Description de poste : Le / la titulaire du poste, qui appuie la directrice nationale, Marketing, communications et stratégie numérique, sera responsable d’une gamme complète de services de soutien administratif et de la coordination de plusieurs projets de marketing.

Le poste peut être pourvu à nos bureaux de Montréal ou de Toronto.

Supérieur immédiat : Ce poste relève de la directrice nationale, Marketing, communications et stratégie numérique

Responsabilités clés :

• Contribue à l’élaboration des budgets et au suivi des dépenses de marketing
• Traite les factures, les avis de voyage et les notes de frais
• Élabore des présentations au moyen de PowerPoint ou des documents connexes nécessaires
• Gère et surveille la boîte de réception Marketing Info
• Collabore à l’organisation des projets de marketing, à la mise à jour des biographies et à la gestion des articles promotionnels
• Gère les demandes de logo liées aux commandites et examine les documents de commandite portant le logo de Stikeman Elliott afin de s’assurer de leur conformité au guide d’utilisation de la marque
• Tient à jour l’organigramme du marketing et les documents portant sur les politiques, les processus et les méthodes de marketing afin d’appuyer l’équipe du marketing, des communications et du numérique
• Coordonne les séances de photo des membres du cabinet admissibles et le respect du guide du rédacteur
• Coordonne les demandes de traduction et s’assure que l’examen du contenu, la lecture d'épreuves et les modifications sont effectués
• Téléverse et archive les fichiers liés aux arrivées et aux départs dans différentes bases de données (Brandfolder, Sitecore, Thought Farmer et Outlook)
• Interagit avec les principaux intervenants dans divers projets et assure le suivi adéquat des éléments livrables et des rapports
• Appuie l’équipe du marketing en s’acquittant de tâches comme la mise à jour des contacts, les affichages sur l’intranet (Stella), l’envoi de courriels de masse (y compris les courriels de marketing électronique et les bulletins), la rédaction de présentations aux médias ou de courriels de suivi des citations dans les médias, des opérations soumises, des classements et des prix
• Établit les calendriers d’intégration destinés aux nouveaux employés de l’équipe du marketing, vérifie que ceux-ci obtiennent les accès adéquats aux TI et organise les processus et modalités spécifiques au service
• Gère le calendrier et les courriels de la directrice nationale, ce qui comprend le règlement des conflits horaires, les recherches destinées aux réunions, la création des documents ou des notes de breffage nécessaires, la coordination des activités et la gestion des éléments livrables
• Accomplit d’autres tâches connexes.

Formation et expérience exigées :

• Minimum de cinq (5) ans d’expérience en qualité d’adjoint administratif / adjointe administrative ou de coordonnateur / coordonnatrice de projet
• Baccalauréat en marketing ou expérience de travail équivalente
• Expérience auprès de services professionnels, un atout.

Qualités requises :

• Bilinguisme écrit et parlé (français et anglais) compte tenu de la clientèle, des mandats et du rayonnement international du cabinet
• Grande maîtrise d’Outlook, de Word, d’Excel et de PowerPoint
• Sens des responsabilités, autonomie et gestion des priorités
• Solides aptitudes pour la planification et l’organisation
• Sens de l’initiative et volonté d’acquérir de nouvelles compétences;
• Capacité de travail démontrée dans un environnement dynamique;
• Axé sur le client
• Capacité à maintenir un haut niveau de confidentialité
• Compréhension de HTML et de CSS, un atout

Salaire et avantages sociaux

• Salaire avantageux établi en fonction du profil
• Révision salariale annuelle concurrentielle
• Gamme complète d’avantages sociaux
• Bureau situé au centre-ville de Montréal, près des transports en commun.

Remarque : Notre cabinet a mis en place une politique de vaccination contre la COVID-19 qui exige que tous nos membres soient entièrement vaccinés avec un vaccin contre la COVID-19 approuvé par Santé Canada.

Nous ne vous demanderons pas de divulguer votre statut vaccinal au cours de l'entrevue. Si un emploi vous est proposé, vous trouverez dans votre offre d'emploi une clause de vaccination qui stipule qu'avant de commencer à travailler pour le cabinet, vous devez être entièrement vacciné contre la COVID-19 et fournir la preuve de vaccination contre la COVID-19 approuvée par Santé Canada.

Le cabinet fera des efforts d'accommodement raisonnables si vous ne pouvez pas être vacciné pour des raisons médicales, religieuses ou autres, dans la mesure où cela est permis par les lois sur les droits de la personne applicables.

English

Job description : Supporting the National Director, Marketing, Communications & Digital, the incumbent will be responsible for a full range of administrative support and the project coordination of several marketing initiatives.

The position can be filled in our Montréal or Toronto office.

Immediate report : This position reports to the National Director, Marketing, Communications and Digital

Key responsibilities :

• Assist in the development of marketing budgets and tracking expenses
• Process all invoices, arrange travel and all expense reports
• Develop presentations using PowerPoint or any supporting documents required
• Management and monitoring of the " Marketing info "inbox
• Collaborate in organizing marketing initiatives, updating biographies, and handling promotional merchandise management
• Manage all logo requests related to sponsorships and review all sponsorship material with SE logo to ensure compliance to the brand guide
• Maintain the Marketing organizational chart, policies, processes, and procedures documents up to date in support of Marketing, Communications & Digital team
• Coordinate photo sessions for eligible firm members and the respect of style guide
• Coordinate translation requests and ensure that content review, proofreading, and editing is carried out
• Upload and archive files related to arrivals and departures in different databases (Brandfolder, Sitecore, Thought Farmer and Outlook)
• Interact with key stakeholders on various projects and ensure the proper follow-ups on deliverables and reports
• Assist the Marketing team with tasks such as updating contacts, intranet (Stella) postings, sending out mass emails (including eMarketing and Newsletters), developing media pitch or emails and keeping track of media mentions, submitted deals, rankings, and awards
• Prepare onboarding schedules that cater to new hires joining the marketing team, verify that they are setup with the proper IT access and organize relevant processes and procedures specific to the department
• Manage the National Director's calendar and emails, which involves resolving scheduling conflicts, conducting research for meetings, creating necessary materials, or briefing notes, coordinating activities and managing deliverables
• All other related tasks.

Education and experience requirements :

• Minimum of 5 years’ experience as an Administrative Assistant or Project Coordinator
• Bachelor’s degree in marketing or related work experience
• Experience in professional services, an asset.
Less than 1 hour ago