Coordonnateur(trice) aux événements

Montreal

Offre publiée le 2024-01-26

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À propos de l’entreprise :

Spécialisé dans le monde captivant du voyage et des événements de formation médicale continue, notre client transcende les frontières pour créer des occasions exceptionnelles auprès de sa clientèle.

En tant que petite entreprise en plein essor, l’équipe jeune et dynamique est unie par sa passion pour le voyage. Elle est fière de son approche personnalisée et de son engagement envers l’excellence.

Venez explorer des horizons nouveaux en planifiant ses voyages et événements de formation à travers le monde entier!

Le(la) coordonnateur(trice) aux événements, relevant de la directrice aux événements, est le moteur essentiel derrière la planification et la gestion d’événements exceptionnels.

Ses responsabilités clés incluent la coordination de l’échéancier, la gestion budgétaire, la logistique avec les fournisseurs, et le suivi des contrats.

Le(la) coordonnateur(trice) est la personne ressource incontournable pour les fournisseurs et les clients tout au long du voyage.

Rejoindre notre client, c’est bien plus qu’une opportunité de carrière, c’est une occasion unique de voyager et de vivre des expériences incroyables!!

Responsabilités :

  • Planifier et gérer l’échéancier de l’événement;
  • Travailler en étroite collaboration avec l’équipe de création et des communications pour la mise en vente de l’événement, incluant notamment : l’itinéraire de voyage préliminaire, les services touristiques retenus, le dépliant touristique;
  • Travailler avec l’équipe des communications pour la planification des communications envoyées aux clients;
  • Effectuer le suivi du budget de manière à respecter les ressources allouées;
  • Prévoir la logistique de l’ensemble de l’événement en collaboration avec les différents fournisseurs impliqués;
  • Respecter les contrats des fournisseurs en suivant les délais de paiements et les règles de relâchements;
  • Coordonner nos besoins logistiques auprès des hôtels choisis : horaires, salle de réunion, food & beverage, liste de chambres;
  • Travailler avec l’équipe des communications pour la création d’un manuel de voyage personnalisé contenant toutes les informations pertinentes au voyage du client;
  • Assurer la logistique du voyage de chaque client : billets d’avion achetés, transferts, excursions, etc.;
  • Préparer toute la documentation nécessaire au bon déroulement de l’événement sur place;
  • Accompagner le groupe lors du voyage et être la personne ressource auprès des fournisseurs et des clients;
  • Gérer les conférenciers et assurer le bon déroulement des conférences;
  • Rédiger un compte rendu et formuler les recommandations nécessaires;
  • Soutenir l’équipe et toutes autres tâches connexes.

Exigences du poste :

  • 3-5 ans d’expérience en planification et gestion d’événements ou de projets.
  • BAC dans un domaine jugé pertinent.
  • Bilingue à l’oral et à l’écrit (Français / Anglais).
  • Maîtrise de la suite Microsoft.
  • Expérience avec Salesforce est un atout.

Personnalité :

  • Autonomie et collaboration : Travaille de manière autonome tout en favorisant la collaboration avec l’équipe.
  • Proactivité et débrouillardise : Anticipe les besoins, prend des initiatives et trouve des solutions créatives aux défis.
  • Minutie, organisation et souci du détail : Travaille avec précision en étant bien organisée.
  • Capacité à gérer plusieurs projets en même temps.

Avantages :

  • Accompagnement de 2 à 5 voyages par année à l’extérieur du Canada
  • Compte de dépenses pour le bien-être des employés.
  • Télétravail : présence au bureau 2 fois par semaine à Montréal.
  • 3 semaines de vacances payées ainsi que 1 semaine à Noël.
  • Ambiance conviviale et non rigide.
  • Excellente conciliation vie privée / professionnelle.

Localisation : Montréal

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