Coordonnateur(trice) de projet TI – IA & Réalité mixte / Project Coordinator IT - Artificial

Coordonnateur(trice) de projet TI – Intelligence artificielle & Réalité mixte Québec ou Montréal À propos d’OVA OVA est un leader en technologies immersives, en intelligence artificielle appliquée et en conception d’expériences XR destinées à la formation, à la simulation et à l’innovation. Grâce à notre plateforme StellarX, nous accompagnons des organisations des secteurs de la défense, de l’aérospatiale, du nucléaire, du médical et du secteur public dans la transformation de leurs pratiques d’apprentissage et d’entraînement. Nous valorisons une culture ouverte, inclusive et collaborative où chaque membre de l’équipe est reconnu pour son expertise et encouragé à se développer. Sommaire du poste Le ou la Coordonnateur(trice) de projet joue un rôle essentiel dans la fluidité, la structure et la qualité de la gestion de projets XR chez OVA. Il s’agit d’un rôle clé qui va bien au‑delà du soutien administratif : vous serez responsable de connecter les personnes, les informations et les étapes clés afin d’assurer l’avancement harmonieux des projets, du lancement à la livraison. Vous collaborerez avec les équipes de conception pédagogique, de production 3D, de développement XR et de marketing sur des projets variés destinés à des clients gouvernementaux, industriels et corporatifs. Vous relèverez directement du Directeur de la gestion de projets et contribuerez à un portefeuille croissant de projets nationaux et internationaux. Rôle et responsabilités Coordination et suivi de projet - Assister le Directeur de la gestion de projets dans la coordination quotidienne et la documentation. - Préparer les présentations clients, registres d’actions et documents de suivi (bi‑hebdomadaires). - Coordonner les déplacements et la logistique liés aux projets. - Identifier et documenter les risques, enjeux et opportunités liés aux échéanciers et capacités. - Préparer les rapports d’avancement mensuels et les documents de facturation. Communication et collaboration - Collaborer avec l’équipe marketing pour partager les jalons et résultats des projets. - Assurer la liaison avec l’administration pour l’achat d’équipements et de logiciels. - Participer à l’installation et à la configuration du matériel (casques, appareils) pour les clients. - Soutenir la coordination de recherches ou d’études externes liées à l’impact des projets VR. Amélioration continue - Contribuer à l’amélioration des outils de gestion, des systèmes de reporting et des processus internes. - Participer à l’optimisation des flux de travail agiles et des pratiques de livraison. Profil recherché Formation - Baccalauréat ou diplôme collégial en commerce, gestion, communications ou domaine connexe, ou combinaison équivalente d’études et d’expérience. Expérience - Expérience démontrée en coordination de projet, gestion de projet ou prestation de services clients. - Expérience avec des projets complexes impliquant plusieurs parties prenantes (atout). - Expérience dans les secteurs technologiques, de la défense, de l’aérospatiale, de la formation ou des services professionnels (atout). Compétences - Bilinguisme français/anglais (oral et écrit) fortement apprécié. - Excellentes habiletés organisationnelles, souci du détail et capacité à gérer plusieurs priorités. - Excellentes compétences en communication écrite et présentation. - Capacité à travailler de façon autonome et collaborative dans un environnement dynamique. - Connaissance d’outils de gestion de projet (Jira, Confluence, Monday, etc.) — atout. Profil personnel - Orienté·e client : mise en avant de la satisfaction et de la confiance. - Pragmatique : axé·e sur l’exécution, les résultats et la résolution rapide des problèmes. - Organisé·e et fiable : apporte structure et clarté dans des projets en évolution rapide. - Collaboratif·ve : à l’aise avec des équipes techniques, créatives et opérationnelles. - Vision stratégique : motivé·e à contribuer à l’évolution de la fonction PM chez OVA. Conditions de travail et avantages - Horaire : 35 heures par semaine - 4 semaines de vacances - Mode de travail hybride - Présence au bureau : 2 jours/semaine - Heures supplémentaires occasionnelles, récupérables lorsque applicable - Assurances collectives - Télémédecine - Programme d’aide aux employés (PAE) - Remboursement de 100 $/mois (transport en commun, gym, internet, etc.) - REER collectif - Diverses activités sociales Project Coordinator IT – Artificial Intelligence & Mixed Reality Quebec or Montreal About OVA OVA is a leader in immersive technologies, applied artificial intelligence, and the development of XR experiences for training, simulation, and innovation. Through our StellarX platform, we support organizations in the defense, aerospace, nuclear, medical, and public sectors as they transform how they learn, train, and operate. We foster an open, inclusive, and collaborative culture where every team member is valued for their expertise and encouraged to grow. Position Summary The Project Coordinator plays a key role in ensuring structure, clarity, and smooth execution across XR projects at OVA. This position goes far beyond administrative support: you will be responsible for connecting people, information, and milestones to keep projects aligned from kickoff to delivery. You will collaborate with Instructional Design, 3D Production, XR Development, and Marketing teams on diverse simulation projects for government, industrial, and enterprise clients. You will report directly to the Director of Project Management and support a growing portfolio of national and international projects. Role & Responsibilities Project Coordination & Tracking - Support the Director of Project Management with day‑to‑day coordination and documentation - Prepare bi‑weekly client presentations, action logs, and follow‑up materials - Coordinate project‑related travel and logistics for internal teams - Identify and document risks, issues, and opportunities related to schedules and capacity - Prepare monthly progress reports and billing documentation with accuracy and attention to detail Communication & Collaboration - Collaborate with OVA’s Marketing and Communications team to share project milestones and outcomes - Liaise with Administration for purchasing project‑related equipment and software - Support hardware setup and configuration (headsets, devices) for clients and partners - Assist in coordinating third‑party research or studies evaluating VR project impact Continuous Improvement - Contribute to improving project tools, reporting systems, and delivery processes - Support the optimization of agile workflows and internal project practices Candidate Profile Education - Bachelor’s degree or college diploma in Business, Management, Communications, or a related field, or an equivalent combination of education and experience Experience - Demonstrated experience in project coordination, project management, or client‑facing delivery - Experience managing timelines, documentation, and communications for multi‑stakeholder projects (asset) - Experience in technology, defense, aerospace, training, or enterprise services (asset) Skills - Bilingual in French and English (spoken and written) strongly preferred - Strong organizational and coordination skills with excellent attention to detail - Excellent written communication and presentation abilities - Ability to work independently and collaboratively in a fast‑moving environment - Familiarity with project management tools (Jira, Confluence, Monday, etc.) — asset Personal Qualities - Client‑oriented: keeps satisfaction and trust at the center of every action - Practical: focused on execution, results, and quick problem‑solving - Organized & reliable: brings clarity and structure to fast‑moving projects - Collaborative: works effectively with technical, creative, and operational teams - Forward‑looking: motivated to help scale OVA’s project management function and contribute to future PM leadership Work Conditions & Benefits - 35‑hour work week - 4 weeks of vacation - Hybrid work model - On‑site presence: 2 days per week - Occasional overtime, with time off when applicable - Group insurance plan - Telemedicine services - Employee Assistance Program (EAP) - $100/month reimbursement (public transit, gym, internet, etc.) - Group RRSP - Various social activities