Clinic Coordinator – Administration and Operations

Coordonnateur(trice) de clinique – Administration et opérations (St-Hubert)

Temps plein | Lundi au vendredi, de 8 h à 16 h

Êtes-vous reconnu(e) pour vos compétences organisationnelles, votre leadership et votre capacité à établir des priorités dans un environnement où plusieurs demandes peuvent survenir simultanément? Nous recrutons un(e) coordonnateur(trice) de clinique – Administration et opérations pour une clinique privée située à St-Hubert. Vous jouerez un rôle central dans la coordination des activités administratives et opérationnelles, la supervision de la secrétaire médicale et l’amélioration des processus de travail. Il s’agit d’un poste administratif et opérationnel. Aucune qualification clinique n’est requise.

Description du poste

Votre routine quotidienne

Votre rôle sera d’assurer la continuité et le bon fonctionnement des opérations de la clinique. Vous serez responsable de :

• Planifier et coordonner les activités administratives selon les jours cliniques, chirurgicaux et administratifs;
• Établir les priorités quotidiennes et hebdomadaires, répartir les tâches et assurer le suivi;
• Veiller à une couverture adéquate de la réception, du téléphone, des courriels et des pauses;
• Coordonner les horaires des professionnels selon les besoins de la clinique;
• Superviser le travail quotidien de la secrétaire médicale, clarifier les attentes et soutenir le développement de son autonomie;
• Réaliser des suivis réguliers sur les priorités, les obstacles, la qualité du travail et les corrections nécessaires;
• Maintenir des contrôles administratifs fiables pour les dossiers, les suivis, les paiements et les tâches importantes;
• Assurer la qualité de l’accueil, des communications et des suivis administratifs auprès des clients;
• Superviser les inventaires et s’assurer que les fournitures, équipements et produits nécessaires sont disponibles;
• Préparer ou approuver les commandes en cours selon les niveaux d’autorisation établis et assurer le suivi auprès des fournisseurs;
• Surveiller le bon fonctionnement de l’équipement et coordonner les interventions nécessaires;
• Superviser les rapports de fin de journée, les collectes de fonds et l’information destinée à la comptabilité;
• Effectuer les validations administratives requises et signaler rapidement tout écart ou situation inhabituelle à la direction;
• Documenter, simplifier et standardiser les processus pour améliorer l’efficacité opérationnelle;
• Proposer et coordonner des améliorations aux outils et aux méthodes de travail;
• Communiquer périodiquement à la direction les enjeux opérationnels, les risques, les améliorations et les décisions nécessaires.

Exigences

Le profil recherché

Vous possédez :

• Un diplôme collégial ou universitaire en administration, gestion, coordination ou dans un domaine connexe, ou un équivalent jumelant scolarité et expérience;
• 3 à 5 ans d’expérience en coordination administrative ou gestion des opérations;
• Une expérience concrète à superviser, soutenir ou gérer la performance d’une ressource administrative;
• Une bonne maîtrise des outils informatiques, calendriers partagés et systèmes de gestion de dossiers;
• Une excellente maîtrise du français parlé et écrit ainsi que de l’anglais fonctionnel;
• Un style de leadership calme, respectueux et mobilisateur;
• D’excellentes compétences organisationnelles, rigueur, jugement et un grand souci du détail;
• La capacité d’établir des priorités et de rester dans l’axe malgré les interruptions;
• Une communication claire, de bonnes capacités d’écoute et la capacité de fournir une rétroaction constructive;
• Une approche orientée service, collaborative et axée sur la résolution de problèmes;
• De la discrétion et un fort respect de la confidentialité;
• Une aisance avec la technologie et un intérêt pour l’amélioration continue.

L’expérience dans une clinique médicale ou dentaire, ou dans un environnement de services professionnels, est un atout important. La connaissance d’un système de dossier médical électronique est également considérée comme un atout.

Ce que nous offrons

• Un poste permanent à temps plein;
• Un horaire stable du lundi au vendredi, de 8 h à 16 h;
• Un rôle central dans la coordination et l’amélioration des opérations;
• Un environnement professionnel, humain et évolutif;
• Salaires à discuter selon l’expérience;
• Une date de début dès que possible.

Souhaitez-vous mettre à profit vos compétences organisationnelles, votre jugement et votre leadership pour assurer la bonne marche d’une clinique? Pour manifester votre intérêt, vous pouvez envoyer votre CV à ou directement via cette offre d’emploi. Toutes les candidatures seront traitées confidentiellement. Seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés.