Executive Assistant

À propos de l’opportunité

• Gérer et maintenir un calendrier exécutif complexe, y compris la planification et la priorisation des réunions, rendez-vous et engagements dans plusieurs fuseaux horaires
• Coordonner et réserver des arrangements de voyage nationaux et internationaux, y compris les vols, l’hébergement, le transport terrestre et les itinéraires, avec un souci méticuleux du détail
• Traiter et rapprocher les notes de frais de voyage à l’aide de Concur
• Coordonner les réunions avec les investisseurs et les communications au nom du SVP, en faisant la liaison avec les parties prenantes internes et externes de manière professionnelle et en temps opportun
• Assister à certaines réunions avec le SVP, en capturant les points clés, les éléments d’action et les suivis au besoin
• Agir à titre de gardien et de point de contact de confiance, en gérant les communications et la correspondance avec un haut degré de confidentialité
• Assurer la gestion documentaire et les flux de travail administratifs à l’aide de SAP
• Anticiper les besoins du SVP et gérer proactivement les priorités afin d’assurer des opérations quotidiennes sans heurts
• S’adapter de manière fluide aux priorités changeantes et aux exigences urgentes — ce rôle fonctionne bien au-delà d’un horaire traditionnel de 9 h à 17 h

À propos de vous

• Expérience avérée en tant qu’assistant(e) exécutif(ve) soutenant la direction générale ou le leadership senior, idéalement dans un environnement de société ouverte, d’entreprise ou de marchés des capitaux
• Bilinguisme en français et en anglais (écrit et verbal) obligatoire
• Expérience pratique avec Concur (voyage & dépenses) et SAP
• D’excellentes compétences d’organisation et de gestion du temps, avec une forte capacité à gérer plusieurs tâches sous pression
• Forte intelligence émotionnelle, maturité professionnelle, et capacité à faire preuve de discrétion avec des informations sensibles
• Esprit proactif orienté solutions, sens de l’urgence et grande attention aux détails
• Confort avec des déplacements occasionnels et une flexibilité en dehors des heures de travail standard
• Ouvert aux candidatures provenant de tout secteur, à condition d’apporter le bon niveau de professionnalisme et d’expérience en soutien exécutif

Échelle de rémunération

$100,000 - $120,000 per year

Comment postuler

Cliquez sur le bouton « Apply Now » et suivez les instructions pour soumettre votre CV. Veuillez noter que nous n’acceptons que les documents au format MS Word ou Rich Text. Lorsque vous faites référence à ce poste, citez le # 481758

Ce poste pour l’emploi est pour un poste vacant actuel auprès du client de Vaco/Highspring. Vous devez actuellement résider dans la région du Grand Toronto et être autorisé à travailler au Canada pour être considéré pour cette opportunité. Un recruteur vous contactera si votre profil répond aux exigences de notre client pour ce poste.

Détermination de la rémunération

La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco/Highspring dépend d’une vaste gamme de facteurs, notamment mais sans s’y limiter : l’ensemble des compétences, l’expérience et la formation de la personne, l’autorisation d’exercer et les certifications, l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques, ainsi que d’autres besoins liés à l’entreprise et à l’organisation. Cela dit, comme requis par la loi locale dans les régions qui exigent la divulgation de la fourchette salariale, Vaco/Highspring indique que la fourchette salariale pour le poste est indiquée dans cette publication. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires et peut participer aux avantages médicaux, dentaires et de vision ainsi qu’au régime de retraite 401(k) de l’entreprise. Avis supplémentaire : Sauf indication contraire dans la description de poste, le poste pour lequel Vaco/Highspring recrute est pourvu. Veuillez toutefois noter que Vaco/Highspring est régulièrement sollicité pour fournir des talents à d’autres organisations. En soumettant à ce poste, vous acceptez d’être inclus dans notre bassin de talents pour les futures embauches pour des postes similaires qualifiés. Les soumissions à ce poste sont soumises à l’utilisation de l’IA pour effectuer des pré-criblages préliminaires des candidats, axés sur la vérification que les exigences minimales du poste indiquées dans la publication sont satisfaites. Une évaluation plus approfondie des candidats au-delà de cette phase initiale au sein de Vaco/Highspring sera autrement évaluée par les recruteurs et les gestionnaires d’embauche. Vaco/Highspring n’a pas de connaissance des outils utilisés par ses clients pour prendre les décisions finales d’embauche et ne peut pas se prononcer sur l’utilisation de produits d’IA.

Vaco by Highspring valorise un lieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les personnes LGBTQ+, les personnes en situation de handicap, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.

Avis EEO

Vaco by Highspring est un employeur offrant l’égalité des chances et ne fait aucune discrimination à l’encontre de tout employé ou candidat pour l’emploi en raison de la race (y compris, mais sans s’y limiter, des caractéristiques historiquement associées à la race telles que la texture et le style de cheveux), de la couleur, du sexe (incluant la grossesse ou les conditions liées), de la religion ou de la croyance, de l’origine nationale, de la citoyenneté, de l’âge, du handicap, du statut de vétéran, de l’appartenance à un syndicat, de l’ethnie, de l’identité de genre, de l’expression de genre, de l’orientation sexuelle, de l’état matrimonial, des affiliations politiques ou de toute autre caractéristique protégée telle que requise par la loi fédérale, étatique ou locale.

Vaco by Highspring et ses sociétés mères, filiales et sociétés affiliées s’engagent à assurer une inclusion complète de toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring et ses sociétés mères, filiales et sociétés affiliées veilleront à ce que les personnes handicapées se voient offrir des aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de demande d’emploi ou d’entrevue, pour exercer des fonctions essentielles du poste et/ou pour recevoir d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter .

Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats sachent que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.

En soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de vous présenter comme candidat pour l’opportunité d’emploi susmentionnée. Vous acceptez également avoir représenté fidèlement les informations vous concernant et ne pas avoir fait de fausses déclarations quant à vos qualifications. Vous acceptez en outre de garder confidentielles, dans la mesure maximale permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring au sujet du poste, et de limiter la divulgation d’informations au sujet du poste uniquement dans la mesure nécessaire pour remplir toute obligation dans le cadre de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring s’engage à déployer des efforts raisonnables pour vous représenter tout au long du processus de sollicitation, de sélection des candidats et de diffusion des CV.

Avis de confidentialité

Vaco by Highspring et ses sociétés mères, filiales et sociétés affiliées (« nous », « notre » ou « Vaco by Highspring ») respectent votre vie privée et s’engagent à fournir un avis transparent sur nos politiques.

• Les résidents de Californie peuvent accéder à l’avis RH de Vaco by Highspring au moment de la collecte pour les candidats et employés de Californie ici.
• Les résidents de Virginie peuvent accéder à nos politiques spécifiques à l’État ici.
• Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
• Les résidents du Canada peuvent accéder à nos politiques en anglais ici et en français ici.
• Les résidents de pays régis par le RGPD peuvent accéder à nos politiques ici.

Avis sur la transparence salariale

Déterminer la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment mais sans s’y limiter :

• les compétences, l’expérience et la formation de l’individu;
• les exigences en matière d’autorisation d’exercer et de certification;
• l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
• les autres besoins liés à l’entreprise et à l’organisation.

Cela dit, comme requis par la loi locale, Vaco by Highspring estime que la fourchette salariale suivante mentionnée ci-dessus estime raisonnablement la rémunération de base pour une personne embauchée à ce poste dans les régions qui exigent la divulgation de la fourchette salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.