Sales Coordinator (Montreal) / Coordonnateur(trice) des ventes (Montréal)

Description du poste

PIMCO est un leader mondial en revenu fixe actif, avec une expertise approfondie dans les marchés publics et privés. Nous investissons le capital de nos clients dans une gamme d’opportunités de revenu fixe et de crédit, en tirant parti de décennies d’expérience pour naviguer dans des marchés de dettes complexes. Notre base de capital flexible et nos relations approfondies avec les émetteurs nous ont aidés à devenir l’un des plus importants fournisseurs de solutions traditionnelles et non traditionnelles pour les entreprises qui ont besoin de financement et pour les investisseurs qui recherchent des rendements solides ajustés au risque.

Depuis 1971, nos équipes ont façonné notre organisation grâce à une culture inclusive axée sur la performance, où nous célébrons la diversité des points de vue. Nous investissons dans nos équipes et nous nous efforçons d’incarner nos valeurs fondamentales Collaboration, Ouverture, Responsabilité et Excellence. Nous croyons que chacun d’entre nous est là pour aider les autres à réussir, et c’est ce qui a amené PIMCO à être reconnue comme un innovateur, un chef de file d’opinion dans l’industrie et un conseiller de confiance pour nos clients.

Résumé du poste

Le poste de coordinateur(trice) des ventes chez PIMCO offre aux personnes débrouillardes et proactives l'opportunité d'apprendre et de relever des défis. Il s'agit d'un environnement dynamique exigeant un haut degré de professionnalisme, d’organisation, d’esprit d'équipe et d’attention au détail, ainsi que la capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à établir des priorités.

Responsabilités

Les activités clés suivantes font partie du poste :

1. Coordination et préparation des déplacements

• Collaborer avec les gestionnaires pour coordonner les déplacements via Concur et Direct Travel, conformément à la politique de PIMCO en matière de voyages et de frais de représentation

• Organiser les transports terrestres, réserver les hôtels et gérer toute la logistique

• Établir l'itinéraire de voyage final et les indications (directions)

2. Rapport de dépenses et approbations

• Traiter des rapports de dépenses détaillés via le système Concur dans les délais impartis

• Rassembler les courriels et les calendriers pour préparer la réunion mensuelle sur les dépenses avec les gestionnaires, afin de clarifier les informations nécessaires au traitement des rapports

• Assurer le suivi et suivre l’état d’avancement des rapports de dépenses des gestionnaires jusqu’au remboursement

• Vérifier et concilier mensuellement les dépenses mensuelles des relevés de carte de crédit avec les reçus payés en espèce, et surveiller les comptes pour s’assurer que les paiements à titre personnels (le cas échéant) sont bien pris en compte

3. Coordination des réunions clients / Gestion de l'agenda

• Coordonner les réunions internes et externes pour les gestionnaires et gérer la planification, documents, repas/rafraîchissements ainsi que la logistique.

• Confirmer l’horaire final de l'ordre du jour auprès de tous les participants.

• Veiller à ce que toutes les réunions soient inscrites aux calendriers des gestionnaires et de l'équipe.

• Surveiller les calendriers des gestionnaires et veiller au respect de l’horaire pour la réunion suivante.

4. Événements : Planification et organisation d'événements de petite et grande envergure

• Contribuer à l'organisation de tous les événements clients de PIMCO.

• Collaborer avec le service « Client Events » de PIMCO pour réserver les lieux et gérer les événements de moyenne envergure.

• Gérer le processus d'invitation, recueillir les confirmations de présence (RSVP) et assurer un suivi régulier.

• Gérer les menus, les besoins audiovisuels, la configuration des lieux, les cadeaux, etc.

• Être présent(e) sur place pour veiller au bon déroulement de l'événement.

5. Couverture téléphonique / Service à la clientèle

• Gérer les appels téléphoniques et répondre aux demandes

• Rédiger la correspondance de suivi selon les besoins de chaque gestionnaire

• Participer à des projets spéciaux

• Assurer l’accueil et l'intégration des nouveaux employés et consultants

6. Gestion des données

• Mettre à jour et tenir à jour des informations précises sur les clients, les contacts et les activités au sein de la plateforme CRM

• Contribuer à la qualité des données en vérifiant la présence de doublons, d’enregistrements incomplets ou obsolètes et en signalant les problèmes si nécessaire

• Aider à l'élaboration de rapports et à la préparation de listes pour les activités de vente, de marketing et de service à la clientèle en utilisant les données du CRM

Exigences

• Capacité avérée à incarner les valeurs de PIMCO : collaboration, ouverture, responsabilité et excellence.

• 1 à 2 ans d’expérience administrative préalable auprès de plusieurs cadres.

• Connaissances de travail intermédiaires à avancées de MS Word, Excel et Outlook requises.

• Excellentes compétences en communication écrite et orale, notamment une grande aisance au téléphone et une bonne maîtrise de la rédaction de courriels.

• Capacité à s’adapter à des situations changeantes avec un préavis et des directives limités.

• Diplôme d’études collégiales (ou équivalent) souhaité, mais non obligatoire.

• Qualités personnelles : autonomie, capacité d’apprentissage rapide, polyvalence, sens aigu de l’organisation, souci du détail, orientation client, aptitude à résoudre des problèmes, rigueur dans le suivi des dossiers, sens des priorités, esprit d’équipe.

• Maîtrise du français et de l’anglais requise. Une maîtrise professionnelle de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, est requise en raison des communications opérationnelles quotidiennes avec des parties prenantes internes situées à l’extérieur du Québec, notamment des membres d’équipe en Ontario et aux États-Unis. Le poste comporte aussi des communications en anglais avec des clients situés à l’extérieur du Québec.