Coordonnateur Administratif

Description de poste

Adecco est actuellement à la recherche d'un Coordonnateur Administratif pour un poste temporaire à temps plein de 12 mois à Montréal (modèle hybride). Ce rôle est idéal pour un professionnel organisé et soucieux du détail, capable de performer dans un environnement d'entreprise à volume élevé et rythme rapide, et qui aime soutenir les fonctions administratives et opérationnelles.

En tant que Coordonnateur Administratif, vous fournirez un soutien administratif et opérationnel complet aux équipes et aux gestionnaires. Vous serez responsable de la coordination des réunions, de la gestion de la documentation, du soutien aux processus de facturation et d'envoi, et de l'assurance du bon fonctionnement des opérations quotidiennes du bureau. Ce poste requiert de solides compétences organisationnelles, la capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et une approche proactive dans l'engagement avec les parties prenantes.

Détails du poste

• Lieu : Montréal, QC (Hybride)
• Salaire : 23,00 $ - 25,00 $
• Type d'emploi : Temps plein, temporaire (contrat de 12 mois)
• Horaire : Lundi au vendredi, 8 h 30 - 17 h (heures supplémentaires selon les besoins)

Pourquoi rejoindre cette opportunité :

• Modèle hybride offrant de la flexibilité
• Acquérir de l'expérience dans un environnement structuré de services financiers et corporatifs
• Exposition à des systèmes propriétaires et plateformes mainframe
• Opportunité de gérer la coordination de réunions de haut niveau et le reporting client
• Travailler au sein d'une équipe collaborative et performante

Responsabilités :

• Fournir un soutien administratif et opérationnel aux équipes et aux gestionnaires
• Coordonner les horaires, réunions et déplacements
• Gérer la documentation, la correspondance et les systèmes de classement
• Gérer les appels téléphoniques, les visiteurs et les tâches administratives générales
• Soutenir le traitement des dépenses et la gestion des fournitures de bureau
• Assister dans des projets spéciaux selon les besoins
• Mettre en place les réunions dans le système mainframe
• Préparer toute la documentation relative aux réunions, y compris les résultats de vote
• Préparer et finaliser la base de données Access et la plateforme de réunion virtuelle pour l'inscription et le reporting client
• Traiter la facturation des réunions et services postaux conformément aux objectifs financiers
• Assumer la responsabilité des dossiers attribués selon les procédures opérationnelles en vigueur
• Vérifier les envois planifiés, y compris la soumission des bons de travail RADAR
• Préparer les quantités de matériel et coordonner les envois conformément aux exigences NI54
• Coordonner les envois trimestriels selon les demandes des clients

Exigences et qualifications :

• Être légalement autorisé à travailler et à résider au Canada.
• Diplôme d'études secondaires ou équivalent
• 1 à 3 ans d'expérience dans un rôle administratif en entreprise (expérience dans le secteur financier préférée)
• 2 à 3 ans d'expérience en environnement de bureau corporatif
• Solides compétences administratives et organisationnelles
• Excellentes compétences en service à la clientèle et en communication
• Grande attention aux détails et précision
• Maîtrise de la suite MS Office, y compris Word, Excel, Access et Outlook
• À l'aise avec l'apprentissage de systèmes propriétaires et de nouvelles plateformes informatiques
• Capacité à gérer plusieurs tâches et à prioriser dans un environnement à volume élevé et sous pression
• Solides compétences en engagement des parties prenantes
• Autonomie et capacité à travailler de manière indépendante
• Esprit d'équipe
• Bilingue (préféré/selon les besoins du client)
• Disponibilité pour effectuer des heures supplémentaires selon les besoins

Intéressé(e) ?

Si vous êtes un professionnel administratif motivé cherchant à développer votre expérience dans un environnement corporatif dynamique, nous vous encourageons à postuler dès aujourd'hui. Un recruteur Adecco communiquera avec les candidats qualifiés.

Ce poste nécessite de répondre aux clients (ou collègues) francophones et anglophones, donc le bilinguisme est préférable.

Chez Adecco, notre mission est simple : faire en sorte que l'avenir fonctionne pour tous. Nous vivons nos valeurs - Passion, Collaboration, Inclusion, Courage et Clients au cœur - en favorisant un lieu de travail où la diversité est célébrée et où chaque voix compte. Nous encourageons les candidatures de personnes de tous horizons et identités. Ensemble, nous faisons en sorte que l'avenir fonctionne pour tous.

Si vous n'avez pas encore toutes les compétences requises, contactez-nous pour découvrir comment l'Aspire Academy peut vous aider à vous perfectionner pour votre prochain rôle.

Job Description

Adecco is currently seeking an Administrative Coordinator for a full-time 12-month temporary opportunity based in Montreal (Hybrid). This role is ideal for an organized and detail-oriented professional who thrives in a high-volume, fast-paced corporate environment and enjoys supporting operational and administrative functions.

As an Administrative Coordinator, you will provide comprehensive administrative and operational support to teams and managers. You will coordinate meetings, manage documentation, support billing and mailing processes, and ensure smooth day-to-day office operations. This position requires strong organizational skills, the ability to multitask effectively, and a proactive approach to stakeholder engagement.

Details of the Position

• Location: Montreal, QC (Hybrid)
• Pay Rate: $23.00 - $25.00 per hour
• Job Type: Full-time, Temporary (12-month contract)
• Schedule: Monday to Friday, 8:30 a.m. - 5:00 p.m. (extended hours as needed)

Responsibilities:

• Provide administrative and operational support to teams and managers
• Coordinate schedules, meetings, and travel arrangements
• Manage documentation, correspondence, and filing systems
• Handle phone calls, visitors, and general office administrative tasks
• Support expense processing and office supply management
• Assist with special projects as required
• Set up meetings within the mainframe system
• Prepare all meeting documentation, including voting results
• Prepare and finalize the Access Database and virtual meeting platform for registration and client reporting
• Process billing for meetings and mailing services in accordance with financial objectives
• Assume responsibility for assigned files following current Desk Operating Procedures
• Verify scheduled mailings, including submission of RADAR work orders
• Prepare material quantities and coordinate mailings in compliance with NI54 requirements
• Coordinate quarterly mailings in accordance with client requests

Requirements and Qualifications:

• High School Diploma or equivalent
• 1-3 years of experience in a corporate administrative role (financial industry experience preferred)
• 2-3 years of corporate office experience
• Strong administrative and organizational skills
• Excellent client service and communication abilities
• Strong attention to detail and accuracy
• Proficiency in MS Office Suite, including Word, Excel, Access, and Outlook
• Comfortable learning proprietary systems and new computer platforms
• Ability to multitask and prioritize in a high-volume, high-pressure environment
• Strong stakeholder engagement skills
• Self-motivated with the ability to work autonomously
• Team-oriented mindset
• Bilingual (preferred/required depending on client needs)
• Willingness to work extended hours as required

Interested?

If you are a motivated administrative professional looking to grow your experience in a dynamic corporate environment, we encourage you to apply today. An Adecco recruiter will be in touch with qualified candidates.

At Adecco, our purpose is simple: to make the future work for everyone. We live our values - Passion, Collaboration, Inclusion, Courage, and Customers at Heart - by fostering a workplace where diversity is celebrated and every voice matters. We encourage applications from individuals of all backgrounds and identities. Together, we're making the future work for everyone.

If you're missing the skills, please reach out to learn how the Aspire Academy can help you upskill into your next role.