Payroll Tax & Compliance Specialist

CPP Clinics

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Résumé du poste

Le/la spécialiste des taxes salariales et de la conformité soutient l’administration des inscriptions fiscales multi-États, la documentation d’emploi et la gestion des données dans le SIRH (HRIS). Ce poste est chargé de maintenir les comptes fiscaux de l’employeur, d’appuyer les processus de documentation des employés, de suivre les exigences de conformité et d’assurer des données exactes sur les effectifs dans les systèmes HRIS et paie.

Le/la candidat(e) idéal(e) est très organisé(e), orienté(e) vers le détail et capable de gérer plusieurs processus administratifs et de conformité dans un environnement multi-États, dynamique et rapide.

Tâches et responsabilités essentielles

Administration de la conformité fiscale des États

• Rechercher les exigences des agences fiscales fédérales, étatiques et locales et recueillir les informations nécessaires pour les inscriptions, mises à jour et activités de conformité.
• Traiter les inscriptions fiscales des employeurs au niveau des États et des localités pour de nouvelles entités, acquisitions et sites.
• Tenir les comptes fiscaux de l’employeur, y compris les numéros de compte, les identifiants d’accès en ligne, les contacts des agences et les dossiers d’enregistrement.
• Maintenir les dossiers de conformité fiscale, y compris les documents justificatifs et les dossiers de compte.
• Maintenir les calendriers de conformité fiscale et les échéanciers de dépôt.
• Assister à la gestion des comptes relatifs au chômage, aux retenues à la source, à l’invalidité, aux congés payés et aux taxes locales.
• Soumettre les mises à jour de compte, changements d’adresse, changements de propriété, réactivations de compte et fermetures de compte selon les besoins.
• Surveiller les avis fiscaux reçus des agences étatiques et locales et coordonner les actions appropriées.
• Assister avec la correspondance avec les agences, les demandes d’informations et les demandes relatives aux taxes.
• Assister aux audits fiscaux et fournir la documentation et les dossiers demandés.

Administration de la documentation d’emploi

• Maintenir les modèles de documents d’emploi, les bibliothèques et le contrôle de version.
• Préparer, maintenir et distribuer les documents liés à l’emploi, y compris les lettres d’offre, les contrats de travail, les avis de changement de rémunération, les accusés de réception des politiques, les accords de commission et autres documents de gestion du personnel.
• Appuyer l’accueil (onboarding), les changements de statut des employés, les processus de changements de rémunération et la documentation de sortie (offboarding).
• Suivre l’achèvement, la collecte et l’exécution des documents d’employés requis.
• Maintenir les dossiers électroniques du personnel et les systèmes de gestion documentaire.
• Veiller à ce que les dossiers des employés soient conservés conformément aux politiques de l’entreprise, aux exigences de conservation des archives et aux réglementations applicables.
• Réaliser des audits réguliers des dossiers des employés et de la documentation afin de garantir l’exactitude, l’exhaustivité et la conformité.

Support conformité et SIRH

• Surveiller les lieux de travail des employés, les juridictions fiscales et les données des effectifs afin d’assurer la conformité aux exigences fédérales, étatiques et locales.
• Suivre les échéances de conformité, les exigences de déclaration et les obligations réglementaires.
• Assister à la maintenance du HRIS, aux mises à jour des données des employés, aux audits du système, aux rapports et aux initiatives visant l’intégrité des données.
• Revoir les dossiers des employés, les données de paie, les configurations fiscales et les informations HRIS afin d’en vérifier l’exactitude, l’exhaustivité et la conformité.
• Identifier la documentation manquante et coordonner son achèvement avec les employés, les responsables (managers) et les parties prenantes internes.
• Maintenir des journaux (logs), tableaux de suivi, rapports et dossiers électroniques des employés liés à la conformité.
• Organiser et tenir la documentation fiscale, de conformité et des employés conformément aux politiques de l’entreprise et aux exigences de conservation des archives.
• Répondre aux demandes internes concernant les dossiers des employés, les comptes fiscaux, la documentation de conformité et les données HRIS.
• Collaborer avec les équipes Paie, Comptabilité, Acquisition de talents et Opérations pour soutenir les activités de conformité des effectifs.
• Appuyer les audits de paie, les revues de conformité, les déclarations réglementaires et autres initiatives liées à la conformité.
• Assister aux acquisitions, aux mises en œuvre de systèmes et aux projets de nettoyage des données.
• Participer aux efforts d’amélioration des processus visant à améliorer la conformité, la précision des rapports, l’efficacité opérationnelle et l’intégrité des données.

Qualifications

• Un diplôme d’associé(e) ou de bachelier(ère) est préférable.
• 2 ans ou plus d’expérience en paie, RH, conformité fiscale, administration HRIS ou domaine connexe.
• Une expérience de travail avec des employeurs multi-États est préférable.
• Bonne connaissance de la documentation d’emploi et des processus de conformité.
• Expérience avec les systèmes HRIS et de paie.
• Forte attention aux détails et compétences organisationnelles.
• Maîtrise de Microsoft Excel et des outils de reporting.
• Capacité à gérer plusieurs projets et échéances simultanément.

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