Conseiller-ère, événements et bénévolat

Conseillère, Événements et Bénévolat — Sommaire du Rôle

Relevant de la Direction du Développement philanthropique, la Conseillère, Événements et Bénévolat est responsable de la planification, de l’exécution et du suivi de tous les événements philanthropiques majeurs (incluant la Soirée Bénéfice annuelle et l’événement sportif Bromont Ultra), en collaboration avec la Fondation Mère avec pouvoir (“La Fondation”). Cette personne sera également responsable de la gestion des programmes de bénévolat (notamment corporatif), et des relations avec ceux-ci. Ce rôle est essentiel pour maximiser les revenus et l’engagement communautaire de l’organisme tout en assurant une gestion proactive des risques liés aux événements.

Principales Responsabilités

1. Gestion et Exécution des Événements Philanthropiques (50 %)

• Planification Stratégique : En collaboration avec l’équipe de direction, développer le concept, le budget, le plan de travail et les indicateurs de performance (KPI) pour les événements majeurs (Soirée Bénéfice, Bromont Ultra, etc.) et les activités de collecte de fonds en collaboration avec une agence et un comité de bénévoles.
• Logistique: Coordonner tous les aspects logistiques, incluant la sélection des lieux, la gestion de fournisseurs, la gestion des inscriptions/ventes de billets, et l’obtention des permis nécessaires.
• Commandites et Partenariats : Soutenir la sollicitation et l’activation des commandites et des partenariats, en assurant une visibilité et une reconnaissance conformes aux ententes.
• Gestion des Risques : Avec la directrice Communications et philanthropie, mettre en œuvre les plans de contingence et de gestion des risques (sécurité, météo, urgences, etc.), notamment pour les événements extérieurs et sportifs comme le Bromont Ultra, et s’assurer de la conformité aux règlements.
• Suivi Post-Événement : Assurer la reddition de comptes auprès des partenaires, donateurs et la Fondation, ainsi que la production des rapports d’évaluation (en collaboration avec l’équipe responsable des reçus fiscaux).

2. Développement et Gestion du Bénévolat (30 %)

• Recrutement, Stratégie et Rétention : Mettre en œuvre et ajuster au besoin une stratégie de recrutement, de formation et de rétention des bénévoles. S’assurer de l’adoption de pratiques éthiques et novatrices en matière de gestion du bénévolat.
• Programme de Bénévolat Corporatif : Développer et entretenir des relations avec des entreprises pour des activités de bénévolat d’équipe, assurant un alignement entre leurs objectifs RSE et les besoins de l’organisme.
• Encadrement : Assurer la coordination des équipes de bénévoles sur le terrain, en particulier lors des événements de grande envergure (ex. Bromont Ultra), garantissant une expérience positive et efficace.
• Suivi de l’Engagement et Données : Maintenir une base de données précise des bénévoles. Analyser les données d’engagement (heures, tâches, feedback) pour affiner les stratégies de rétention et personnaliser la reconnaissance.
• Reconnaissance : Mettre en place un programme de reconnaissance des bénévoles pour valoriser leur contribution essentielle.

3. Relations et Communication (20 %)

• Gestion des Donateurs/Participants : Contribuer à l’établissement et au maintien d’excellentes relations avec les participants aux événements, les donateurs, les partenaires et les bénévoles.
• Communication Événementielle : Collaborer avec l’équipe de communication pour la création de matériel promotionnel (sites web d’événements, réseaux sociaux, infolettres) et la diffusion des messages clés.

Qualifications et Compétences

1. Formation et Expérience

• Scolarité : Diplôme universitaire ou collégial en communication, relations publiques, gestion d’événements, administration ou dans un domaine connexe.
• Expérience : Un minimum de 2 à 4 ans d’expérience pertinente en gestion d’événements, en philanthropie, en collecte de fonds ou en gestion de bénévolat.
• Secteur : Expérience démontrée dans le milieu des organismes à but non lucratif (OBNL).
• Réalisations : Expérience concrète dans la planification d’événements à grand déploiement (gala ou événement sportif).

2. Compétences Techniques

• Gestion de projet et logistique : Maîtrise de la planification budgétaire, des calendriers de production et de la coordination de fournisseurs multiples.
• Gestion des risques : Capacité à élaborer des plans de contingence et de sécurité, particulièrement pour des événements extérieurs complexes.
• Analyse de données (CRM) : Capacité à utiliser des bases de données pour extraire et analyser les statistiques d’engagement des bénévoles afin d’ajuster les stratégies.
• Stratégie de recrutement : Capacité à concevoir et ajuster des plans de recrutement de bénévoles basés sur des indicateurs de performance.
• Reddition de comptes : Production de rapports d’évaluation post-événement et suivi de la reconnaissance des partenaires (sans la gestion des reçus fiscaux).

3. Compétences Interpersonnelles et Leadership

• Leadership de mobilisation : Grand talent pour inspirer, encadrer et retenir des équipes de bénévoles diversifiées.
• Éthique et Innovation : Sensibilité marquée pour les pratiques de gestion éthiques et curiosité pour implanter des méthodes novatrices d’engagement.
• Relations partenariales : Habileté à naviguer dans le milieu corporatif (RSE) pour développer le bénévolat d’entreprise.
• Communication d’impact : Excellente maîtrise du français (oral et écrit) et capacité à communiquer de façon professionnelle avec des donateurs et partenaires.
• Adaptabilité et autonomie : Capacité à prendre des décisions rapides sur le terrain lors d’imprévus.

4. Atouts Spécifiques

• Événementiel Sportif : Connaissance des enjeux spécifiques aux courses de type « ultra-trail » ou événements d’endurance.
• Bilinguisme : Maîtrise de l’anglais, un atout majeur pour les relations avec certains partenaires ou participants internationaux.
• Réseautage : Posséder déjà un réseau de contacts dans le milieu de la philanthropie ou de l’événementiel au Québec.
• Logiciels spécialisés : Aisance avec les plateformes de gestion de bénévoles ou de billetterie en ligne.