les données de la main-d’œuvre afin d’assurer la conformité avec les exigences fédérales, étatiques et locales.
• Suivre les échéances de conformité, les exigences de déclaration et les obligations réglementaires.
• Assister à la maintenance du HRIS, aux mises à jour des données employés, aux audits du système, aux rapports et aux initiatives d’intégrité des données.
• Revoir les dossiers des employés, les données de paie, les configurations fiscales et les informations HRIS pour garantir exactitude, exhaustivité et conformité.
• Identifier les documents manquants et coordonner leur complétion avec les employés, les managers et les parties prenantes internes.
• Maintenir des journaux de conformité, des tableaux de suivi, des rapports et des dossiers électroniques des employés.
• Organiser et maintenir la fiscalité, la conformité et la documentation des employés conformément aux politiques de l’entreprise et aux exigences de conservation des dossiers.
• Répondre aux demandes internes concernant les dossiers des employés, les comptes fiscaux, la documentation de conformité et les données HRIS.
• Collaborer avec les équipes Paie, Comptabilité, Acquisition de talents et Opérations pour soutenir les activités de conformité de la main-d’œuvre.
• Soutenir les audits de paie, les revues de conformité, les déclarations réglementaires et autres initiatives liées à la conformité.
• Assister aux acquisitions, aux déploiements de systèmes et aux projets de nettoyage des données.
• Participer aux efforts d’amélioration des processus visant à renforcer la conformité, l’exactitude des rapports, l’efficacité opérationnelle et l’intégrité des données.

Qualifications

• Un diplôme d’associé ou de baccalauréat est préférable.
• 2 ans ou plus d’expérience en paie, RH, conformité fiscale, administration HRIS ou domaine connexe.
• Expérience de travail avec des employeurs multi-États préférée.
• Connaissances de base des processus de documentation et de conformité en matière d’emploi.
• Expérience avec les systèmes HRIS et paie.
• Forte attention aux détails et compétences organisationnelles.
• Maîtrise de Microsoft Excel et des outils de reporting.
• Capacité à gérer plusieurs projets et échéances simultanément.

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