Workspace & Employee Experience Coordinator

Description du poste

L’agent(e) aux installations de bureau et à l’expérience employé(e) chez LGI Healthcare Solutions coordonne les activités liées à nos espaces de bureau et contribue à assurer une expérience positive pour toutes les personnes qui y travaillent ou qui s’y rendent.

Dans ce rôle, vous serez responsable de maintenir de solides relations avec les propriétaires des immeubles et divers fournisseurs (nettoyage, fournitures, etc.), tout en assurant le suivi et la gestion de nos ententes de location commerciales. Vous fournirez également un soutien administratif à l’équipe responsable des communications, des événements corporatifs et de l’expérience employé(e) (planification des rencontres, coordination logistique, etc.).

Il s’agit d’un poste à temps plein, sur site, situé dans nos bureaux du centre-ville de Montréal, idéalement situés et accessibles à pied des transports en commun (EXO, REM, autobus et métro).

Responsabilités clés

Installations de bureau, services et coordination avec les fournisseurs

• Agir à titre de principal point de contact entre LGI Healthcare Solutions et les propriétaires de nos emplacements de bureaux, en coordonnant avec les parties prenantes internes (Juridique, Finances, Culture et Talents, TI).
• Coordonner l’ensemble du cycle de vie des contrats de service liés aux espaces de bureaux loués (suivi, contrôle de la qualité, renouvellements) et veiller à la prestation de services tels que la livraison d’équipements, de fournitures, de places de stationnement, de nettoyage, de sécurité, etc.
• Surveiller les factures liées aux bureaux, y compris la réception, la validation et le suivi du traitement.
• Coordonner et suivre les projets d’amélioration et de rénovation des bureaux.
• Assurer la sécurité au travail, y compris le contrôle d’accès, les systèmes d’alarme, les procédures d’urgence et les exigences de conformité.
• Coordonner les procédures de bureau et mettre en œuvre les meilleures pratiques.
• Faire le lien avec les gestionnaires du bureau de la Ville de Québec afin d’harmoniser les pratiques et de faciliter le partage d’informations.

Réception et expérience employé(e)

• Accueillir les employés et les visiteurs de LGI au bureau de Montréal de manière courtoise et professionnelle.
• Coordonner l’intégration logistique des nouveaux employés, y compris l’accès au bureau, la configuration du matériel, les cadeaux de bienvenue et la gestion de l’inventaire connexe.
• Gérer les commodités sur place pour les employés, notamment les fruits, le café, les collations, les boissons, ainsi que les commandes et la gestion de l’inventaire associés.
• Ravitailler les fournitures du bureau et de la cuisine.
• Veiller à ce que les espaces de travail collaboratifs, les salles de conférence et les aires communes soient correctement entretenus et fonctionnent efficacement.
• Appliquer les politiques de bureau et assurer le respect des normes en matière de santé, de sécurité et de milieu de travail.

Soutien administratif

• Créer, maintenir et gérer le calendrier du bureau, y compris les activités, les événements, l’entretien et les initiatives récurrentes.
• Offrir un soutien administratif au directeur(ice) de Culture et Talents et à l’équipe responsable des communications, des événements corporatifs et de l’expérience employé(e).
• Coordonner les aspects administratifs et logistiques des rencontres et des événements corporatifs, y compris les fournisseurs, la restauration, les lieux et la logistique d’événements.
• Recevoir, traiter et expédier les commandes et le courrier.

Qualifications

Connaissances, expérience et compétences requises

• 6–8 ans d’expérience en coordination des installations de bureau, services administratifs ou dans un rôle similaire.
• Expérience dans la coordination de projets tels que les rénovations/améliorations de bureau et les activités sociales.
• Capacité solide à collaborer avec une variété d’intervenants.
• Capacité à travailler de façon autonome, à gérer les priorités et à résoudre les problèmes de manière créative.
• Aise à travailler dans des environnements où l’occupation du bureau varie.
• À jour sur les tendances émergentes en matière de bien-être et de sécurité des employés, ainsi que sur les règlements pertinents, les exigences de conformité et les normes de l’industrie.
• Secouriste en milieu de travail certifié(e), ou volonté d’obtenir la certification.
• Volonté de se déplacer occasionnellement au bureau de la Ville de Québec.

Éducation

• DEP (Diplôme d’études professionnelles) ou DEC (Diplôme d’études collégiales) en Administration ou dans un domaine connexe. Une combinaison de formation pertinente et d’expérience professionnelle sera considérée. Les candidats ayant une expérience significative et pertinente qui ne répondent pas aux exigences éducatives indiquées sont encouragés à postuler

Langues et compétences techniques

• Excellente maîtrise du français parlé et écrit
• Doit être à l’aise avec des communications de base en anglais
• Maîtrise de Microsoft 365.
• Capacité à s’adapter aux nouvelles technologies et intérêt pour l’intelligence artificielle.

Informations supplémentaires

Pourquoi se joindre à LGI?

• Un milieu de travail fondé sur la confiance, l’autonomie et la collaboration
• La possibilité de grandir, de performer et de travailler aux côtés de collègues curieux et talentueux
• Une culture d’apprentissage continu avec du temps de formation dédié, une plateforme renommée de développement des compétences et l’accès à des outils de pointe
• Des projets stimulants qui font avancer la technologie en soins de santé et qui appuient le travail de plus de 320 000 professionnels, au bénéfice de plus de 6 millions de patients
• Une gamme complète d’avantages sociaux comprenant une assurance collective dès le premier jour, un REER collectif avec contributions de l’employeur, une télé-médecine 24/7, un programme d’aide aux employés et à leur famille, et un minimum de 3 semaines de vacances par année

Chez LGI Healthcare Solutions, nous valorisons la diversité, l’équité et l’inclusion. Nous croyons qu’une diversité d’expériences, de perspectives et d’origines contribue à notre réussite. Nous nous engageons à favoriser un environnement de travail inclusif, équitable et respectueux, où chacun peut s’épanouir et réaliser pleinement son potentiel. Nous encourageons toutes les personnes qualifiées à postuler.

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