Marketing & Administration Coordinator | Coordonnateur.trice Marketing & Administration

Job Description

Salary:

Job Posting Marketing & Administration Coordinator

Job Description

Full-time position with a flexible schedule.
Part-time option available.

Web technology experts for over 22 years, Symetris is a team of 24 colleagues specializing in large-scale digital projects. Our clients choose us for the Symetris Experience: enhanced support, a rigorous project management methodology inspired by AGILE, and a quality management process that helps meet deadlines while ensuring flexibility for our clients.

As a Marketing & Administration Coordinator, you will play a key role in Symetris day-to-day operations. You will help coordinate our marketing initiatives and provide administrative support to various departments, working closely with leadership through clear processes and well-established tools.

Roles and Responsibilities

Marketing Coordination (2 to 3 days/week)

• Manage the publishing calendar and contribute to content creation (website, social media, newsletter)
  • Edit videos and podcasts (using Riverside)
  • Contribute to writing, publishing, and formatting content (articles, videos, podcasts)
  • Coordinate the newsletter distribution (via HubSpot)
  • Suggest relevant guests and schedule podcast recordings
• Coordinate external collaborators (writers, designers, developers, etc.)
• Support event logistics (travel, equipment, booths, materials, etc.)
• Manage marketing automation tools (HubSpot, nurture flows, lead scoring, landing pages, etc.)
• Contribute to market research/analysis and support certain sales initiatives (e.g., RFPs)

Administration Coordination (1 to 2 days/week)

• Support the monthly client billing cycle according to internal processes
• Help weekly follow-up of accounts payable/receivable and related documentation
• Support internal event organization (logistics, bookings, orders)
• Provide occasional administrative support to the office and teams

Profile

• Experience in a similar role combining administration and coordination (marketing and/or administration experience is a strong asset)
• Excellent organizational skills, ability to manage multiple priorities and projects simultaneously
• Strong attention to detail, confidentiality, and professionalism
• Autonomous, reliable, and sound judgment
• Comfortable with technology tools (Google Workspace, collaboration tools; QuickBooks is an asset)
• Strong written and spoken French and English

ASSETS

• Experience using AI tools for content creation/editing
• Interest in technology and automation tools (HubSpot or equivalent)
• Knowledge of SEO/SEM

Why Work at Symetris?

Symetris success is built on a smart balance between efficient processes and a strong team that truly believes the journey is just as important as the destination.

In 2025, we were recognized as a Best Place to Work and ranked in the Top 10 Healthiest Workplaces by Dialogue.

Our team members choose Symetris for:

• Our long-term vision and strong values (heart, rigor, competence, transparency)
• Our commitment to work-life balance (flexible schedule, flexible remote work, social activities during work hours)
• Our collaborative, high-performing team working with A-Players
• Our support for career growth (training, conferences, internal opportunities)

Working Conditions & Benefits

• Competitive total compensation
• Group insurance plan
• Access to Dialogue (physical and mental telemedicine)
• An additional week off between Christmas and New Years, in addition to vacation time
• Flexible schedule, downtown office, and remote work options

Offre d'emploi Coordonnateur.trice Marketing & Administration

Description du poste

Poste temps plein avec horaire flexible.
Possibilité de temps partiel.

Experts en technologie web depuis plus de 22 ans, les 24 coéquipiers chez Symetris se spécialisent dans les projets numériques d'envergure. Nos clients nous choisissent pour bénéficier de l'Expérience Symetris : notre encadrement accru, notre méthodologie de gestion de projet rigoureuse inspirée d'AGILE et notre processus de gestion de la qualité qui favorisent le respect de l'échéancier tout en assurant une flexibilité au client.

En tant que Coordonnateur.trice Marketing & Administration, vous jouerez un rôle clé dans les opérations quotidiennes de Symetris. Vous contribuerez à la coordination de nos initiatives marketing et assurerez un soutien administratif à différents départements, en collaboration avec la direction, selon des processus clairs et des outils bien établis.

Rôles et responsabilités

Coordo marketing (2 à 3 jours / semaine)

• Gérer le calendrier de publication et contribuer à la création de contenu (web, médias sociaux, infolettre)
  • Assurer l'édition de vidéos et de podcasts (avec l'outil Riverside)
  • Contribuer à la rédaction, publier et mettre en forme des contenus (articles, vidéos, podcasts)
  • Coordonner l'envoi de l'infolettre (avec HubSpot)
  • Proposer des intervenants pertinents et planifier l'enregistrement de podcast
• Coordonner des collaborateurs externes (rédacteurs, designers, développeurs, etc.)
• Soutenir l'organisation logistique d'événements (déplacements, matériel, kiosques, etc.)
• Gérer les outils d'automatisation du marketing (HubSpot, flux de maturation, lead scoring, landing pages, etc.)
• Contribuer à la recherche / analyse de marché et certaines initiatives ventes (ex. RFP)

Coordo administration (1 à 2 jours / semaine)

• Soutenir le cycle de facturation mensuelle des clients et assurer le suivi des paiements selon les processus internes
• Aider au suivi hebdomadaire des comptes payables/recevables et de la documentation associée
• Soutenir l'organisation d'événements internes (logistique, réservation, commandes)
• Assurer un soutien administratif ponctuel au bureau et aux équipes

Profil recherché

• Expérience dans un rôle similaire combinant administration / coordination (marketing et/ou administration : un atout important)
• Excellente organisation, capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle et établir des priorités
• Grande rigueur, souci du détail et respect de la confidentialité
• Autonomie, fiabilité et bon jugement
• Aisance avec les outils technologiques (suite Google, outils collaboratifs; QuickBooks un atout)
• Bonne maîtrise du français et de l'anglais, à l'écrit comme à l'oral

ATOUT

• Expérience avec des outils d'IA pour la création/édition de contenus
• Intérêt pour la technologie et les outils d'automatisation (HubSpot ou équivalent)
• Connaissances SEO/SEM

Pourquoi travailler chez Symetris ?

La réussite de Symetris repose sur un équilibre judicieux entre des processus efficients et une équipe futée qui croit fermement que le chemin est tout aussi important que la destination.

En 2025, nous avons été reconnus Best Place to Work et placés dans le Top 10 des Healthiest Workplaces par Dialogue.

Les membres de notre équipe choisissent Symetris pour :

• Notre vision long-terme et nos valeurs fortes (cœur, rigueur, compétence, transparence).
• Notre priorisation de l'équilibre travail-famille (horaire flexible, télétravail non restrictif, activités sociales durant les heures de travail).
• Notre équipe compétente et collaborative travaillant avec des A-Players.
• Notre encadrement et notre soutien à l'évolution de carrière (formations, conférences, opportunités internes).

Conditions et avantages

• Rémunération globale compétitive.
• Assurances collectives.
• Accès Dialogue (télémédecine physique et mentale).
• Une semaine de congé supplémentaire entre Noël et le Jour de l'An, en plus des vacances.
• Horaire flexible, bureau au centre-ville et télétravail.