Employee Services Specialist

À propos du poste

L’Employee Services Specialist est un membre expérimenté de l’équipe Employee Services, fournissant un support avancé aux employés et aux gestionnaires grâce à un modèle centralisé de prestation de services. Ce rôle gère de manière autonome les demandes RH complexes et les situations des employés, fournit des conseils sur les politiques, processus et programmes RH, et contribue à assurer une expérience employé cohérente et de haute qualité à travers l’organisation.

Le/la spécialiste agit à titre de conseiller de confiance auprès des gestionnaires et des employés, résout les problèmes escaladés et sensibles, identifie les opportunités d’amélioration des processus, et sert de ressource en matière d’expertise pour les membres de l’équipe Employee Services. Le rôle s’exerce avec une supervision minimale et collabore étroitement avec les HR Business Partners, les Centres of Excellence, les opérations RH, la paie, et des fournisseurs de services externes afin de fournir des solutions RH efficaces.

Responsabilités clés

Gestion avancée des dossiers et soutien aux employés

• Gérer un portefeuille de demandes complexes et escaladées d’employés et de gestionnaires dans plusieurs disciplines RH.
• Assumer les dossiers de bout en bout, en faisant preuve de jugement autonome pour résoudre les problèmes efficacement et de manière cohérente.
• Analyser les faits, les exigences des politiques et le contexte opérationnel pour recommander des solutions appropriées.
• Assurer une documentation de dossier exacte, un suivi en temps opportun et la conformité aux normes de service établies.
• Identifier les tendances, les problèmes récurrents et les causes profondes à travers les dossiers et recommander des actions correctives.

Relations de travail & conseils aux gestionnaires

• Fournir des conseils aux gestionnaires sur les enjeux de relations de travail, l’interprétation des politiques, la gestion de la performance, les actions correctives et les communications aux employés.
• Mener la collecte des informations initiales et l’établissement des faits pour les préoccupations des employés et les problèmes en milieu de travail.
• Collaborer avec les HR Business Partners sur les dossiers complexes de relations de travail tout en conservant la responsabilité de la coordination et de l’exécution du dossier.
• Évaluer les risques et escalader les enjeux sensibles de manière appropriée.
• Promouvoir la cohérence et la conformité dans les décisions et pratiques liées aux employés.

Gestion du cycle de vie des employés

• Assister et coordonner les activités du cycle de vie des employés, y compris l’intégration, les transferts, les promotions, les changements organisationnels, les congés et la cessation d’emploi.
• Résoudre les questions complexes des employés et des gestionnaires liées aux processus et politiques du cycle de vie.
• Veiller à ce que toutes les transactions requises, la documentation, les approbations et les mises à jour du système soient complétées avec exactitude et en temps opportun.
• Agir comme ressource clé lors des changements organisationnels et des transitions de main-d’œuvre.

Excellence des processus & amélioration continue

• Identifier les opportunités pour améliorer la prestation des services, l’efficacité de résolution des dossiers et l’expérience des employés.
• Participer à et diriger des initiatives d’amélioration des processus au sein d’Employee Services.
• Analyser les indicateurs de service et les tendances des dossiers afin de formuler des recommandations qui améliorent l’efficacité, la qualité et la gestion des connaissances.
• Contribuer à l’élaboration et à la maintenance des procédures standard, des articles de connaissance et de la documentation de service.
• Assurer le soutien aux tests, à la mise en œuvre et à l’adoption de nouveaux processus, outils et technologies.

Excellence opérationnelle & gouvernance des données

• Compléter et valider les transactions RH dans Workday et les systèmes RH connexes.
• Veiller à ce que les données des employés, la documentation et les dossiers de cas soient exacts, complets et prêts pour un audit.
• Maintenir la conformité aux politiques de l’entreprise, aux exigences réglementaires et aux normes de confidentialité des données.
• Appuyer les rapports, les audits et les activités de validation des données au besoin.

Collaboration & expertise en matière de connaissances

• Agir comme ressource en matière d’expertise pour les membres de l’équipe Employee Services et fournir du coaching et des conseils informels.
• Collaborer avec les opérations RH, la paie, les avantages sociaux, l’acquisition de talents, les HR Business Partners et les Centres of Excellence pour résoudre les enjeux complexes.
• Appuyer le partage des connaissances et le développement des capacités au sein de l’organisation Employee Services.
• Contribuer à des projets spéciaux et à des initiatives interfonctionnelles qui améliorent l’expérience employé et le modèle de prestation de services.

Expérience & qualifications

• Diplôme universitaire en ressources humaines, administration des affaires ou domaine connexe de préférence.
• 5+ ans d’expérience progressive dans les opérations RH, les services aux employés, les services partagés RH, les relations de travail, ou les ressources humaines.
• Bilinguisme (français et anglais) est requis pour ce rôle afin de soutenir efficacement les employés et les parties prenantes à travers le Canada
• Expérience dans la gestion des demandes complexes d’employés et de gestionnaires dans un environnement de services à volume élevé.
• Expérience démontrée dans l’interprétation des politiques RH et la fourniture de conseils aux dirigeants et aux employés.
• Bonne connaissance des systèmes RH, des plateformes de gestion des dossiers et de la gestion des dossiers des employés.
• Expérience avec Workday de préférence.
• Solides compétences analytiques, en résolution de problèmes et en prise de décision.
• Excellentes capacités de service à la clientèle et de gestion des relations.
• Capacité à gérer des priorités concurrentes tout en maintenant la qualité et la réactivité.
• Expérience à soutenir une main-d’œuvre mondiale ou un environnement multi-pays de préférence.

Qualifications