Payroll & Human Resources Coordinator

CPP Clinics

CPP Clinics est un leader des services d’esthétique médicale, offrant des traitements innovants dans plusieurs centres de soins sous l’égide de CPP. Nous sommes déterminés à offrir des expériences patients exceptionnelles et des résultats remarquables, en utilisant des technologies avancées et des soins personnalisés.

Description du poste

Le/la coordonnateur(trice) paie et ressources humaines soutient l’administration des immatriculations fiscales multi-États, la documentation d’emploi et la gestion des données HRIS. Ce rôle est responsable du maintien des comptes fiscaux de l’employeur, du soutien des processus de documentation des employés, du suivi des exigences de conformité et de la garantie de données exactes sur la main-d’œuvre à travers les systèmes HRIS et paie.

Le/la candidat(e) idéal(e) est très organisé(e), orienté(e) vers le détail et capable de gérer plusieurs processus administratifs et liés à la conformité dans un environnement multi-États, rapide.

Responsabilités essentielles

Administration de la conformité fiscale des États

• Rechercher les exigences fédérales, étatiques et locales des agences fiscales et recueillir les informations nécessaires aux inscriptions, mises à jour et activités de conformité.
• Traiter les inscriptions aux impôts des employeurs des États et des localités pour les nouvelles entités, acquisitions et sites.
• Maintenir les comptes fiscaux de l’employeur, y compris les numéros de compte, les identifiants d’accès en ligne, les contacts des agences et les registres d’inscription.
• Maintenir les dossiers de conformité fiscale, en appuyant la documentation et les registres de compte.
• Maintenir les calendriers de conformité fiscale et les calendriers de dépôt.
• Assister la gestion des comptes liés au chômage, à la retenue à la source, à l’invalidité, aux congés payés et aux impôts locaux.
• Soumettre les mises à jour de compte, modifications d’adresse, changements de propriété, réactivations de compte et fermetures de compte si nécessaire.
• Surveiller les avis fiscaux reçus des agences étatiques et locales et coordonner les actions appropriées.
• Assister avec la correspondance des agences, les demandes d’information et les demandes liées aux impôts.
• Soutenir les audits fiscaux et fournir la documentation et les registres demandés.

Administration de la documentation d’emploi

• Maintenir les modèles de documents d’emploi, les bibliothèques et le contrôle de version.
• Préparer, maintenir et distribuer les documents liés à l’emploi, y compris les lettres d’offre, les contrats de travail, les avis de changement de rémunération, les accusés de réception des politiques, les accords de commissions et autres documents liés à la main-d’œuvre.
• Soutenir les processus d’onboarding, les changements de statut des employés, les changements de rémunération et la documentation de départ (offboarding).
• Suivre l’achèvement, la collecte et l’exécution des documents d’emploi requis.
• Maintenir les fichiers électroniques du personnel et les systèmes de gestion des documents.
• Veiller à ce que les dossiers des employés soient tenus conformément aux politiques de l’entreprise, aux exigences de conservation des dossiers et aux réglementations applicables.
• Réaliser des audits réguliers des dossiers et de la documentation des employés afin d’assurer l’exactitude, l’exhaustivité et la conformité.

Conformité et support HRIS

• Surveiller les lieux de travail des employés, les juridictions fiscales et les données de main-d’œuvre afin d’assurer la conformité aux exigences fédérales, étatiques et locales.
• Suivre les échéances de conformité, les exigences de déclaration et les obligations réglementaires.
• Assister avec la maintenance HRIS, les mises à jour des données employés, les audits du système, les rapports et les initiatives d’intégrité des données.
• Réviser les dossiers des employés, les données de paie, les configurations fiscales et les informations HRIS pour l’exactitude, l’exhaustivité et la conformité.
• Identifier les documents manquants et coordonner leur complétion avec les employés, les managers et les parties prenantes internes.
• Maintenir les journaux de conformité, les suivis, les rapports et les dossiers électroniques des employés.
• Organiser et maintenir la fiscalité, la documentation de conformité et la documentation des employés conformément aux politiques de l’entreprise et aux exigences de conservation des dossiers.
• Répondre aux demandes internes concernant les dossiers des employés, les comptes fiscaux, la documentation de conformité et les données HRIS.
• Travailler en partenariat avec les équipes Paie, Comptabilité, Acquisition de talents et Opérations pour soutenir les activités de conformité de la main-d’œuvre.
• Soutenir les audits de paie, les revues de conformité, les déclarations réglementaires et autres initiatives liées à la conformité.
• Assister avec les acquisitions, les implémentations système et les projets de nettoyage des données.
• Participer aux efforts d’amélioration des processus visant à améliorer la conformité, la précision des rapports, l’efficacité opérationnelle et l’intégrité des données.

Qualifications

• Un diplôme d’associé(e) ou de baccalauréat est préféré.
• 2 ans ou plus d’expérience en paie, RH, conformité fiscale, administration HRIS ou domaine connexe.
• Expérience auprès d’employeurs multi-États est préférée.
• Connaissance pratique de la documentation d’emploi et des processus de conformité.
• Expérience avec les systèmes HRIS et de paie.
• Forte attention aux détails et compétences organisationnelles.
• Maîtrise de Microsoft Excel et des outils de reporting.
• Capacité à gérer plusieurs projets et échéances simultanément.

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