Chief of Staff / Chef(fe) de bureau

Description du poste

Lieu : Remote
Type de poste : Permanent
Rapports à : CEO

Nous recherchons un(e) chef(fe) de bureau qui travaillera directement aux côtés de notre PDG — une personne qui s'épanouit en faisant mieux fonctionner toute une organisation plutôt qu'en pilotant un seul volet, et qui souhaite que son excellence opérationnelle se traduise directement par des retombées pour les jeunes.

À mesure que nous grandissons, l'attention de notre PDG se tourne vers l'extérieur : vers les partenaires, les bailleurs de fonds et les communautés que nous servons.

Votre rôle est de rendre cela possible.

Vous maintiendrez le lien entre la stratégie et l'exécution dans l'ensemble des équipes, vous piloterez notre adoption de l'IA et de l'automatisation, et vous prendrez en charge les projets prioritaires qui ne relèvent clairement d'aucun service.

Dès qu'un dossier touche plusieurs équipes, se retrouve sans responsable désigné ou doit avancer rapidement, il aboutit sur votre bureau.

C'est un rôle de bâtisseur·euse.

Vous aurez un lien direct avec le PDG, une place à la table de direction et le mandat de façonner la manière dont l'organisation fonctionne — pas seulement de la faire tourner.

Ce que vous ferez

Relier la stratégie à l'exécution.

Animer notre cycle de planification et d'établissement des priorités, assurer le suivi des décisions jusqu'à leur réalisation et piloter les initiatives interéquipes, du lancement à la clôture.

Là où le travail ralentit habituellement — aux points de transition entre les services — vous le gardez en mouvement.

Piloter notre stratégie interne d'IA et d'automatisation.

Nous enseignons la littératie en IA aux jeunes partout au Canada, et nous voulons être un exemple vivant de ce à quoi ressemble une organisation qui intègre l'IA de façon réfléchie.

Vous serez responsable de la façon dont nous mettons l'IA au service de notre travail à l'interne : repérer les tâches manuelles et répétitives qui grugent le temps de nos équipes, concevoir ou mettre à l'essai des solutions (en mettant la main à la pâte lorsque c'est possible), faire en sorte que les gens les utilisent réellement, et démontrer les heures et la capacité ainsi récupérées.

Nous sommes un organisme de bienfaisance à effectif restreint, mais aux grandes ambitions : chaque heure libérée est une heure réinvestie auprès des élèves, du personnel enseignant et des communautés.

Prolonger la portée du PDG.

Préparer les décisions, mener des projets spéciaux et représenter le PDG dans les instances internes, afin que l'élan ne dépende jamais de l'agenda d'une seule personne.

Affiner notre façon de travailler.

Réunions de direction, définition des objectifs et suivi des indicateurs de rendement, reddition de comptes et rigueur des décisions claires assorties de responsables clairement désignés : vous concevrez et animerez les systèmes qui font que tout le monde rame dans la même direction.

À quoi ressemblera la réussite après un an

• Les initiatives interéquipes se terminent dans les délais, avec une responsabilité clairement établie à chaque étape.

L'organisation récupère du temps de façon mesurable grâce aux pratiques d'automatisation et d'IA que vous avez mises en place.

Les décisions de la direction se prennent plus rapidement, tiennent dans le temps et parviennent aux personnes qu'elles concernent.

Le PDG consacre la majeure partie de son temps aux priorités externes, en toute confiance que le moteur interne tourne sans son intervention.

Votre profil

Vous pensez en systèmes : vous voyez les organisations comme des machines et repérez d'instinct les endroits où elles perdent du temps et de l'énergie.

Vous êtes un·e rassembleur·euse naturel·le , capable de créer l'alignement entre les équipes et d'influencer des personnes qui ne relèvent pas de vous.

Vous êtes à l'aise avec l'IA, concrètement : vous avez déjà repensé vos propres méthodes de travail autour de ces outils et vous savez créer vous-même des solutions fonctionnelles, que ce soit au moyen de plateformes à faible codage, de scripts ou de développement assisté par l'IA.

Nous vous demanderons de nous le montrer, pas de nous le raconter.

Vous êtes un·e intermédiaire neutre , sans allégeance à un service en particulier : chaque équipe doit avoir la certitude que vous optimisez pour l'ensemble.

Vous êtes discret·ète et digne de confiance : vous manipulerez des renseignements sensibles et agirez chaque jour au nom du PDG.

Vous avez peu d'ego : votre plus grande satisfaction vient du succès des personnes qui vous entourent, et vous n'avez pas besoin des projecteurs pour savoir que vous réussissez.

Vous êtes à l'aise dans l'ambiguïté : une bonne partie de ce qui atterrit sur votre bureau arrive sans définition, et vous en tirez structure, priorités et résultats.

Vous êtes crédible auprès des cadres supérieurs : vous avez évolué à un niveau où les directeur·rice·s et les cadres vous prennent au sérieux.

Vous êtes implacable sur le suivi : proactif·ve, capable de trancher sur ce qui compte le plus, et allergique aux dossiers laissés en suspens.

Pourquoi joindre notre équipe

Mission avec échelle .

Votre travail accroît directement le nombre de jeunes — en particulier ceux issus des communautés mal desservies — qui acquièrent les compétences numériques et d'IA pour façonner leur avenir.

L'« opérations » ici n'est pas un travail de coulisses ; c'est le moteur de la mission.

Pratiquez ce que nous enseignons.

Aidez une importante œuvre de bienfaisance en éducation à l'IA à devenir la preuve concrète de la manière dont les organismes sans but lucratif peuvent exploiter l'IA de façon responsable — une histoire que vous aiderez à écrire, pas seulement à soutenir.

Un véritable partenariat intellectuel avec le PDG, avec un accès réel, une confiance réelle et une place à la table de direction.

Portée rare.

Une influence à l'échelle de l'organisation dès le premier jour, à l'intersection de l'éducation, de la technologie et de l'impact social — aux côtés de partenaires mondiaux et d'une communauté d'éducateurs et de jeunes partout au Canada et au-delà.

Ce que nous offrons

• 20 jours de vacances annuelles (incluant 5 jours en décembre pendant la fermeture des bureaux).
• 10 jours personnels/bien-être par année.

Des avantages sociaux collectifs, notamment une assurance médicale, une assurance de congés parentaux, une assurance dentaire, et un complément de REER.

Travailler à domicile, et un horaire flexible de 35 heures par semaine.

Des opportunités de développement et de formation continue.

Moment Numérique est fier d'être un employeur qui défend l'égalité des chances, la collaboration, l'innovation et la diversité de pensée.

Nous sommes fiers d'être une équipe véritablement collaborative, innovante et diversifiée.

Nous célébrons les grandes - et les petites - victoires.

Nous rions souvent et aimons tisser des liens.

Nous nous soutenons et nous nous aidons mutuellement à apprendre et à progresser.

Nous sommes vraiment bons dans ce que nous faisons et nous y tenons beaucoup.

Processus de candidature

Posez votre candidature si cette opportunité vous intéresse!

Processus de candidature : Postulez en cliquant sur le lien de notre offre d'emploi.

Les candidatures doivent être accompagnées d'un curriculum vitae et les candidats seront invités à répondre à quelques questions concernant leur expérience professionnelle.

Les candidats sélectionnés passeront un appel vidéo de 30 minutes avec notre coordonnateur talents et culture.

Après l'appel de présélection, les candidats sélectionnés auront un appel vidéo de 45 minutes avec le directeur des programmes et des opérations.

Nous veillons à contacter chaque candidat(e) par courriel dans un délai raisonnable.

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