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Détails du poste
- Lieu de travail : Montreal
- Type de poste : Permanent à temps plein
Description du poste
Vos principales responsabilités
En tant que coordonnateur ou coordonnatrice aux événements :
- Assister le client dans le suivi des engagements formulés par les fournisseurs internes et externes (aménagement, traiteur, service d’immeuble, accueil, etc.).
- Effectuer la tournée des salles pour vérifier la conformité des installations et des services inscrits au scénario.
- S’assurer que les installations sont sécuritaires et respectent les règles et directives en vigueur.
- Évaluer, traiter et assurer, en cours d’événement, le suivi des demandes additionnelles selon les directives établies.
- Informer tous les intervenants concernés (accueil, information, chargé de gestion d’événements, etc.) des modifications apportées au scénario et incidences sur les processus opérationnels.
- S’assurer de la satisfaction de la clientèle et traiter les plaintes, s’il y a lieu.
- Rédiger un rapport sur les observations notées en cours d’événement pour fin de transmission au chargé de gestion d’événements.
En tant que coordonnateur ou coordonnatrice des services aux exposants :
- Effectuer en période de pré-événement (période de montage et d’installation), le traitement et la validation des commandes pour les services suivants : électricité, plomberie, télécommunications, nettoyage de stand, manutention, accrochage/pose d’enseigne, aménagement et autres.
- Coordonner les équipes de services (manutention, électricité, accrochage, télécommunications, etc.) en lien avec les commandes à livrer.
- Effectuer les transactions dans le système Momentus, compléter les paiements, transmettre les requêtes et communiquer les particularités lors de certaines prises de commande au service concerné.
- Maximiser la vente des services auprès des exposants.
- Évaluer, traiter et assurer le suivi des demandes additionnelles selon les directives établies.
- Assister les exposants dans le suivi des engagements formulés par les fournisseurs internes.
- Inspecter et contrôler les salles d’expositions afin de s’assurer que la conformité des installations et des services requis sont livrés facturés et utilisés conformément aux besoins.
- S’assurer que les installations sont sécuritaires et respectent les règles et directives en vigueur. S’assurer de la satisfaction de la clientèle et traiter les plaintes s’il y a lieu.
- Rédiger un rapport sur l’ensemble des activités du centre de services aux événements.
- Excellentes aptitudes au service à la clientèle et au travail d’équipe
- Sens de l’organisation et des priorités
- Capacité à travailler sous pression et à traiter une diversité d’informations
- Très bonnes habiletés à communiquer
- Souci du détail et respect des échéanciers
- Autonomie, engagement, dynamisme
- Très grande disponibilité
- Habileté à travailler dans un environnement technologique (ou web) et à utiliser un terminal de vente
- Habileté à consolider des rapports de transactions journalières, un atout.
- Rigueur dans la vérification de l’information
Exigences
- DEC en techniques d’administration (option tourisme, gestion hôtelière) ou tout autre programme d’études collégiales appropriées
- Trois (3) années d’expérience pertinente en coordination de services en milieu hôtelier, touristique ou événementiel
- Très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite
- Très bonne connaissance de la langue anglaise parlée
- Bonne connaissance de la langue anglaise écrite
- Bonne connaissance des logiciels Microsoft Office
- Connaissance du logiciel Momentus, un atout
