Property Services Coordinator

Description du poste

The Property Service Coordinator est responsable de la supervision et de la coordination de la prestation efficace de divers services liés au fonctionnement continu des bâtiments. Fournit un soutien administratif à l’équipe des opérations dans divers domaines, notamment la gestion des bons de travail, la santé, la sécurité et l’environnement, la gestion des contrats, le traitement des factures et la gestion des fournisseurs.

Point de contact principal auprès de divers prestataires de services et partage la responsabilité de la résolution en temps opportun de toutes les demandes des clients liées aux services immobiliers.

Principales tâches et responsabilités

Opérations

• Traite les demandes de service reçues par téléphone, e-mail et visites en personne et tient une base de données de ces demandes afin de répondre aux exigences de reporting et d’analyse.
• Veille à ce que les services contractuels soient émis en correspondance avec le bon d’achat PO (purchase order) et que les services à la demande soient émis vers le WO (work order).
• Prépare et publie les appels d’offres requis et s’assure que tous les bons de travail sont planifiés et terminés à temps.
• Remplit les formulaires requis pour divers départements – tels que les RFQ (demande de prix), bulletins d’information pour le bâtiment, AHJ (Intelex), diesel fuel-call up, etc.
• Élabore les cahiers des charges et demande des devis aux prestataires de services lorsque nécessaire.
• Met en ligne toute la documentation applicable sur les bons de travail à des fins de reporting et d’audit.
• Coordonne avec les entrepreneurs et les techniciens du bâtiment afin de s’assurer que les processus de bons de travail et d’approvisionnement sont correctement suivis.
• Examine les bons de travail de maintenance préventive mensuels. Veille à ce que les PM soient déployés de manière appropriée et planifiés et terminés avant la fin du mois.
• Administre et suit les contrats de service, notamment le nettoyage, et effectue des évaluations de la performance des fournisseurs/entrepreneurs.
• Prépare des résumés mensuels des dépenses avec les détails justificatifs et corrige les erreurs ou les incohérences des dépenses provenant du grand livre général.
• Planifie, coordonne et effectue les inspections de nettoyage pour garantir en tout temps une image de calibre supérieur; signale et assure le suivi des insuffisances auprès du prestataire de nettoyage (des déplacements peuvent être requis).

Santé et sécurité

• Est responsable de la sécurité de tous les employés et entrepreneurs en s’assurant que toutes les politiques et procédures de santé et de sécurité sont respectées et que les permis de travail sont en place pour tous les travaux effectués.
• En cas d’accident, informe immédiatement conformément à la procédure de l’entreprise. Prépare le rapport d’incident.
• Veille au respect de tous les codes de conformité HSE (Santé, Sécurité et Environnement) de BGIS et des clients, ainsi que du code de conformité législatif en matière de HSE et s’assure que l’EPI est utilisé comme il convient.
• Contribue à un environnement de travail solide, sain et sécuritaire en favorisant une culture positive en matière de H&S. Assiste aux réunions de sécurité.
• Effectue toute la formation de sécurité corporative.
• Envoie, reçoit, examine et suit la documentation H&S.
• Gère le temps et l’espace des activités du bâtiment afin d’assurer qu’il n’y a aucun danger de sécurité en conflit.
• Vérifie les exigences de sécurité du client et s’assure que les prestataires de services sont conformes avant d’entrer dans l’espace du client.

Communication / Services à la clientèle

• Prépare et communique les PO aux gestionnaires et fournisseurs; reçoit les PO pour approbation du paiement des travaux effectués au bon coût.
• Établit et maintient des relations de travail avec les clients et les prestataires de services.
• Travaille avec les organisations du client/locataire afin d’assurer une communication continue du processus BMP vers les activités opérationnelles/projet et les enjeux. Traite toutes les préoccupations et assure une approche intégrée avec toutes les parties.

Contrats de service / Gestion financière

• Examine les bons de travail à la demande pour déterminer s’ils sont facturables ou non facturables.
• Examine et enquête sur les factures problématiques et présente les constats à la direction en temps opportun; assure le suivi auprès des entrepreneurs pour garantir l’exactitude de la facturation et veille à ce que les procédures de facturation appropriées soient respectées.
• Prépare des informations exactes et divers rapports pour la Finance et la direction, selon les demandes.
• Examine les rapports financiers quotidiens, hebdomadaires et mensuels afin d’en assurer l’exactitude du reporting.

Connaissances et compétences

• Diplôme d’études secondaires avec jusqu’à 1 an d’expérience pertinente en administration de bureau / coordination de services.
• Excellentes aptitudes interpersonnelles.
• Solides compétences axées sur le client.
• Bonnes compétences en communication (verbale/écrite).
• Capacité à travailler en collaboration au sein d’une équipe.
• Capacité à gérer de nombreuses tâches simultanées et demandes de clients.
• Connaissance des processus d’appel d’offres (atout).
• Bonnes compétences informatiques, Microsoft Office et Oracle Cloud (atout).
• Connaissance des logiciels de gestion financière (atout).

Licences et/ou accréditation professionnelle

• Aucune exigée.

Dimensions du poste

1. Gestion de projet

Ne dirige pas de projets.

2. Communications

La communication implique certaines clarifications ou la prise en charge des demandes de service, la fourniture d’instructions, de formations, l’explication de l’approche.

3. Expertise

Connaissance de travail dans un domaine spécialisé.

4. Résolution de problèmes et innovation

Le travail nécessite de comprendre la nature du défi, d’analyser les données et d’y répondre en choisissant la voie d’action la plus appropriée. Parfois, la voie d’action doit être déterminée très rapidement, et les solutions peuvent nécessiter la connaissance de 1 à 3 applications logicielles.