Document Specialist - Remote, Non-standard hours

Spécialiste des documents à distance (Remote)

Êtes-vous à la recherche d’un nouveau défi administratif ? Êtes-vous intéressé(e) par une carrière dans le secteur juridique, le travail à distance et des horaires non standards ?

Êtes-vous à la recherche de rejoindre une organisation nationale qui favorise le développement personnel des individus et offre des perspectives de carrière stimulantes ?

Notre client, un important cabinet d’avocats national, est à la recherche d’un(e) spécialiste des documents à distance (Remote).

À noter, il y a cinq postes différents avec les horaires suivants. Veuillez consulter les heures de quart spécifiques indiquées ci-dessous.

Horaires des postes

• Vendredi au dimanche 9 h 00 à 21 h 00 (ET) (bilinguisme (anglais/français) requis)
• Lundi au vendredi 16 h 00 à 0 h 00 (ET) (bilinguisme (anglais/français) requis)
• Lundi au vendredi 18 h 00 à 2 h 00 (ET) (bilinguisme (anglais/français) requis)
• Dimanche au jeudi 16 h 00 à 0 h 00 (ET) (bilinguisme (anglais/français) requis)
• Mardi au samedi 0 h 00 à 8 h 00 (ET) (bilinguisme (anglais/français) un atout)

N’hésitez pas à postuler si vous pensez correspondre au poste !

Avantages

• Rémunération concurrentielle selon l’expérience
• 3 à 4 semaines de vacances (selon l’expérience)
• 6 journées personnelles + 2 jours supplémentaires (1 pour le bénévolat et 1 pour l’anniversaire)
• Forfait d’assurance complet à compter du 1er jour, payé par l’entreprise
• Modèle de travail : 100 % travail à distance
• Forte implication dans la communauté et engagement envers l’équité, la diversité et l’inclusion

Responsabilités

Production de documents

Créer et mettre en forme des documents juridiques et professionnels complexes par saisie-copie, dictée numérique et numérisation. Gérer avec expertise les conversions de style, les publipostages, les renvois croisés, l’indexation, ainsi que l’intégration de médias, d’objets et de tableaux financiers complexes.

Assurance qualité

Relire les documents pour la mise en forme, la grammaire et la clarté. Effectuer des comparaisons de versions, s’assurer des révisions exactes, effectuer un contrôle de qualité rigoureux sur toutes les sorties et résoudre ou réparer la corruption des documents.

Soutien technique

Fournir un soutien à l’échelle du cabinet pour la production de documents à l’aide des applications Microsoft (p. ex. Word, Excel, PowerPoint, Visio, etc.) et appliquer une expertise en traitement de texte pour travailler sur des documents juridiques et autres documents complexes.

Gestion du flux de travail

Gérer proactivement les fluctuations de charge de travail avec un minimum de supervision. Superviser le processus de réception en priorisant, en coordonnant et en répondant rapidement aux demandes de documents afin de respecter des échéances strictes.

Résolution de problèmes & suivi

Documenter, consigner, suivre et répondre aux appels, courriels, messages vocaux et visites en personne pour le soutien aux documents en temps opportun. Assumer la responsabilité du problème, rechercher des solutions, mettre à jour la base de connaissances et recommander des améliorations procédurales.

Collaboration & mentorat

Travailler de façon coopérative avec tous les départements et les personnes au sein du cabinet. Offrir de l’aide aux autres membres de l’équipe et fournir du mentorat aux autres, au besoin.

Conformité & procédures

Développer une compréhension et une connaissance pratique des procédures du cabinet pour la production de documents et utiliser des précédents établis pour toute production de documents.

Qualifications

• Certificat collégial (administration de bureau, spécialisation juridique ou connexe).
• Trois ans d’expérience dans un environnement de travail professionnel.
• L’expérience dans un rôle de production de documents est un atout.
• Connaissance de la terminologie juridique, des documents et des procédures (un atout).
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Connaissance de la terminologie juridique, des documents et des procédures (un atout).
• Excellentes compétences interpersonnelles et maîtrise du téléphone ; capacité à correspondre efficacement et avec respect avec les clients.
• Capacité à transférer les connaissances de manière efficace, agréable et efficiente en utilisant une variété de techniques et de logiciels.
• Patience, flexibilité et capacité à gérer efficacement des situations difficiles.
• Bien organisé(e) avec une attention méticuleuse aux détails et de solides compétences en relecture.
• Personnalité agréable et abordable, avec capacité à gérer la pression/le stress.
• Compétences analytiques et de résolution de problèmes bien développées, avec capacité à visualiser et à livrer des solutions créatives.
• Capacité à s’adapter à différents horaires de travail (semaines, fins de semaine et jours fériés, le cas échéant).
• Confiant(e) pour travailler de manière autonome, prioriser et prendre des décisions au jour le jour, avec le jugement de demander de l’aide à la supervision lorsque approprié.
• Capacité à taper avec une vitesse de 80 à 100 mots par minute.
• Disponibilité pour assister à des réunions occasionnelles en personne au centre-ville de Montréal.
• Le bilinguisme (français et anglais) est requis.

Notre client opère partout au Canada et, à l’échelle mondiale/internationalement, aux États-Unis et dans d’autres pays. Cette entreprise prend tous les moyens raisonnables pour limiter le nombre de postes au Québec nécessitant la connaissance d’une langue autre que le français, et ne le requiert que lorsque c’est nécessaire et que ses employés bilingues existants ne peuvent pas remplir ces fonctions. D’après une évaluation effectuée par notre client, il a été déterminé que ce poste exige des candidats qui parlent couramment anglais (oral et écrit). En particulier, ce poste exigera que l’employé :

• communique avec des clients/partenaires/employés anglophones situés à l’extérieur du Québec régulièrement
• travaille sur des projets, produits ou livrables clients qui doivent être livrés à des clients en anglais

Résumé

Êtes-vous intéressé(e) par ce poste ?

Veuillez postuler pour ce poste directement en ligne ou en nous envoyant un courriel à tout moment. Si vous connaissez quelqu’un d’intéressé par des postes de soutien administratif, n’hésitez pas à lui fournir nos coordonnées. Nous serons heureux de vous aider !

Pour plus d’informations sur ce poste et tous les autres postes actuellement disponibles, visitez www.randstad.ca.

Nous avons hâte de recevoir votre CV !

Tous les curriculum vitae reçus seront considérés de manière égale.

Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.

Coordonnées

Randstad Canada, 525 Viger Avenue West, Suite 501, Montreal, Quebec H2Z 0B3

Engagement de Randstad Canada

Randstad Canada s’engage à favoriser une main-d’œuvre reflétant tous les peuples du Canada. À ce titre, nous nous engageons à élaborer et à mettre en œuvre des stratégies visant à accroître l’équité, la diversité et l’inclusion en milieu de travail en examinant nos politiques internes, nos pratiques et nos systèmes tout au long du cycle de vie de notre main-d’œuvre, y compris le recrutement, le maintien en poste et l’avancement de tous les employés. En plus de notre engagement profond envers le respect des droits de la personne, nous nous dédions à des mesures positives pour provoquer un changement afin de garantir à chacun une pleine participation dans la main-d’œuvre, sans obstacles, qu’ils soient systémiques ou autres, particulièrement pour les groupes qui visent l’équité et qui sont généralement sous-représentés dans la main-d’œuvre du Canada, notamment ceux qui s’identifient comme des femmes ou des personnes non binaires / de genre non conforme ; les peuples autochtones ou issus des Premières Nations ; les personnes en situation de handicap (visible ou invisible) ; et les membres des minorités visibles, les groupes racialisés et la communauté LGBTQ2+.

Randstad Canada s’engage également à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif et accessible pour tous ses candidats et employés en soutenant leurs besoins en matière d’accessibilité et d’accommodement tout au long du cycle d’emploi. Nous demandons à tous les candidats de soumettre leur demande d’accommodement en identifiant leurs besoins en envoyant un courriel à pour assurer leur capacité à participer pleinement au processus d’entrevue.