Project Coordinator

Description du poste

Résumé du poste

Le Project Coordinator soutiendra la mise en œuvre de solutions technologiques d’entreprise dans plusieurs sites. Travaillant en étroite collaboration avec les équipes de gestion de projet, de mise en œuvre, de gestion du changement et de fournisseurs, ce rôle est responsable de la coordination des activités du projet, du soutien des activités de préparation, de la gestion des communications, de la tenue de la documentation du projet et de la garantie du déploiement réussi du système.

Il s’agit d’un rôle hautement collaboratif qui nécessite de solides compétences en organisation, une grande attention aux détails et la capacité de gérer plusieurs priorités dans un environnement de projet dynamique.

Responsabilités clés

Coordination de projet & préparation

• Agir en tant que coordinateur principal pour les demandes liées au projet et les demandes de support.
• Gérer les communications du projet, répondre aux demandes générales et faire remonter les problèmes aux équipes appropriées.
• Soutenir les sites d’affaires avec les activités de préparation avant la mise en production et les demandes après la mise en production.
• Aider les utilisateurs et les équipes de direction avec les questions liées à la mise en œuvre tout au long du déploiement.
• Réaliser des vérifications de préparation afin de s’assurer que toutes les activités requises sont terminées avant le déploiement.

Communications & engagement des parties prenantes

• Exécuter les communications qui soutiennent chaque phase de la mise en œuvre.
• Coordonner et diffuser les communications de mise en œuvre, y compris les activités de préparation, les mises à jour des jalons, les changements d’horaire et les informations de déploiement.
• Planifier et coordonner les invitations pour les réunions de projet, les sessions de formation et les activités de mise en œuvre.
• Suivre la diffusion des communications et les accusés de réception des parties prenantes afin de garantir l’engagement et la préparation.

Mise en œuvre & coordination avec les fournisseurs

• Coordonner les activités de mise en œuvre entre les sites d’affaires, les équipes internes de projet et les fournisseurs externes.
• Soutenir la planification et la coordination de :
  • Installations technologiques
  • Activités de préparation du site
  • Modifications d’infrastructure
  • Exigences de sécurité pendant la mise en œuvre
  • Ajustements opérationnels requis pour le déploiement
• S’assurer que les équipes sont informées des activités à venir et comprennent leurs responsabilités avant la mise en œuvre.

Administration de projet

• Maintenir les calendriers de projet, les tableaux de suivi de la mise en œuvre et la documentation du projet.
• Mettre à jour et maintenir les portails de projet, les guides d’utilisation, les documents de référence et les documents de communication.
• Gérer les bibliothèques de documents et les listes de contrôle de mise en œuvre.
• Suivre la préparation du projet, l’achèvement des jalons et les éléments d’action en suspens.
• Coordonner les mises à jour de la documentation de mise en œuvre avec les équipes de projet et les fournisseurs.

Support lors du lancement (Go-Live)

• Soutenir les sites d’affaires pendant les activités de déploiement.
• Participer aux appels de support pour la mise en œuvre et aider au suivi des problèmes et à leur escalade.
• Coordonner avec les équipes techniques, opérationnelles et fournisseurs pour résoudre les problèmes de mise en œuvre.
• Aider au dépannage pendant la période de stabilisation suivant la mise en œuvre.

Support opérationnel & de projet

• Soutenir les Project Managers et les Implementation Leads avec les activités de coordination du déploiement.
• Coordonner la documentation des fournisseurs et les processus administratifs.
• Répondre aux demandes opérationnelles et faire remonter les risques ou problèmes selon les besoins.
• Participer aux réunions régulières du projet, fournir des mises à jour de mise en œuvre et soutenir la résolution des problèmes.

Qualifications

• 2–5 ans d’expérience en coordination de projet, administration de projet ou support à la mise en œuvre.
• Expérience dans le soutien de grandes mises en œuvre technologiques ou d’initiatives de changement opérationnel.
• Excellentes compétences d’organisation, avec la capacité de coordonner plusieurs activités simultanément.
• Compétences solides en communication écrite et verbale.
• Expérience de travail avec des équipes interfonctionnelles et des fournisseurs externes.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office incluant Excel, Word, Outlook, PowerPoint et Microsoft Teams.
• Forte attention aux détails et compétences en documentation.
• Capacité de travailler de manière autonome tout en gérant des priorités concurrentes dans un environnement dynamique.
• Le bilinguisme (français et anglais) est considéré comme un atout.
• Expérience en soins de santé, opérations de détail, mises en œuvre de logiciels d’entreprise, ou environnements similaires est un atout.

Expérience préférée

• Expérience soutenant des déploiements d’ERP, de technologie de soins de santé, de technologie de détail, ou des mises en œuvre multi-sites.
• Connaissance de la gestion du changement, de la planification de la mise en œuvre et de la coordination d’équipes de projet interfonctionnelles.

Requirements

Sailpoint