Coordonnateur de projets

Description du poste

Le ou la coordonnateur(trice) de projets assure la coordination quotidienne et le soutien administratif au gestionnaire des projets TI afin de permettre la livraison efficace d’un portefeuille varié d’initiatives en technologies de l’information. Ces projets peuvent inclure des projets d’infrastructure, de technologies pour les utilisateurs finaux, d’applications d’affaires et de sécurité physique.
Le poste appuie les activités clés de gestion de projets telles que la planification, la coordination des réunions, la documentation, les rapports d’avancement, le suivi des risques et enjeux, la coordination des fournisseurs et la clôture de projets. Le ou la titulaire contribue également, de façon ponctuelle, au développement et au maintien des pratiques du bureau de gestion de projets (PMO) afin d’améliorer la cohérence et la visibilité du portefeuille de projets TI.

Principales responsabilités

Coordination et administration de projets

• Coordonner les activités quotidiennes de plusieurs projets TI menés en parallèle.
• Assurer le suivi des tâches, actions et livrables afin de soutenir l’avancement des projets.
• Maintenir les échéanciers, jalons, dépendances et affectations de ressources.
• Effectuer des suivis proactifs auprès des parties prenantes afin de confirmer l’avancement et les prochaines étapes.

Documentation et gouvernance

• Maintenir la documentation des projets et les répertoires associés (chartes, exigences, décisions, demandes de changement, plans de tests, plans de mise en production et documents de clôture), conformément aux normes internes.
• Tenir à jour les registres RAID (risques, hypothèses, enjeux et décisions) et escalader les éléments pertinents au gestionnaire des projets TI.
• Soutenir les processus de gouvernance, incluant le suivi des approbations et des validations requises.

Soutien financier et fournisseurs

• Appuyer l’administration financière des projets : suivi des demandes d’achat, soumissions, factures et dépenses.
• Réconcilier les coûts avec les budgets de projets et signaler les écarts.
• Coordonner les fournisseurs et consultants pour ce qui est de la planification, de l’accès aux sites, des livrables et de la documentation.
• Soutenir l’administration des contrats et des énoncés de travaux (SOW), selon les directives.

Soutien au PMO et aux rapports

• Contribuer au maintien et à l’amélioration des modèles, normes, tableaux de bord et cadences de rapport du PMO.
• Consolider les mises à jour de projets et soutenir la production de rapports à l’échelle du portefeuille.
• Maintenir les calendriers de rapports et les listes de diffusion.

Communication et coordination des parties prenantes

• Agir comme point de coordination clé entre le gestionnaire des projets TI, les équipes TI internes, les secteurs d’affaires, les fournisseurs et les partenaires externes.
• Préparer des communications claires et structurées (comptes rendus de réunions, listes d’actions, rapports d’avancement, avis de mise en production), adaptées aux publics techniques et non techniques.
• Coordonner avec les équipes des installations et de la sécurité physique pour les projets nécessitant des travaux sur site (ex. : câblage, contrôle d’accès, caméras).
• Soutenir les activités liées à la gestion du changement, incluant la logistique de formation, les aides à l’emploi et les communications de déploiement.

Conformité et alignement opérationnel

S’assurer que les activités des projets respectent les exigences en matière de sécurité, de confidentialité et d’exploitation (fenêtres de changement, contrôles d’accès, exigences d’audit).

Qualifications

Formation et certifications

• Diplôme ou grade postsecondaire en administration des affaires, gestion de projets, technologies de l’information ou dans un domaine connexe (ou combinaison équivalente d’études et d’expérience).
• Formation ou certification en gestion de projets (ex. : CAPM, cours PMP, PRINCE2 Fondation) constitue un atout.
• Maîtrise des outils Microsoft 365, incluant Excel, SharePoint, Teams et outils de planification de projets, constitue un atout.

Expérience

• Minimum de 2 ans d’expérience dans un rôle de coordination de projets, d’administration de projets ou de soutien PMO, idéalement en TI ou dans un environnement technologique.
• Expérience en soutien à plusieurs projets simultanés, avec suivi des échéanciers, de la documentation et des actions.
• Expérience avec les fournisseurs et les processus d’approvisionnement (soumissions, bons de commande, facturation) constitue un atout.
• Exposition à des projets d’infrastructure TI, de réseau, de services infonuagiques, de technologies utilisateurs ou de sécurité physique constitue un atout.

Langues

• Maîtrise de l’anglais, à l’oral et à l’écrit, requise.
• La maîtrise du français et/ou du cri constitue un atout.

Connaissances et compétences

• Excellentes habiletés organisationnelles et souci du détail.
• Solides compétences en communication écrite et verbale.
• Capacité à analyser l’information, synthétiser les risques et enjeux, et escalader adéquatement.
• Fort esprit de collaboration et orientation service à la clientèle.
• Capacité à travailler de façon autonome tout en respectant les priorités établies par le gestionnaire des projets TI.
• Sensibilité culturelle et respect des valeurs et de la gouvernance cries.

Indicateurs de performance

• Exactitude et mise à jour des informations et documents de projets.
• Coordination efficace des réunions, suivis et actions soutenant le respect des échéanciers.
• Qualité et cohérence des rapports et communications.
• Satisfaction des parties prenantes quant au soutien à la coordination et à la réactivité.

Exigences supplémentaires

• Permis de conduire valide et disponibilité pour se déplacer entre les différents sites.
• Disponibilité occasionnelle en dehors des heures normales de travail lors de phases critiques (mise en production, coupures planifiées).
• Consentement à une vérification des antécédents judiciaires, lorsque requis pour l’accès aux sites ou aux systèmes.