Payroll Coordinator

Description du poste

CPP Clinics est un fournisseur leader de services d’esthétique médicale, offrant des traitements innovants dans plusieurs medspas sous l’enseigne CPP. Nous nous engageons à offrir des expériences patients exceptionnelles et des résultats remarquables, en utilisant des technologies avancées et des soins personnalisés.

Résumé du poste

Le coordinateur de paie soutient l’administration des enregistrements fiscaux multi-États, de la documentation d’emploi et de la gestion des données du SIRH (HRIS). Ce rôle est chargé de maintenir les comptes fiscaux de l’employeur, d’aider les processus de documentation des employés, de surveiller les exigences de conformité et de garantir des données précises sur la main-d’œuvre dans les systèmes HRIS et de paie.

Le candidat idéal est très organisé, orienté vers le détail et capable de gérer plusieurs processus administratifs et liés à la conformité dans un environnement multi-États, dynamique et rapide.

Responsabilités essentielles

Administration de la conformité fiscale

• Rechercher les exigences des agences fiscales fédérales, étatiques et locales et rassembler les informations nécessaires aux inscriptions, mises à jour et activités de conformité.
• Traiter les inscriptions aux taxes des employeurs au niveau des États et des localités pour les nouvelles entités, acquisitions et sites.
• Maintenir les comptes fiscaux de l’employeur, y compris les numéros de compte, les identifiants d’accès en ligne, les contacts des agences et les dossiers d’inscription.
• Maintenir les dossiers de conformité fiscale, en soutenant la documentation et les dossiers de compte.
• Maintenir les calendriers de conformité fiscale et les calendriers de dépôt.
• Aider avec l’assurance chômage, la retenue à la source, l’invalidité, les congés payés et la maintenance des comptes de taxes locales.
• Soumettre les mises à jour de comptes, changements d’adresse, changements de propriété, réactivations de comptes et fermetures de comptes selon les besoins.
• Surveiller les avis fiscaux reçus des agences étatiques et locales et coordonner la prise de mesures appropriées.
• Aider avec la correspondance des agences, les demandes d’informations et les questions liées à la taxe.
• Assister aux audits des agences et fournir la documentation et les dossiers demandés.

Administration de la documentation d’emploi

• Maintenir les modèles de documents d’emploi, les bibliothèques et le contrôle de version.
• Préparer, maintenir et distribuer les documents liés à l’emploi, y compris les lettres d’offre, les contrats de travail, les avis de changement de rémunération, les accusés de réception des politiques, les accords de commission et autres documents de la main-d’œuvre.
• Soutenir l’onboarding, les changements de statut des employés, les processus de documents de changement de rémunération et la documentation de fin de contrat (offboarding).
• Suivre l’achèvement, la collecte et l’exécution des documents d’employés requis.
• Maintenir les fichiers électroniques du personnel et les systèmes de gestion documentaire.
• Veiller à ce que les dossiers des employés soient conservés conformément aux politiques de l’entreprise, aux exigences de conservation des dossiers et aux réglementations applicables.
• Réaliser des audits réguliers des dossiers et de la documentation des employés pour garantir l’exactitude, l’exhaustivité et la conformité.

Support conformité et SIRH

• Surveiller les lieux de travail des employés, les juridictions fiscales et les données de la main-d’œuvre afin de garantir la conformité avec les exigences fédérales, étatiques et locales.
• Suivre les échéances de conformité, les exigences de déclaration et les obligations réglementaires.
• Aider avec la maintenance du SIRH, les mises à jour des données des employés, les audits du système, les rapports et les initiatives d’intégrité des données.
• Réviser les dossiers des employés, les données de paie, les configurations fiscales et les informations SIRH pour l’exactitude, l’exhaustivité et la conformité.
• Identifier les documents manquants et coordonner leur complétion avec les employés, les managers et les parties prenantes internes.
• Maintenir les journaux de conformité, les tableaux de suivi, les rapports et les dossiers électroniques des employés.
• Organiser et maintenir la documentation fiscale, de conformité et des employés conformément aux politiques de l’entreprise et aux exigences de conservation des dossiers.
• Répondre aux demandes internes concernant les dossiers des employés, les comptes fiscaux, la documentation de conformité et les données SIRH.
• Travailler en partenariat avec les équipes Paie, Comptabilité, Acquisition de talents et Opérations afin de soutenir les activités de conformité de la main-d’œuvre.
• Soutenir les audits de paie, les revues de conformité, les rapports réglementaires et d’autres initiatives liées à la conformité.
• Aider avec les acquisitions, les mises en œuvre des systèmes et les projets de nettoyage des données.
• Participer aux efforts d’amélioration des processus conçus pour renforcer la conformité, la précision des rapports, l’efficacité opérationnelle et l’intégrité des données.

Qualifications

• Diplôme d’associé ou de baccalauréat préféré.
• 2+ ans d’expérience dans la paie, les RH, la conformité fiscale, l’administration du SIRH ou un domaine connexe.
• Expérience de travail avec des employeurs multi-États préférée.
• Bonne connaissance de la documentation d’emploi et des processus de conformité.
• Expérience avec les systèmes SIRH et de paie.
• Forte attention aux détails et compétences organisationnelles.
• Maîtrise de Microsoft Excel et des outils de reporting.
• Capacité à gérer plusieurs projets et échéances simultanément.

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