Meetings and Events Coordinator

Chez Encore Corporate Travel, le ou la coordonnateur(trice), Réunions et événements joue un rôle clé dans la réussite des événements corporatifs. Cette personne assure la coordination des déplacements, de l’hébergement et de la logistique événementielle afin d’offrir une expérience fluide, structurée et professionnelle aux clients et aux participants. En collaboration avec les équipes internes, les fournisseurs et les clients, la personne titulaire du poste veille au bon déroulement de chaque événement, de la planification jusqu’au suivi postévénement. Principales responsabilités Coordination des événements • Gérer les réunions et événements assignés du début à la fin. • Coordonner les hôtels, contrats, listes d’hébergement et besoins logistiques. • Collaborer avec l’équipe des groupes aériens pour assurer un soutien efficace aux voyageurs. • Soutenir les réservations aériennes au besoin. • Superviser la logistique des participants, les transports et les activités sur place. • Assurer le suivi des échéanciers, livrables et communications liés aux événements. Collaboration et gestion de projet • Agir comme point central entre les équipes internes, les clients et les fournisseurs. • Animer des rencontres de suivi et assurer l’alignement des priorités et échéanciers. • Anticiper les enjeux et proposer rapidement des solutions. • Maintenir une communication claire et professionnelle avec toutes les parties prenantes. Technologie et rapports • Définir les besoins liés aux plateformes d’inscription, communications et rapports. • Collaborer avec les équipes internes pour la configuration et les tests des outils événementiels. • Produire les rapports nécessaires : inscriptions, manifestes de vols, suivis postévénement, etc. • Assurer l’exactitude des données et la bonne tenue des dossiers événementiels. Gestion des clients et fournisseurs • Être le principal contact client pour les aspects logistiques et voyages. • Assurer la coordination avec les hôtels, lieux d’événements et autres fournisseurs. • Représenter Encore avec professionnalisme et offrir un service client de grande qualité. Exigences • Minimum de 3 années d’expérience en coordination d’événements, voyages de groupe ou opérations. • Bonne connaissance de la logistique hôtelière et aérienne. • Excellentes aptitudes organisationnelles et souci du détail. • Capacité à gérer plusieurs projets simultanément dans un environnement rapide. • Excellentes habiletés en communication et approche orientée service client. • Maîtrise de Microsoft Excel et des outils bureautiques courants. Atouts • Expérience en voyages corporatifs ou gestion événementielle. • Connaissance des plateformes d’inscription et outils de rapports. • Expérience avec des outils de gestion de projet comme Asana, Smartsheet ou Monday.com. • Familiarité avec les processus de réservation aérienne et les règles tarifaires. At Encore Corporate Travel, the Meetings & Events Coordinator plays a key role in delivering seamless corporate events and travel experiences. This position is responsible for coordinating the logistics that bring meetings and events to life, including hotel arrangements, attendee management, group air coordination, reporting, and on-site readiness. Working closely with internal teams, clients, and suppliers, the coordinator ensures every event is organized, efficient, and executed to a high standard. Through proactive planning and strong communication, they help create smooth event experiences from start to finish. Key Responsibilities Event Coordination • Lead assigned meetings and events from planning through post-event wrap-up. • Coordinate hotel sourcing, contracting, and rooming lists directly with hotel partners. • Partner closely with the Group Air team by providing complete traveler, event, and policy details. • Assist with air bookings when needed to ensure service continuity. • Manage attendee logistics, ground transportation, and on-site support. • Maintain detailed project plans, timelines, deliverables, and communications throughout the event lifecycle. Cross-Functional Collaboration • Act as the main coordination point between internal teams including Group Air, Customer Success, Finance, Commercial, and Operations. • Lead internal and client meetings to align on timelines, objectives, and execution plans. • Proactively identify risks and resolve issues before they impact the event. • Foster strong communication, accountability, and collaboration across all stakeholders. Event Technology & Reporting • Define event technology requirements, including registration setup, approval workflows, attendee communications, and reporting needs. • Collaborate with the Customer Success team on platform setup and configuration. • Conduct user acceptance testing (UAT) and approve final readiness before launch. • Ensure accuracy and consistency across reporting tools and event systems. • Prepare and manage event reporting, including flight manifests, registration reports, and post- event summaries. • Partner with Finance on budget tracking, billing accuracy, and post-event reconciliation. Client & Supplier Management • Serve as the primary client contact for travel and logistics coordination. • Work directly with hotels, venues, and suppliers to confirm timelines, deliverables, and event details. • Represent Encore professionally in every interaction. • Build strong relationships with clients and suppliers to support long-term partnerships. Required Qualifications • 3+ years of experience in event coordination, group travel management, or operations. • Strong understanding of hotel contracting, rooming list management, and air travel logistics. • Excellent organizational skills and strong attention to detail. • Proven ability to manage multiple projects simultaneously in a fast-paced environment. • Strong communication skills and a client-focused mindset. • Proficiency with Microsoft Excel and other business software tools. Preferred Qualifications • Experience in a corporate travel or event management environment. • Familiarity with OBTs, registration platforms, and reporting tools. • Experience working with implementation or technology configuration teams. • Knowledge of air booking processes and fare rules. • Experience using project management platforms such as Asana, Smartsheet, or Monday.com.