Administrative Assistant

Description du poste

L’Assistant(e) administratif(ve) coordonne et effectue des activités administratives pour les employés à tous les niveaux de l’unité d’affaires. La personne titulaire fournit des services de haute qualité, en temps opportun, efficaces et efficients, y compris la saisie et le reporting de données, ainsi que la gestion des documents et des dossiers. La personne titulaire coordonne également la préparation de la documentation relative aux ressources humaines.

Activités principales et périodiques

Les tâches et responsabilités ci-dessous sont représentatives, mais ne couvrent pas l’ensemble des fonctions :

Principales

• Fournir un soutien administratif et opérationnel quotidien aux employés à tous les niveaux de l’unité d’affaires
• Coordonner et fournir un soutien administratif et des conseils aux nouveaux assistants administratifs afin d’assurer la cohérence des exigences de l’unité d’affaires ou de la ligne de service
• Effectuer un contrôle de la qualité de la saisie des données (p. ex. dépenses mensuelles, déclaration de feuille de temps, comptes fournisseurs, facturation des services)
• Saisir les données liées aux transactions et activités de la ligne de service dans le système de planification des ressources d’entreprise (p. ex. suivi du budget, saisie du temps, approvisionnement, administration des contrats)
• Suivre les budgets pour les ententes de services et la formation et le développement
• Traiter les comptes fournisseurs et les paiements aux fournisseurs, s’assurer du bon codage financier, obtenir les signatures déléguées et saisir les données dans le système de planification des ressources d’entreprise
• Préparer les états financiers de fin d’exercice, mettre en place des fichiers et bases de données pour le nouvel exercice, archiver les fichiers

Autres

• Prendre et préparer les procès-verbaux des réunions mensuelles
• Préparer des bons de commande (p. ex. pour les fournitures de bureau, le mobilier, les contrats de service)
• Effectuer des tâches d’accueil et agir à titre de soutien pour les autres employés administratifs, au besoin
• Autres tâches assignées

Compétences

Connaissances générales et spécifiques

• Pratiques exemplaires en matière d’administration
• Principes comptables
• Compétences intermédiaires dans MS Office
• Gestion des dossiers et des archives

Formation officielle et/ou certifications(s) et expérience

• Minimum : diplôme collégial en administration des affaires ou en administration de bureau ou domaine connexe avec trois ans d’expérience pertinente, ou l’équivalent
• Préféré : exigences minimales et cours de comptabilité générale et/ou expérience de base en comptabilité

Capacités

• Utiliser les logiciels et systèmes d’exploitation informatiques applicables
• Gérer plusieurs échéances et priorités
• Démontrer une attention aux détails

Développement et leadership

• Fournir des conseils et une orientation fonctionnels aux employés
• Coordonner occasionnellement le travail du personnel administratif dans l’unité d’affaires

Conditions de travail

• Environnement de bureau typique avec déplacements occasionnels

Ce que nous offrons

Travailler avec nous offre d’excellentes possibilités d’évolution et d’avancement—et vous donne droit à l’un des meilleurs régimes d’avantages du marché, évalué entre 25 et 30% de votre salaire.

Votre programme comprend :

Santé et mieux-être

• Congé annuel de maladie payé à 100 % par l’employeur, ainsi que des primes d’assurance santé et dentaire
• Allocation de mieux-être de 400 $ pour aider à couvrir des dépenses telles qu’une adhésion à une salle de sport
• 2 500 $ pour les services de santé mentale en plus de la couverture régulière de 2 500 $ pour les services paramédicaux
• Telus Virtual Health Care et compte de dépenses en soins de santé de 750 $ pour certaines dépenses non couvertes par les régimes provinciaux

Maison et famille

• Assurance vie, décès accidentel et invalidité à court terme
• Programme d’aide aux employés et à la famille amélioré inConfidence
• Régime de prestation de congé de maternité et parental à 93 % du revenu brut régulier pendant jusqu’à 37 semaines
• Options de milieu de travail flexibles, y compris une allocation de 400 $ tous les deux ans, pour soutenir le travail à domicile

Congés et retraite

• Régime de retraite du secteur public
• Régime complet de vacances et autres congés payés, ainsi qu’une couverture améliorée des avantages de déplacement