Communications and Events Associate

Sommaire du poste

Sous la direction du gestionnaire administratif, Ressources humaines et opérations, la personne titulaire coordonne et soutient un large éventail de programmes, d’événements, de communications, de partenariats et d’activités administratives qui font avancer le mandat et les priorités stratégiques du Centre de services administratifs 6. Le rôle est chargé de faciliter la planification et la prestation d’initiatives universitaires, communautaires et culturelles; de soutenir l’engagement et la sensibilisation des parties prenantes; de coordonner les communications et les activités promotionnelles; d’administrer les processus et les ressources liés aux programmes; et d’assurer le bon fonctionnement quotidien des activités de l’Institut et des projets spéciaux.

Responsabilités principales

• Effectuer et organiser des activités qui soutiennent le mandat de l’Institut des arts de la Faculté pour la recherche et la connaissance autochtones (FAIIRK) en coordonnant des programmes, des symposiums, des événements étudiants et des résidences récurrentes, y compris Writer in Residence, Artist in Residence, Knowledge Holder in Residence et des initiatives axées sur la communauté.
• Mettre en œuvre les efforts liés aux priorités principales au sein du FAIIRK, en veillant à ce que toutes les activités s’alignent avec les objectifs stratégiques.
• Administrer les bourses (Rathlyn Fellowship).
• Collaborer avec les départements pertinents et les partenaires autochtones/communautaires pour des collaborations et des partenariats.
• Assister à l’expansion des activités du FAIIRK, en soutenant les opérations, la sensibilisation et la croissance
• Planifier des événements liés à des symposiums et à des conférenciers invités, y compris la réservation de lieux, l’horaire et l’organisation des déplacements, des honoraires et de la logistique pour les conférenciers invités.
• Préparer des rapports pour les donateurs et pour accroître le soutien aux activités de l’Institut.
• Préparer les communications et le matériel liés aux programmes, y compris les mises à jour du site Web, les annonces, les notes d’information, les ordres du jour, les procès-verbaux et les résumés post-événement.
• Travailler avec le gestionnaire des finances pour coordonner les budgets, y compris les bons de commande, les rapports de dépenses, les paiements aux fournisseurs et les dépenses pour les événements et la programmation diversifiée
• Effectuer d’autres tâches administratives, des tâches générales de bureau et aider d’autres projets au besoin (y compris la préparation de documents, la planification de réunions et la gestion des communications entre le corps professoral, les étudiants et les partenaires externes).
• Préparer et diffuser de l’information sur le FAIIRK (cours, recherche, financement, prix, événements, initiatives communautaires) via des articles web, des publicités, des publications périodiques, des brochures, des affiches, des diapositives et des médias audio/visuels.
• Veiller à ce que la présence web respecte les meilleures pratiques; effectuer la maintenance et les mises à jour du site.
• Administrer les canaux sociaux (p. ex., Instagram, Facebook, LinkedIn).
• Identifier des possibilités d’expansion de la présence et de l’engagement en ligne, en élaborant du contenu qui met au centre les voix et les récits autochtones provenant des étudiants/personnel/corps professoral/invités, etc.
• Se tenir informé des besoins en communications pour les études autochtones, le FAIIRK
• Collaborer avec les équipes de communications du campus. Établir des partenariats et des collaborations avec Faculty of Arts Communications, Communications and External Relations, First Peoples’ House, the Office of Indigenous Initiatives, the Office of First Nations and Inuit
• Revoir et approuver les textes et visuels afin d’assurer une représentation autochtone exacte et respectueuse sur le web, les réseaux sociaux, l’imprimé et les médias.
• Coordonner la production des communications et des documents promotionnels
• Assister à la préparation des notes d’information et des notes de prise de parole pour le directeur du programme et toute autre personne impliquée dans des événements.
• Rédiger la correspondance officielle, les lettres et les demandes au nom du FAIIRK.
• Préparer et diffuser le bulletin d’information du FAIIRK, y compris la rédaction d’articles sur les événements, les faits saillants des étudiants, les bourses, les emplois, etc.
• Administrer les listes de diffusion et les bases de données de contacts pour les étudiants, le corps professoral, les anciens et les partenaires communautaires.
• Responsable de l’organisation et du bon fonctionnement des événements annuels du FAIIRK (Artist in Residence, Writer in Residence, Knowledge holder, symposiums, lancements de livres, conférenciers invités). Préparer les programmes, réserver les installations, faire le lien avec les fournisseurs et les invités, et fournir un soutien sur place afin d’assurer une prestation harmonieuse et la résolution en temps opportun des problèmes.
• Faire la promotion des événements et veiller à des documents électroniques/imprimés de haute qualité (invitations, programmes, dépliants, etc.).
• Suivre les budgets liés aux événements/communications; traiter les factures, les honoraires et les remboursements.
• Compiler les indicateurs et les résultats; produire des rapports PDF de fin d’année pour le Doyen et les bailleurs de fonds.

Autres compétences et/ou aptitudes requises

• Expérience de travail avec les communautés autochtones et de soutien au corps professoral, au personnel et aux étudiants autochtones, y compris l’établissement de relations respectueuses avec Knowledge Holders, Elders, artistes, écrivains et partenaires communautaires.
• Compétences solides en organisation, en gestion de projets et en coordination d’événements, avec la capacité de gérer des priorités concurrentes et de respecter les échéances.
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale, y compris la rédaction de rapports, la création de contenu numérique, le marketing et la sensibilisation.
• Expérience en logistique d’événements, en gestion de sites Web et des réseaux sociaux, en administration financière, en budgétisation et en rapports auprès des donateurs ou des organismes subventionnaires.
• Compétences analytiques solides, capacité de résoudre les problèmes et aptitude administrative, avec bon jugement, discrétion et confidentialité.
• Maîtrise de Microsoft Office, des systèmes de gestion de contenu web, des médias sociaux et d’outils de conception tels que Canva et Adobe Creative Suite.
• Capacité à travailler de façon autonome et en collaboration dans des environnements rapides, avec expérience dans des milieux postsecondaires, à but non lucratif, de recherche, culturels ou du secteur public.

Note

Remarque : Une préférence sera accordée aux candidates et candidats ayant une identité autochtone pour pourvoir ce poste. Cette catégorie inclut les Premières Nations (statut ou non), les Inuits et les Métis, ainsi que les Native Americans et les Alaskan Natives des États-Unis. Les candidates et candidats ayant des relations existantes avec des communautés autochtones locales sont particulièrement encouragés à postuler.

Ce que nous offrons

• Régime d’avantages sociaux concurrentiel (Assurance maladie, dentaire, vie) (si admissible)
• Régime de retraite à cotisations déterminées (avec contribution de l’employeur jusqu’à 10%) (si admissible)
• Régime enregistré d’épargne-retraite collectif (REER) et Compte d’épargne libre d’impôt (CELI)
• Politique de vacances concurrentielle
• Deux (2) jours personnels
• Deux (2) jours fériés mobiles
• Neuf (9) « Summer Fridays » - jours de congé payés entre le jour férié de la fête de la Saint-Jean-Baptiste et la fête du Travail
• Temps libre payé pendant la période des fêtes de décembre
• Exemption de frais de scolarité pour les employés réguliers et leurs personnes à charge
• Jusqu’à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permet

Avant de postuler

Avant de postuler, veuillez noter qu’afin de travailler à l’Université McGill, vous devez être à la fois autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec au campus où le poste est basé / situé.

Connaissance de l’anglais

Connaissance de l’anglais : L’Université McGill est une université anglophone où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication en anglais, à l’oral et à l’écrit. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été évalué à un niveau 4 (courant) sur une échelle de 0 à 4.

Pour une définition de nos niveaux de maîtrise de la langue, veuillez cliquer ici.

Éducation minimale et expérience

DEC III 3 ans d’expérience connexe /

Salaire horaire

(MUNACA Niveau G) 31.19 $ - 38.65 $

Heures par semaine

33.75 (Temps plein)

Superviseur

Gestionnaire administratif

Date limite pour postuler

L’Université McGill embauche selon le mérite et s’engage fortement en faveur de l’équité et de la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons les demandes de personnes racialisées / minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes en situation de handicap, des minorités ethniques et des personnes dont l’orientation sexuelle et l’identité de genre sont minoritaires, ainsi que de tous les autres candidats qualifiés possédant les compétences et les connaissances nécessaires pour s’engager de manière productive auprès de communautés diverses. McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et encourage les membres des groupes désignés à s’identifier. Les personnes en situation de handicap qui prévoient avoir besoin d’adaptations pour une partie quelconque du processus de candidature peuvent communiquer, en toute confidentialité,

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