Détails du poste
- Lieu de travail : Montreal (Hybride)
- Type de poste : Permanent à temps plein
Description du poste
Description de l’entreprise
Faites partie du voyage !
Notre mission est d’être la compagnie aérienne de loisir préférée de nos clients et de notre équipe.
L’ouverture d’esprit, le souci des autres, l’intelligence au travail et, surtout, une bonne dose de plaisir nous permettent d’accomplir de grandes choses chaque jour. Notre engagement nous a valu à plusieurs reprises le titre de la meilleure compagnie aérienne de loisirs au monde, et nous ne faisons que commencer.
Vous souhaitez nous rejoindre ? Vous aurez l’occasion de profiter d’avantages de voyage exclusifs pour explorer le monde et créer des souvenirs inoubliables. Vous aurez également la possibilité de travailler dans un environnement moderne et inspirant.
Description du poste
Relevant de l’assistante exécutive du président et chef de la direction, la personne titulaire fournit un soutien administratif, organisationnel et logistique de haut niveau au bureau du président. Elle contribue au bon déroulement des opérations de la haute direction, à la visibilité du PDG et au fonctionnement efficace des activités institutionnelles.
Support administratif et organisationnel
- Gérer une partie de la correspondance et des invitations pour le bureau du président ;
- Assurer l’exécution et le suivi de certaines activités liées à l’horaire du PDG, conformément aux priorités et directives établies ;
- Fournir un soutien administratif à l’horaire du directeur financier (CFO) ;
- Préparer, réviser et mettre en forme des documents de niveau exécutif ;
- Organiser les voyages d’affaires ;
- Préparer et traiter les notes de frais (CONCUR) ;
- Fournir un soutien administratif aux engagements du PDG auprès des conseils d’administration externes ;
- Coordonner les activités de fin de trimestre, incluant la collecte de données, la mise en forme, l’impression et les signatures requises ;
- Optimiser et maintenir un système de classement structuré et efficace pour les documents sur OneDrive ;
- Fournir un soutien administratif à l’équipe des finances (gestion des réunions, horaires, suivi RH, feuilles de temps) ;
Logistique et coordination du bureau
- Gérer la logistique quotidienne du bureau du président ;
- Préparer, approvisionner et aménager les salles de réunion ;
- Accueillir les invités externes et veiller à une expérience professionnelle et courtoise.
Communications et rayonnement
- Assurer le respect strict du protocole de reconnaissance du PDG, en collaboration avec les communications internes ;
- Fournir un soutien administratif pour la préparation du rapport trimestriel du PDG ;
- Gérer la boîte de réception LinkedIn du PDG.
Projets et initiatives
- Collaborer avec le Bureau des initiatives stratégiques afin de suivre les projets et initiatives clés, en s’assurant que les échéanciers sont respectés et que les livrables sont de haute qualité.
Qualifications
- Diplôme collégial (DEC) en administration de bureau ou formation pertinente équivalente.
- Au moins 5 ans d’expérience en soutien administratif exécutif, idéalement auprès de la haute direction.
- Expérience dans un environnement complexe, matriciel ou en changement.
- Excellentes compétences organisationnelles, capacité à prioriser et jugement professionnel.
- Approche proactive, rigoureuse et orientée vers les solutions.
- Excellente maîtrise des outils MS Office (Word, Excel, Outlook, Teams) et confort démontré avec des outils numériques collaboratifs et l’IA ( , Copilot).
- Capacité à apprendre rapidement et à s’adapter aux nouvelles technologies.
- Maîtrise du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit*.
Informations supplémentaires
Doit être présent au bureau (300 Léo-Pariseau), 4 jours par semaine.
Le télétravail est possible 1 jour par semaine.
*Une bonne connaissance du français est requise pour les postes au Québec. La personne titulaire devra communiquer et collaborer fréquemment en anglais, à l’oral comme à l’écrit, avec des collègues, des clients et d’autres parties prenantes au Québec, dans le reste du Canada et à l’international.
**Des outils d’intelligence artificielle sont utilisés pour analyser les candidatures, que ce soit pour trier ou présélectionner des profils selon des critères liés aux exigences du poste. Toutes les candidatures sont ensuite examinées par notre équipe de recrutement afin d’assurer un processus équitable et inclusif.
Équité en matière d’emploi
Chez Transat, nous favorisons un environnement où l’inclusion, le respect et l’équité règnent. Nous cherchons à bâtir une main-d’œuvre qui reflète la diversité de nos clients ainsi que celle des communautés auxquelles nous nous rendons. Nous encourageons les femmes, les membres des minorités visibles, les minorités ethniques, les peuples autochtones ainsi que les personnes en situation de handicap à soumettre leur candidature. Transat offrira des accommodements aux personnes en situation de handicap tout au long du processus de recrutement et de sélection. Si vous avez besoin d’un accommodement, veuillez nous contacter afin que nous puissions travailler ensemble pour répondre adéquatement à vos besoins.
