Executive Personal Assistant #2075

Description du poste

SUMMARY

Une famille privée recherche une Assistante Personnelle Exécutive (EPA) expérimentée, hautement organisée et discrète afin d’offrir un soutien administratif et personnel complet à un dirigeant et à sa famille pendant son congé de maternité.

L’Assistante Personnelle Exécutive sera responsable de la gestion de calendriers complexes, de l’organisation des déplacements, de la prise en charge de l’administration personnelle, et agira en tant qu’interlocutrice clé entre le dirigeant, la famille, le personnel de l’entreprise, le/la gestionnaire de domaine (Estate Manager) et l’équipe du foyer.

La candidate idéale est proactive, débrouillarde et très adaptable, avec un excellent jugement et la capacité d’anticiper les besoins et de gérer les priorités de manière autonome. Il s’agit d’un poste temporaire pour plusieurs mois, idéal pour une professionnelle expérimentée qui s’épanouit dans un environnement rapide et confidentiel.

Principales responsabilités

Soutien exécutif et administratif

• Agir comme principal point de contact pour le dirigeant, en filtrant et gérant les appels, la correspondance, les demandes et autres communications.
• Gérer des calendriers complexes pour le dirigeant et la famille, y compris les réunions, rendez-vous, engagements personnels et priorités d’horaires.
• Coordonner les réunions et rendez-vous tout en gérant correctement l’accès au dirigeant.
• Anticiper les priorités à venir et rappeler au dirigeant les tâches importantes, rendez-vous, engagements et échéances.
• Tenir des bases de données, registres, documents et systèmes de classement organisés.
• Assurer une liaison efficace avec le personnel de l’entreprise et d’autres contacts professionnels.
• Fournir un soutien et servir de relève aux autres Assistants Personnels Exécutifs selon les besoins.

Voyages et logistique

• Coordonner les arrangements de voyage domestiques et internationaux, y compris le transport et l’hébergement, en collaboration avec l’agent de voyage de la famille.
• Préparer et tenir à jour des informations détaillées sur les voyages et les itinéraires.
• Agir comme point de contact pendant les déplacements du dirigeant et de la famille.
• Rester disponible pour une assistance occasionnelle en soirée et le week-end lorsque requis en raison des voyages ou d’autres questions urgentes.

Soutien familial et personnel

• Coordonner les activités, rendez-vous et horaires des enfants.
• Planifier les rendez-vous médicaux et autres rendez-vous personnels pour les membres de la famille.
• Préparer et soumettre les demandes de remboursement médicales pour le dirigeant et la famille.
• Passer et gérer les commandes en ligne, ainsi que les échanges et retours.
• Tenir à jour des informations personnelles et administratives exactes pour le dirigeant et la famille.
• Assister avec d’autres demandes personnelles et questions administratives selon les besoins.

Administration financière et des dépenses

• Préparer, maintenir et soumettre les rapports de dépenses à la comptabilité.
• Gérer la petite caisse et conserver des registres justificatifs exacts.
• Coordonner avec la comptabilité et le personnel de l’entreprise concernant les dépenses personnelles et les questions administratives selon les besoins.

Coordination des événements et du foyer

• Assister à l’organisation et à la coordination d’événements de collecte de fonds, de fonctions privées et de retraites exécutives.
• Assurer une liaison étroite avec le/la gestionnaire de domaine (Estate Manager) et le personnel domestique afin de garantir une communication et une coordination efficaces dans l’ensemble du foyer.
• Contribuer à des projets spéciaux et à d’autres priorités au fur et à mesure qu’ils se présentent.

Qualifications et exigences

• Minimum de 5 ans d’expérience en tant qu’Assistante Personnelle Exécutive, idéalement en soutenant un dirigeant, un cadre ou une famille privée.
• Capacité démontrée à gérer des informations hautement confidentielles et sensibles avec discrétion.
• Excellentes compétences d’organisation, de priorisation et de gestion du temps.
• Capacité avérée à gérer plusieurs priorités et des exigences changeantes dans un environnement dynamique.
• Très proactive, débrouillarde, et capable de travailler de manière autonome avec un minimum d’instructions.
• Bon jugement, tact, diplomatie et discrétion professionnelle.
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale en français et en anglais.
• Maîtrise solide de Microsoft Outlook et Word; la connaissance d’Excel et PowerPoint est un atout.
• Flexibilité pour fournir une assistance occasionnelle en soirée et le week-end lorsque le dirigeant et la famille voyagent.

Atouts personnels

• Très organisée et soucieuse du détail.
• Discrète, digne de confiance et professionnelle.
• Proactive et orientée solutions.
• Débrouillarde et adaptable.
• Calme et sereine sous pression.
• Solides compétences interpersonnelles et intelligence émotionnelle.
• Axée sur le service, avec la capacité d’anticiper les besoins.
• À l’aise pour travailler en collaboration avec des équipes exécutives, du foyer et professionnelles.

Détails du poste

• Poste : Executive Personal Assistant
• Type d’emploi : Contrat temporaire de congé de maternité
• Durée : Plusieurs mois
• Horaire : Temps plein, avec une disponibilité occasionnelle en soirée et le week-end selon les besoins
• Langue : Maîtrise du français et de l’anglais

Comment postuler

Si vous êtes une Assistante Personnelle Exécutive expérimentée qui a déjà travaillé au sein d’un foyer UHNW, que vous êtes une professionnelle hautement organisée, discrète et proactive, et que vous vous épanouissez dans un environnement dynamique de service privé, nous vous invitons à soumettre votre candidature. Vous pouvez le faire en envoyant votre CV ainsi qu’une brève lettre de motivation décrivant votre expérience pertinente et votre intérêt pour le poste via le bouton Apply ou en les envoyant à thank all applicants for their interest. Cependant, seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés. Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande confidentialité.

À propos d’ELITE DOMO

Elite Domo se spécialise dans le recrutement de professionnels expérimentés des ménages privés pour des familles privées à travers le Canada et à l’international.

*Il s’agit de la version anglaise de l’annonce d’emploi Assistante Personnelle Executive #2077.

Exigences

Minimum of 5 years of experience as an Executive Personal Assistant, ideally supporting a principal, executive, or private family. Demonstrated ability to handle highly confidential and sensitive information with discretion. Excellent organizational, prioritization, and time-management skills. Proven ability to manage multiple priorities and changing requirements in a fast-paced environment. Highly proactive, resourceful, and capable of working independently with minimal direction. Strong judgment, tact, diplomacy, and professional discretion. Excellent written and verbal communication skills in French and English. Strong proficiency with Microsoft Outlook and Word; knowledge of Excel and PowerPoint is considered an asset. Flexibility to provide occasional evening and weekend support when the principal and family are travelling.