Executive Assistant

À propos de l’opportunité

• Gérer et maintenir un calendrier exécutif complexe, incluant la planification et la priorisation des réunions, rendez-vous et engagements dans plusieurs fuseaux horaires
• Coordonner et réserver des arrangements de voyage nationaux et internationaux, incluant les vols, l’hébergement, le transport terrestre et les itinéraires, avec un souci méticuleux du détail
• Traiter et rapprocher les notes de frais et dépenses de voyage à l’aide de Concur
• Coordonner les réunions et communications avec les investisseurs au nom du SVP, en assurant une liaison avec les parties prenantes internes et externes de manière professionnelle et en temps opportun
• Assister à certaines réunions aux côtés du SVP, en capturant les points clés, les éléments d’action et les suivis requis
• Agir comme gardien et point de contact de confiance, en gérant les communications et la correspondance avec un haut niveau de confidentialité
• Assurer la gestion documentaire et les flux de travail administratifs à l’aide de SAP
• Anticiper les besoins du SVP et gérer proactivement les priorités afin d’assurer des opérations quotidiennes sans heurts
• S’adapter avec fluidité aux priorités changeantes et aux demandes urgentes — ce rôle fonctionne bien au-delà d’un horaire traditionnel de 9 h à 17 h

À propos de vous

• Expérience avérée en tant qu’assistant(e) exécutif(ve) au service du C-suite ou de la haute direction, idéalement dans un environnement de sociétés ouvertes, d’entreprise ou de marchés de capitaux
• La maîtrise bilingue du français et de l’anglais (écrit et verbal) est obligatoire
• Expérience pratique avec Concur (voyage & dépenses) et SAP
• Excellentes compétences d’organisation et de gestion du temps, avec une forte capacité à effectuer plusieurs tâches sous pression
• Grande intelligence émotionnelle, maturité professionnelle et capacité à faire preuve de discernement avec des informations sensibles
• Esprit proactif orienté solutions, sens de l’urgence et grand souci du détail
• Aisance avec des déplacements occasionnels et flexibilité en dehors des heures de travail standard
• Ouvert aux candidatures de tout secteur, à condition d’apporter le bon niveau de professionnalisme et d’expérience de soutien à l’exécutif

Fourchette de rémunération

$100,000 - $120,000 per year

Comment postuler

Cliquez sur le bouton « Apply Now » et suivez les instructions pour soumettre votre CV. Veuillez noter que nous n’acceptons que des documents au format MS Word ou Rich Text. En faisant référence à ce poste, veuillez citer le # 481758

Ce poste pour l’emploi vise une vacance actuelle chez le client de Vaco/Highspring. Vous devez actuellement résider dans la région métropolitaine de Toronto et être autorisé à travailler au Canada pour être considéré pour cette opportunité. Un recruteur communiquera avec vous si votre profil répond aux exigences de notre client pour ce rôle.

La détermination de la rémunération pour ce rôle (et d’autres) chez Vaco/Highspring dépend d’un large éventail de facteurs incluant, sans s’y limiter, les ensembles de compétences, l’expérience et la formation de l’individu, les autorisations, permis et certifications, l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques, ainsi que d’autres besoins liés à l’activité et à l’organisation. Cela dit, tel que requis par la loi locale dans les régions qui exigent la divulgation de la fourchette salariale, Vaco/Highspring indique que la fourchette salariale pour le rôle est notée dans cette offre d’emploi. L’individu peut également être admissible à des primes discrétionnaires et peut participer à des avantages médicaux, dentaires et visuels ainsi qu’au régime de retraite 401(k) de l’entreprise. Avis supplémentaire : Sauf indication contraire dans la description de poste, le poste pour lequel Vaco/Highspring fait une demande est occupé. Veuillez toutefois noter que Vaco/Highspring est régulièrement sollicité pour fournir des talents à d’autres organisations. En soumettant à ce poste, vous acceptez d’être inclus dans notre bassin de talents pour des embauches futures pour des postes futurs similaires pour lesquels vous êtes qualifié. Les soumissions à ce poste sont assujetties à l’utilisation d’IA pour effectuer des évaluations préliminaires des candidats, visant à s’assurer que les exigences minimales du poste indiquées dans l’offre sont respectées. Une évaluation plus poussée des candidats au-delà de cette phase initiale chez Vaco/Highspring sera autrement évaluée par les recruteurs et les responsables du recrutement. Vaco/Highspring n’a pas connaissance des outils utilisés par ses clients pour prendre les décisions finales d’embauche et ne peut pas se prononcer sur leur utilisation de produits d’IA.

Vaco by Highspring valorise un lieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les personnes LGBTQ+, les personnes en situation de handicap, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les vétérans à postuler.

Avis EEO

Vaco by Highspring est un employeur offrant l’égalité des chances et ne fait aucune discrimination à l’encontre de tout employé ou candidat à l’emploi en raison de la race (y compris, sans s’y limiter, des traits historiquement associés à la race tels que la texture et le style des cheveux), de la couleur, du sexe (y compris la grossesse ou les conditions liées), de la religion ou de la croyance, de l’origine nationale, de la citoyenneté, de l’âge, du handicap, du statut de vétéran, de l’appartenance syndicale, de l’origine ethnique, de l’identité de genre, de l’expression de genre, de l’orientation sexuelle, de l’état matrimonial, de l’affiliation politique, ou de toute autre caractéristique protégée telle que requis par la loi fédérale, étatique ou locale.

Vaco by Highspring et ses sociétés mères, affiliées et filiales s’engagent à assurer la pleine inclusion de toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring et ses sociétés mères, affiliées et filiales veilleront à fournir des accommodements raisonnables aux personnes en situation de handicap. Si un accommodement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de demande d’emploi ou d’entrevue, pour exercer des fonctions essentielles du poste et/ou pour recevoir d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter .

Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats sachent que la discrimination en milieu de travail est illégale.

En soumettant à ce poste, vous acceptez d’accorder à Vaco by Highspring le droit exclusif de vous présenter comme candidat(e) pour la possibilité d’emploi susmentionnée. Vous acceptez également d’avoir représenté fidèlement les informations vous concernant et de ne pas avoir trompé volontairement vos qualifications. Vous acceptez en outre de maintenir confidentielles, dans toute la mesure permise par la loi, toutes les informations que vous apprenez de Vaco by Highspring au sujet du poste et de limiter la divulgation d’informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour remplir toute obligation dans le cadre de votre demande. En échange, Vaco by Highspring s’engage à faire des efforts raisonnables pour vous représenter tout au long des sollicitations, du processus de sélection de candidats et de la diffusion de CV.

Avis de confidentialité

Vaco by Highspring et ses sociétés mères, affiliées et filiales (« nous », « notre » ou « Vaco by Highspring ») respecte votre vie privée et s’engage à fournir un avis transparent concernant nos politiques.

• Les résidents de Californie peuvent accéder à l’avis RH de Vaco by Highspring à Collection for California Applicants and Employees ici.
• Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques spécifiques à l’État ici.
• Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
• Les résidents du Canada peuvent accéder à nos politiques en anglais ici et en français ici.
• Les résidents des pays régis par le RGPD peuvent accéder à nos politiques ici.

Avis de transparence en matière de rémunération

Déterminer la rémunération pour ce rôle (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, incluant mais sans s’y limiter :

• les ensembles de compétences, l’expérience et la formation de l’individu ;
• les exigences relatives à la licence et aux certifications ;
• le lieu du bureau et d’autres considérations géographiques ;
• les autres besoins liés à l’activité et à l’organisation.

Cela dit, comme requis par la loi locale, Vaco by Highspring estime que la fourchette salariale suivante, mentionnée ci-dessus, correspond raisonnablement à la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans les zones où la divulgation de la fourchette salariale est requise. L’individu peut également être admissible à des primes discrétionnaires.