Executive Assistant

À propos de l’opportunité

• Gérer et maintenir un calendrier exécutif complexe, y compris planifier et prioriser des réunions, des rendez-vous et des engagements dans plusieurs fuseaux horaires
• Coordonner et réserver des arrangements de voyage nationaux et internationaux, y compris les vols, l’hébergement, le transport terrestre et les itinéraires, avec un souci méticuleux du détail
• Traiter et rapprocher les notes de frais et dépenses de voyage en utilisant Concur
• Coordonner les réunions et communications avec les investisseurs au nom du SVP, en faisant le lien avec les parties prenantes internes et externes de manière professionnelle et en temps opportun
• Assister à certaines réunions aux côtés du SVP, en consignant les points clés, les actions à entreprendre et les suivis au besoin
• Agir comme gardien et point de contact de confiance, en gérant les communications et la correspondance avec un haut degré de confidentialité
• Assurer la gestion documentaire et les processus administratifs à l’aide de SAP
• Anticiper les besoins du SVP et gérer proactivement les priorités pour assurer des opérations quotidiennes fluides
• S’adapter de manière fluide aux priorités changeantes et aux exigences urgentes — ce poste s’exécute au-delà d’un horaire traditionnel de 9h à 17h

À propos de vous

• Expérience avérée en tant qu’assistant(e) exécutif(ve) soutenant la direction générale ou des dirigeants seniors, idéalement dans un environnement d’entreprise ou de marchés des capitaux, ou une société ouverte
• Bilinguisme en français et en anglais (à l’écrit et à l’oral) obligatoire
• Expérience pratique avec Concur (voyage & dépenses) et SAP
• Excellentes compétences d’organisation et de gestion du temps, avec une forte capacité à jongler avec plusieurs tâches sous pression
• Forte intelligence émotionnelle, maturité professionnelle et capacité à faire preuve de discernement avec des informations sensibles
• Esprit proactif orienté solutions, sens de l’urgence et grand souci du détail
• À l’aise avec des déplacements occasionnels et une flexibilité en dehors des heures de travail standards
• Ouvert aux candidats de tout secteur d’activité, à condition qu’ils possèdent le bon niveau de professionnalisme et d’expérience en soutien exécutif

Fourchette de rémunération

$100,000 - $120,000 per year

Comment postuler

Cliquez sur le bouton « Apply Now » et suivez les instructions pour soumettre votre CV. Veuillez noter que nous n’acceptons que les documents au format MS Word ou Rich Text. Lors de la référence à ce poste, veuillez indiquer le # 481758

Ce poste est proposé pour un emploi au sein d’un poste vacant actuel avec le client de Vaco/Highspring. Vous devez actuellement résider dans la grande région de Toronto et être autorisé à travailler au Canada pour être considéré pour cette opportunité. Un recruteur communiquera avec vous si votre profil correspond aux exigences de notre client pour ce rôle.

La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco/Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment mais sans s’y limiter, les compétences, l’expérience et la formation de la personne, l’obtention de permis et certifications, l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques, ainsi que d’autres besoins liés à l’activité et à l’organisation. Cela dit, conformément à ce qui est requis par la loi locale dans les régions qui exigent la divulgation de la fourchette salariale, Vaco/Highspring indique que la fourchette salariale du poste est mentionnée dans cette publication. La personne pourrait également être admissible à des primes discrétionnaires et peut participer à des avantages médicaux, dentaires et visuels ainsi qu’au régime de retraite 401(k) de l’entreprise. Avis supplémentaire : Sauf indication contraire dans la description de poste, le poste pour lequel Vaco/Highspring procède au recrutement est occupé. Veuillez toutefois noter que Vaco/Highspring est régulièrement sollicité pour fournir des talents à d’autres organisations. En soumettant votre candidature à ce poste, vous acceptez d’être inclus dans notre bassin de talents pour un recrutement futur à des postes similaires et pour des personnes qualifiées. Les soumissions à ce poste sont assujetties à l’utilisation de l’IA pour effectuer des présélections préliminaires des candidats, visant à s’assurer que les exigences minimales du poste mentionnées dans l’offre sont satisfaites. Toute évaluation supplémentaire des candidats au-delà de cette phase initiale chez Vaco/Highspring sera autrement évaluée par les recruteurs et les gestionnaires d’embauche. Vaco/Highspring ne dispose pas des informations concernant les outils utilisés par ses clients lors des décisions finales d’embauche et ne peut pas se prononcer sur leur utilisation de produits d’IA.

Vaco par Highspring accorde de la valeur à un lieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les individus LGBTQ+, les personnes en situation de handicap, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.

Annonce EEO

Vaco par Highspring est un employeur garantissant l’égalité des chances et ne fait aucune discrimination à l’égard de tout employé ou candidat relativement à l’emploi en raison de la race (y compris, mais sans s’y limiter, des caractéristiques historiquement associées à la race telles que la texture des cheveux et le style de coiffure), de la couleur, du sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), de la religion ou de la croyance, de l’origine nationale, de la citoyenneté, de l’âge, du handicap, du statut de vétéran, de l’affiliation syndicale, de l’ethnicité, de l’identité de genre, de l’expression de genre, de l’orientation sexuelle, de l’état matrimonial, de l’affiliation politique, ou de toute autre caractéristique protégée conformément à la loi fédérale, étatique ou locale.

Vaco par Highspring et ses sociétés mères, affiliées et filiales s’engagent en faveur d’une inclusion complète de toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco par Highspring et ses sociétés mères, affiliées et filiales s’assureront que des aménagements raisonnables sont fournis aux personnes en situation de handicap. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour exercer les fonctions essentielles du poste et/ou pour recevoir d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez communiquer avec .

Vaco par Highspring souhaite également que tous les candidats sachent que toute discrimination au travail est illégale.

En soumettant votre candidature à ce poste, vous acceptez d’accorder à Vaco par Highspring le droit exclusif de vous présenter comme candidat pour l’opportunité d’emploi susmentionnée. Vous acceptez également d’avoir représenté avec exactitude les informations vous concernant et de ne pas avoir faussement déclaré de façon affirmative vos qualifications. Vous acceptez en outre de maintenir confidentielles, dans la mesure la plus large permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco par Highspring au sujet du poste et de limiter la divulgation d’informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour remplir toute obligation dans le cadre de votre demande. En contrepartie, Vaco par Highspring s’engage à déployer des efforts raisonnables pour vous représenter dans l’ensemble des sollicitations, du tri des candidats et de la diffusion des CV.

Avis de confidentialité

Vaco par Highspring et ses sociétés mères, affiliées et filiales (« nous », « notre » ou « Vaco par Highspring ») respectent votre vie privée et s’engagent à fournir un avis transparent sur nos politiques.

• Les résidents de la Californie peuvent accéder à l’avis RH de Vaco par Highspring à Collection for California Applicants and Employees ici.
• Les résidents de Virginie peuvent accéder à nos politiques spécifiques à l’État ici.
• Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
• Les résidents du Canada peuvent accéder à nos politiques en anglais ici et en français ici.
• Les résidents des pays régis par le RGPD peuvent accéder à nos politiques ici.

Avis sur la transparence salariale

Déterminer la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco par Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment mais sans s’y limiter :

• les compétences, l’expérience et la formation de la personne ;
• les exigences en matière d’obtention de permis et de certifications ;
• l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques ;
• d’autres besoins liés à l’activité et à l’organisation.

Cela dit, conformément à la loi locale, Vaco par Highspring estime que la fourchette salariale suivante mentionnée ci-dessus estime raisonnablement la rémunération de base d’une personne embauchée pour ce poste dans les régions qui exigent la divulgation de la fourchette salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.