Document Specialist - Remote, Non-standard hours

Spécialiste des documents à distance (Remote Document Specialist)

Êtes-vous à la recherche d’un nouveau défi administratif ? Êtes-vous intéressé par une carrière dans le secteur juridique, le télétravail et des horaires non standard ?

Êtes-vous à la recherche pour rejoindre une organisation nationale qui favorise le développement personnel des individus et offre des perspectives de carrière stimulantes ?

Notre client, un important cabinet d’avocats national, est à la recherche d’un(e) Spécialiste des documents à distance.

À noter, il y a cinq postes différents avec les horaires suivants. Veuillez consulter les heures de quart spécifiques indiquées ci-dessous.

Horaires

• Vendredi à dimanche 9 h à 21 h HE (Bilinguisme (anglais/français) requis)
• Lundi à vendredi 16 h à 0 h HE (Bilinguisme (anglais/français) requis)
• Lundi à vendredi 18 h à 2 h HE (Bilinguisme (anglais/français) requis)
• Dimanche à jeudi 16 h à 0 h HE (Bilinguisme (anglais/français) requis)
• Mardi à samedi 0 h à 8 h HE (Bilinguisme (anglais/français) est un atout)

N’hésitez pas à postuler si vous pensez être la bonne personne pour le poste !

Avantages

• Salaire compétitif selon l’expérience
• 3 -4 semaines de vacances (selon l’expérience)
• 6 journées personnelles. + 2 journées supplémentaires (1 pour le bénévolat et une pour l’anniversaire)
• Forfait d’assurance complet à compter du jour 1, payé par l’entreprise
• Modèle de travail : 100 % télétravail
• Forte implication communautaire et engagement envers l’équité, la diversité et l’inclusion

Description du poste

Responsabilités

• Production de documents : créer et mettre en forme des documents juridiques et professionnels complexes par dactylographie, transcription numérique et numérisation. Gérer avec expertise les conversions de styles, les publipostages, les renvois croisés, l’indexation et l’intégration de médias, d’objets et de tableaux financiers complexes.
• Assurance qualité : relire les documents pour la mise en forme, la grammaire et la clarté. Effectuer des comparaisons de versions, s’assurer des révisions exactes, effectuer un contrôle de qualité rigoureux sur toutes les sorties et résoudre ou réparer la corruption des documents.
• Soutien technique : fournir un soutien à l’échelle du cabinet pour la production de documents à l’aide des applications Microsoft (p. ex. Word, Excel, PowerPoint, Visio, etc.) et appliquer une expertise en traitement de texte pour travailler sur des documents juridiques et autres documents complexes.
• Gestion des flux de travail : gérer proactivement les fluctuations de charge de travail avec un minimum de supervision. Superviser le processus de réception en priorisant, en coordonnant et en répondant rapidement aux demandes de documents afin de respecter des échéances strictes.
• Résolution de problèmes & suivi : documenter, consigner, suivre et répondre aux appels, courriels, messages vocaux et visites pour le soutien en production de documents en temps opportun. Assumer la responsabilité du problème, rechercher des solutions, mettre à jour la base de connaissances et recommander des améliorations procédurales.
• Collaboration & mentorat : travailler en coopération avec tous les départements et les individus au sein du cabinet. Offrir de l’aide aux autres membres de l’équipe et fournir du mentorat au besoin.
• Conformité & procédures : développer une compréhension et une connaissance de travail des procédures du cabinet pour la production de documents et utiliser les précédents établis pour toute production de documents.

Qualifications

• Certificat collégial (administration de bureau, spécialisation en droit ou connexe).
• Trois années d’expérience dans un environnement de travail professionnel.
• L’expérience dans un rôle de production de documents est un atout.
• Connaissance de la terminologie juridique, des documents et des procédures est un atout.
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Connaissance de la terminologie juridique, des documents et des procédures est un atout.
• Excellentes aptitudes interpersonnelles et bonnes manières au téléphone ; capacité à correspondre efficacement et respectueusement avec les clients.
• Capacité à transférer les connaissances de manière efficace, agréable et efficiente à l’aide de diverses techniques et applications logicielles.
• Patience, flexibilité et capacité à gérer efficacement les situations difficiles.
• Bien organisé(e) avec une attention méticuleuse aux détails et de solides compétences en relecture.
• Personnalité agréable et abordable, avec capacité à gérer la pression/le stress.
• Compétences analytiques et de résolution de problèmes bien développées, avec la capacité de visualiser et d’offrir des solutions créatives.
• Capacité à s’adapter à différents horaires de travail (semaine, week-ends et jours fériés, le cas échéant).
• Confiant(e) à travailler de manière indépendante, à prioriser et à prendre des décisions quotidiennes, avec le jugement de demander l’aide de la supervision lorsque approprié.
• Capacité à taper au clavier à une vitesse de 80 à 100 mots par minute.
• Disponibilité pour assister occasionnellement à des réunions en bureau dans le centre-ville de Montréal.
• Le bilinguisme (français et anglais) est requis.

Exigences linguistiques (selon l’évaluation du client)

Notre client opère partout au Canada, et à l’échelle mondiale/internationalement aux États-Unis et dans d’autres pays. Cette société prend tous les moyens raisonnables pour limiter le nombre de postes au Québec nécessitant la connaissance d’une langue autre que le français, et ne l’exige que lorsque c’est nécessaire et que ses employés bilingues existants ne peuvent pas remplir ces fonctions du poste. D’après une évaluation menée par notre client, il a été déterminé que ce poste exige des candidats parlant couramment l’anglais (à l’oral et à l’écrit). En particulier, ce poste exigera que l’employé :

• communique régulièrement avec des clients/partenaires/employés anglophones situés à l’extérieur du Québec
• travaille sur des projets, produits ou livrables clients qui doivent être livrés à des clients en anglais

Résumé

Êtes-vous intéressé par ce poste ?

Veuillez postuler pour ce poste directement en ligne ou en nous envoyant un courriel à tout moment. Si vous connaissez quelqu’un d’intéressé par des postes de soutien administratif, n’hésitez pas à lui fournir nos coordonnées. Nous serons heureux de vous aider !

Pour plus d’informations sur ce poste et sur tous les autres postes actuellement disponibles, visitez www.randstad.ca.

Nous avons hâte de recevoir votre CV !

Tous les curriculum vitae reçus seront considérés également.

Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.

À propos de Randstad Canada

Randstad Canada, 525 Viger Avenue West, Suite 501, Montreal, Quebec H2Z 0B3

Randstad Canada s’engage à favoriser une main-d’œuvre qui reflète toutes les personnes du Canada. À ce titre, nous nous engageons à élaborer et à mettre en œuvre des stratégies visant à accroître l’équité, la diversité et l’inclusion au sein du milieu de travail en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d’œuvre, y compris son recrutement, sa rétention et son avancement pour tous les employés. En plus de notre engagement profond à respecter les droits de la personne, nous sommes déterminés à poser des actions positives pour provoquer un changement afin de garantir la pleine participation de chacun à la main-d’œuvre, sans obstacles, qu’ils soient systémiques ou autres, en particulier les groupes qui recherchent l’équité et qui sont généralement sous-représentés dans la main-d’œuvre canadienne, notamment ceux qui s’identifient comme des femmes ou des personnes non binaires/personnes de genre non conforme ; les Autochtones ou les peuples des Premières nations ; les personnes en situation de handicap (visible ou invisible) ; et les membres de minorités visibles, les groupes racialisés et la communauté LGBTQ2+.

Randstad Canada s’engage à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif et accessible pour tous ses candidats et employés en soutenant leurs besoins en matière d’accessibilité et d’accommodement tout au long du cycle d’emploi. Nous demandons à tous les candidats de préciser toute exigence d’accommodement en envoyant un courriel à pour assurer leur capacité à participer pleinement au processus d’entrevue.