Meetings and Events Manager

Description du poste

Contexte

Chaque événement a un moment où tout tient, ou tout bascule. Ce moment ne s'annonce jamais à l'avance.

Il vit dans l'espace entre les équipes. Dans ce que personne n'a confirmé. Dans l'hypothèse que quelqu'un d'autre l'avait vu.

Le.la Gestionnaire, Réunions et Événements chez Encore, c'est la personne qui ferme cet espace, à chaque fois, avant que le client ne sache qu'il existait.

Encore recherche un.e professionnel.le de l'événementiel qui s'approprie les résultats, pas juste les tâches.

Le Rôle

Le.la Gestionnaire, Réunions et Événements porte l'entière responsabilité de chaque événement dans son portefeuille, de la première conversation à la facture finale. Coordination hôtelière, logistique des participant.e.s, collaboration sur les vols de groupe, configuration de plateforme, rapports et préparation sur site. Tout.

Ce rôle est au cœur d'une opération transversale. Le.la Gestionnaire coordonne directement avec les équipes Vols de groupe, Succès client, Finances, Commercial et Opérations, et agit comme point de contact principal pour les clients sur chaque programme assigné. La portée est réelle et l'autorité suit.

Ce n'est pas un rôle de soutien. Ce n'est pas une fonction de coordination. C'est de la responsabilité, avec tout ce que ce mot implique.

Les responsabilités

Prendre en charge l'événement du premier appel à la réconciliation finale.

Chaque programme actif a un plan de projet détaillé. Chaque jalon, livrable et communication client est suivi et à jour. Tu mènes la recherche de lieux pour les événements assignés et collabores avec le.la Spécialiste en recherche de lieux quand la complexité des appels d'offres le demande. Tu fournis à l'équipe Vols de groupe tous les détails sur l'événement et les voyageur.se.s, et tu restes impliqué.e à chaque transfert.

Porter la relation client, pas juste le dossier.

Tu es le visage d'Encore pour chaque client dont tu gères les événements. La qualité de cette relation t'appartient à bâtir et à protéger. Les clients reviennent parce que la personne responsable de leur programme le connaît et en prend soin. Cette attente n'est pas ponctuelle. Elle est constante.

Anticiper, pas seulement réagir.

Les problèmes surgissent lors des événements parce que quelqu'un, quelque part, a manqué un signal. Tu lis ces signaux tôt, tu règles les risques avant qu'ils n'atteignent le client, et tu maintiens la responsabilisation à travers chaque partie prenante. Quand quelque chose glisse entre les mailles, c'est toi qui le rattrapes.

Configurer la technologie correctement, puis assumer ce qu'elle produit.

Tu définis les exigences d'inscription, les flux d'approbation, les communications aux participant.e.s et la configuration des rapports. Tu t'associes à l'équipe Succès client pour exécuter selon ces exigences, dans les délais et selon les spécifications. Tu conduis les tests d'acceptation, donnes le feu vert pour la mise en ligne, et assumes ce que la plateforme produit.

Garder le portrait financier à jour.

Zoho CRM reflète le statut réel de chaque dossier, pas celui de la semaine dernière. Les bons de commande et bons d'achat sont créés selon l'échéancier. La réconciliation avec les Finances se fait dans les cinq jours ouvrables suivant la clôture de l'événement. Pour les clients hors plateforme, tu construis et livres les rapports directement : manifestes de vols, sommaires d'inscription, réconciliations post-événement.

Représenter Encore avec le professionnalisme que le client est venu chercher.

Chaque interaction avec un fournisseur, chaque escalade interne, chaque point de contact client est un reflet de la réputation d'Encore. Tu gères les relations fournisseurs courantes directement avec les outils et contacts privilégiés d'Encore. Pour les négociations complexes ou les termes contractuels, tu fais appel au.à la Spécialiste en recherche de lieux. Dans tous les cas, le standard ne bouge pas.

Exigences

L'expertise requise

Essentiel

• 3 ans ou plus d'expérience en coordination d'événements, gestion de voyages de groupe ou opérations.
• Capacité démontrée à porter une relation client de bout en bout, pas seulement à exécuter des tâches assignées.
• Solide connaissance des contrats hôteliers, de la gestion des listes de chambres et de la logistique aérienne.
• Une capacité organisationnelle hors pair pour gérer plusieurs événements actifs sans perdre en précision ni en élan.
• La rigueur CRM : tu consignes l'activité, crées les dossiers selon l'échéancier, et traites le système comme la source de vérité.
• Une communication claire, assurée et prête pour le client en tout temps.

Un plus

• Expérience en voyage d'affaires ou en gestion d'événements, idéalement dans les services financiers.
• Familiarité avec les outils de réservation en ligne, les plateformes d'inscription aux événements et les outils de rapports.
• Expérience de collaboration avec des équipes de configuration ou d'implantation technologique.
• Connaissance des flux de réservation aérienne, des règles tarifaires et des processus de vols de groupe.
• Maîtrise de Zoho CRM ou d'une plateforme comparable de gestion de projets et de relation client.
• Bilinguisme anglais-français.

Ce que nous offrons

Qui s'épanouit ici

Les clients d'Encore restent en moyenne quinze ans. Ce chiffre dit quelque chose de précis : l'expérience de travailler avec quelqu'un qui connaît ton programme, anticipe tes besoins, et ne te fait jamais demander deux fois.

Ça n'arrive pas par hasard. Ça arrive parce que les gens qui font ce travail trouvent les détails satisfaisants, pas épuisants. Parce qu'ils restent avec une situation jusqu'à ce qu'elle soit résolue. Parce qu'ils font le suivi avant qu'on le leur demande.

Les personnes qui s'épanouissent ici pensent en résultats, pas en tâches. Elles sentent la différence entre un événement qui a été géré et un qui a été pris en charge. Elles le prennent personnellement quand quelque chose a failli mal tourner, même quand le client ne l'a jamais su.

Si l'idée d'une responsabilité totale te semble être de la clarté plutôt que de la pression, ce rôle a été fait pour toi.

Requirements

Required Skills and Experience. 1 to 3 years of experience in sales development, account coordination, or business development Experience in corporate travel, travel management, or a related industry is strongly preferred Strong communication skills and a professional presence in writing and in meetings Comfortable managing multiple priorities at once with strong attention to detail Proficiency with CRM tools, ideally Zoho Ability to work independently with a high level of ownership and follow through Personal Attributes Self motivated with a strong work ethic Driven to learn and continuously improve Positive attitude with a collaborative mindset Comfortable engaging executives and decision makers