Administrative Coordinator

Administrative Coordinator

Titres de poste : Administrative Coordinator

Postes à pourvoir : Cette offre vise (1) poste actuel

Lieu : Toronto, ON | Vancouver, BC | Montreal, QC (Les informations détaillées sur le lieu des bureaux peuvent être consultées en visitant ce lien :

Modèle de travail : Hybrid Work Model

Gamme salariale : 3 ($52,000 - $56,000 CAD)

HELP SHAPE THE FUTURE OF CANCER CARE IN CANADA

Description du poste

La Société canadienne du cancer œuvre sans relâche pour sauver des vies, améliorer des vies et mobiliser l’action collective contre le cancer. En collaboration avec les patient(e)s, les bénévoles, les donateurs et les communautés partout au pays, nous recueillons des fonds pour investir dans une recherche sur le cancer transformatrice, nous offrons un système de soutien attentionné à toutes les personnes touchées par le cancer et nous plaidons auprès des gouvernements pour créer un avenir plus sain pour tous. Il faut une société pour prendre en charge le cancer – et la Société canadienne du cancer ouvre la voie

FAIRE UNE DIFFÉRENCE
Le coordonnateur administratif contribue au fonctionnement efficace au quotidien du service d’information et de politique sur le cancer en fournissant un soutien administratif et de coordination constant au VP et à l’équipe de direction. Le rôle assure le soutien principal du VP—calendrier, boîte de réception et gestion des réunions—et aide l’équipe de direction (directeurs) grâce à la coordination opérationnelle afin d’assurer une prestation fluide au quotidien.

Ce poste met l’accent sur la planification, la coordination, la documentation, le soutien au suivi budgétaire et la gestion de l’information afin d’aider le service à fonctionner efficacement et à respecter les échéanciers et exigences établis. Le poste s’inscrit dans les processus et priorités établis, en faisant remonter les problèmes et décisions au besoin, tout en travaillant dans un esprit innovant et d’amélioration continue.

Ce que vous ferez

Support au VP:

Fournir un soutien administratif pour l’horaire, les communications et la coordination des réunions du VP afin d’assurer une circulation ponctuelle de l’information et le suivi.

• Gérer le calendrier avec une approche de priorisation (séquençage, protection du temps de concentration, marges réalistes).
• Examiner et coordonner les demandes de réunions, en appliquant les lignes directrices établies et en signalant les conflits, priorités ou points de décision pour la revue du VP.
• Examiner la boîte de réception afin de faire ressortir les décisions, les actions sensibles au temps et les enjeux à risque élevé; rédiger ou coordonner des réponses selon le cas.
• Préparer des résumés de réunions concis, des documents d’information et des tableaux de suivi des actions, et soutenir le suivi des prochaines étapes convenues.
• Modifier et rédiger des documents et des présentations à l’aide de Word, Excel et PowerPoint, au besoin.

Équipe de direction & opérations du service

Coordonner la réception et l’orientation des demandes, la logistique clé et la planification des dirigeants/la tenue des réunions afin de maintenir un rythme opérationnel efficace du service.

• Recevoir et examiner les demandes du VP et du service; documenter le responsable, soutenir l’orientation vers le directeur/la direction approprié(e) et aider à surveiller l’achèvement des tâches.
• Coordonner les réunions de direction, les séances de planification et les cycles de rapports
• Fournir du soutien en matière de planification/logistique aux directeurs au besoin et soutenir les initiatives clés (modèles, tableaux de suivi, préparation des réunions).
• Coordonner les réunions externes/interactions avec des partenaires
• Soutenir occasionnellement la logistique du service (coordination des voyages, horaires/paquets d’intégration, activités/événements d’équipe).

Gestion budgétaire et coordination financière

Coordonner la planification budgétaire et les processus financiers de l’exercice en cours pour le portefeuille du VP, grâce au suivi, à la documentation et à des résumés prêts pour la prise de décision; en veillant à ce que les approbations demeurent auprès des approbateurs financiers désignés.

• Agir comme ressource et coordonner les cycles budgétaires annuels et de l’exercice en cours (échéanciers, collecte des intrants, consolidation, vérifications d’exhaustivité, contrôle des versions).
• Surveiller et maintenir le suivi budgétaire interne (intrants, engagements, prévisionnel vs réel, prévisions) à l’aide des modèles et sources de données approuvés.
• Préparer des résumés consolidés de suivi mettant en évidence les écarts, les échéances et les points de décision pour la revue et l’approbation des VP et des directeurs.
• Liaison avec Finance concernant les modèles, les échéanciers, les clarifications de codage et les exigences de documentation.
• Soutenir les activités de rapprochement/accumulation en rassemblant la documentation et en conservant des dossiers prêts pour audit.

Gestion de l’information & amélioration des processus

Maintenir la gestion de l’information du service et améliorer les processus administratifs pour accroître la fiabilité et réduire les reprises.

• Maintenir et perfectionner les flux de travail administratifs et la documentation établis, en signalant les lacunes ou problèmes au leadership lorsqu’ils sont identifiés, et mettre en œuvre des améliorations pratiques.
• Développer et maintenir la documentation administrative approuvée (p. ex., SOP, listes de vérification, tableaux de suivi).
• Exploiter Microsoft 365 et les outils approuvés (SharePoint, Copilot, Monday.com et autres outils de gestion du travail) pour rationaliser les communications et la coordination.
• Soutenir et maintenir des automatisations à faible risque à l’aide d’outils et de modèles approuvés (p. ex., rappels, routage, formulaires de demande, tableaux de suivi) afin d’améliorer la fiabilité et de réduire le suivi manuel.
• Maintenir l’architecture d’information SharePoint/Teams au sein des autorisations (organisation, soutien des autorisations autorisées, garder les fichiers clés à jour et faciles à trouver).
• Contribuer à notre culture de diversité, inclusion, appartenance et équité (DIBE) en veillant à ce que tous les employés se sentent représentés, valorisés et écoutés dans tous les aspects de leur identité, y compris le genre, l’âge, la religion, l’origine ethnique, la nationalité, la race et l’orientation sexuelle.
• Autres tâches assignées

Qualifications

• Diplôme collégial dans un domaine pertinent (p. ex., administration des affaires, administration de bureau, opérations, comptabilité/finance) ou expérience pertinente équivalente.
• Formation/certification en amélioration des processus (p. ex., notions Lean) et compétences Microsoft 365 de niveau intermédiaire (y compris Microsoft Copilot) sont des atouts.
• Expérience de soutien administratif pour des dirigeants, y compris la gestion du calendrier, la coordination de la boîte de réception/communications et la gestion d’informations sensibles avec discernement et confidentialité.
• Expérience en efficacité des réunions, notamment la définition des ordres du jour/objectifs, la coordination des documents préalables, la consignation des décisions et le suivi des points d’action jusqu’à la clôture.
• Expérience en triage et routage des demandes, attribution claire des responsabilités, coordination avec les parties prenantes et suivi jusqu’à l’achèvement.
• Expérience dans les processus budgétaires/financiers incluant une solide expérience en tenue de dossiers, y compris le soutien à la coordination budgétaire et à la surveillance en cours d’exercice, la préparation de résumés et la coordination de la résolution des problèmes avec Finance et les responsables internes.
• Expérience démontrée dans l’amélioration des flux de travail administratifs et la mise en œuvre d’améliorations pratiques avec les parties prenantes.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite ainsi qu’en relations interpersonnelles, avec expérience d’interaction efficace avec les équipes internes et les partenaires externes (p. ex., organisme sans but lucratif, secteur de la santé/service public); les connaissances en matière de soins de santé/contrôle du cancer sont des atouts.
• Capacité à prospérer dans un environnement rapide et à gérer des priorités changeantes.
• Communication et relations : communication orale/écrite solide; professionnelle, axée sur le service et efficace avec des parties prenantes diversifiées.
• Capacité à gérer avec soin des informations confidentielles et sensibles
• Capacité à prioriser, multitâche et assurer le suivi
• Bilinguisme (français/anglais) est fortement préférable, avec le français comme atout étant donné les opérations pancanadiennes de l’organisme et le besoin d’une communication efficace dans diverses régions.
• D’autres personnes peuvent postuler

Ce que vous pouvez attendre de nous

La CCS offre des possibilités marquantes pour transformer la vie des Canadiens touchés par le cancer. Nous sommes dévoués à créer un milieu de travail inclusif qui célèbre les expériences et les compétences variées, et nous encourageons tous les candidats qualifiés à se joindre à nous. Notre culture inspirante est fondée sur nos valeurs fondamentales et notre engagement envers un changement significatif :

COURAGEUX UNI ATTENTIF RIGOUREUX

Nous offrons une rémunération concurrentielle, des avantages sociaux exceptionnels, y compris un congé parental payé, du temps de congé maladie pour la famille et une assurance maladie—ainsi qu’un environnement de travail enrichissant où vos efforts ont un impact significatif chaque jour.

Venez comme vous êtes

À la CCS, nous célébrons l’individualité et la force de la diversité. Nous nous engageons à favoriser un milieu de travail inclusif et équitable qui donne du pouvoir à tout le monde. Nous encourageons les candidatures de tous les candidats qualifiés, y compris les personnes issues de groupes valorisés pour l’équité comme les groupes BIPOC, 2SLGBTQI+, les personnes en situation de handicap, les anciens combattants et d’autres qui contribuent à la richesse de notre organisation. Ensemble, nous unissons les Canadiens pour façonner l’avenir des soins contre le cancer.

Comment postuler

COMMENT POSTULER :

Les candidats qualifiés sont invités à soumettre leur curriculum vitæ, lettre de motivation et leurs attentes salariales d’ici le 04 mai 2026.

Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt et avisons que seuls les candidats retenus pour une entrevue seront contactés.

Autres renseignements

RENSEIGNEMENTS SUPPLÉMENTAIRES :

La CCS s’engage en faveur de l’équité en matière d’emploi et encourage les candidatures de tous les candidats qualifiés. Conformément à la Loi sur l’accessibilité provinciale locale, des mesures d’adaptation seront fournies sur demande tout au long du processus de recrutement. Nous voulons que le processus d’entrevue soit une excellente expérience pour vous!

Veuillez noter qu’en conformité avec le mandat de la CCS de modéliser et de promouvoir des styles de vie sains, les employés ne sont pas autorisés à fumer à l’intérieur ou à proximité des locaux de la CCS ou pendant l’exécution des activités de la CCS.

Divulgation relative à la confidentialité

Nous recueillons vos renseignements personnels au moyen de formulaires, par téléphone ou en personne afin d’évaluer votre candidature pour les postes (ou le(s) poste(s)) pour lesquels vous avez postulé, de vous contacter au sujet de votre candidature et de produire des rapports liés au recrutement. Si vous êtes sélectionné(e) pour un poste à la CCS, les renseignements fournis seront utilisés aux fins des vérifications préalables à l’emploi et ajoutés à votre dossier d’employé. Nous pouvons partager vos renseignements personnels avec des tiers, y compris des consultants en recrutement, à l’intérieur ou à l’extérieur de votre province ou territoire ou à l’extérieur du Canada, afin de réaliser les fins indiquées ci-dessus, ou tel que requis par la loi. Nous pouvons vous contacter par courrier, courriel, téléphone ou texto. Vous pouvez exercer votre droit d’accéder à vos renseignements ou de les faire corriger, de vous désabonner des communications ou de retirer votre consentement en sélectionnant ces options dans le système ADP, ou en communiquant avec For more information about our privacy practices, visit cancer.ca/privacy.

Divulgation relative à l’IA

Nous nous engageons à la transparence et à l’utilisation responsable de la technologie dans notre processus d’embauche. Des outils d’intelligence artificielle (IA) peuvent être utilisés pour aider à certaines tâches administratives ou de présélection; toutefois, toutes les décisions d’embauche sont prises par des personnes. Nous examinons et approuvons les résultats assistés par IA afin d’en assurer l’équité, l’exactitude et l’alignement avec nos valeurs. Pour plus d’informations sur nos pratiques en matière de confidentialité, visitez cancer.ca/privacy.

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