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Description de l’entreprise

BAM Strategy est une agence de marketing en ligne récipiendaire de plusieurs prix, dont la mission est d’aider ses clients à exploiter la plateforme Internet afin d’atteindre leurs objectifs d’affaires.

Sommaire du poste:

Le ou la coordonnateur(trice) des opérations offrira son soutien au ou à la responsable des opérations avec les tâches liées au développement, à l’implantation, à la gestion et à l’évaluation des stratégies organisationnelles, le tout en accord avec la mission, la vision, les politiques, les plans stratégiques et opérationnels approuvés par l’équipe des superviseurs.

Exigences / compétences recherchées:

• Bilingue – parlé et écrit.
• Connaissances et utilisation compétente d’un ordinateur personnel.
• Expérience pratique de la suite Microsoft.
• Fortes habiletés organisationnelles.
• Fortes capacités de prise de décision, de l’évaluation et la priorisation de son propre travail et des items à porter à l’attention du ou de la responsable des opérations.
• Fortes capacités de prise de décision, de l’évaluation et la priorisation de son propre travail et des items à porter à l’attention du ou de la responsable des opérations.
• Capacités à faire preuve de bon jugement lorsqu’il s’agit de reconnaître les limites de l’autorité et à protéger les informations confidentielles.

Détails de l’offre:
Site: http://www.bamstrategy.com
Courriel pour l’envoi de C.V.: vivian.rh@bamstrategy.com

Instructions supplémentaires

Responsabilités:
• Rester au courant, mettre à jour et surveiller les horaires hebdomadaires et mensuels du ou de la responsable des opérations.
• Développer et maintenir un système de classement bien organisé pour les opérations, permettant d’avoir accès et de retrouver rapidement les informations.
• Contribuer à l’organisation des réunions et/ou des événements spéciaux.
• Coordonner la préparation des comptes rendus bimensuels des responsables de projet.
• Aviser les responsables de projet/superintendants des réunions et préparer les minutes; organiser l’agenda.
• Effectuer des tâches additionnelles à la suite d’instructions précises ou à titre d’initiative personnelle.
• Aider le ou la responsable des opérations à améliorer les systèmes opérationnels, les processus et les politiques liés à la mission de l’entreprise — plus spécifiquement: favoriser de meilleurs comptes rendus des superviseurs, une meilleure gestion et circulation des informations, ainsi que de meilleurs processus d’affaires et planification organisationnelle.
• Jouer un rôle significatif dans la planification à long terme, incluant un esprit d’initiative orienté vers l’excellence opérationnelle.
• Contribuer au développement des budgets départementaux.
• Aider à recueillir les donnés nécessaires aux applications pour des subventions.
• Organiser des documents fiscaux.
• Assister régulièrement à des réunions avec les superviseurs à propos de la planification des dépenses.
• Veiller à ce que les procédures administratives respectent les standards et les procédures établis.
• Identifier les opportunités d’amélioration et proposer leur implantation.
• Contribuer à la mise en place d’échelles de mesure départementales favorisant l’atteinte des objectifs stratégiques de l’entreprise.
• Contribuer au développement et à la gestion des achats et du programme de dépenses départementales, des procédures, et des lignes directrices afin que la main d’œuvre travaille conformément aux objectifs stratégiques de l’entreprise.
• Gérer les contrats de service avec les fournisseurs, avec l’aide du ou de la responsable des opérations.
• Effectuer des recherches, coordonner et organiser les projets, identifier les problématiques.
• Compiler et diffuser des informations liées à des projets aux parties appropriées.
• Développer, implanter et améliorer les systèmes et processus administratifs généraux afin d’en améliorer l’efficacité organisationnelle.
• S’assurer que les opérations du bureau respectent les clauses et standards des politiques de l’entreprise.
• Jouer un rôle proactif au sein des projets assignés.
• Négocier des contrats de fournisseurs chaque année, selon le type de contrat.
•  Effectuer des recherches et offrir des informations exactes afin d’appuyer les décisions des superviseurs.
• Préparer des présentations et des sommaires de dossiers.
• Faciliter la coopération entre les individus et les groupes afin que les priorités départementales soient respectées.
• Faire le suivi de décisions afin de s’assurer que le département réagisse assez rapidement.
• Veiller au budget opérationnel et faire les ajustements nécessaires.
• Fournir de façon continue des analyses et rapports financiers à l’équipe des superviseurs.
• Promouvoir les politiques existantes et récentes, révisées et amendées, à tous les employés de l’entreprise.
• Créer des rapports statistiques et des indicateurs clés de performance (KPI) pour BAM Strategy et divine.ca, basés sur des données recueillies des divers systèmes internes.
• Rechercher des systèmes pouvant gérer les tâches plus efficacement.
• Rechercher des façons de rendre les systèmes internes plus efficaces.
• Mettre au point un manuel d’utilisateur et du matériel de formation traitant de la façon appropriée d’utiliser les systèmes.
•  Préparer des séances de formation sur les systèmes actuels et plus récents.
• Maintenir l’intégrité des systèmes.
• Agir en tant qu’administrateur(trice) principal(e) des systèmes internes.
• Faire des comptes rendus sur la performance du système.
• Promouvoir les politiques actuelles et récentes, révisées ou amendées, auprès de tous les membres de l’entreprise.
• S’assurer que les équipements du bureau soient fonctionnels et que les contrats d’entretien soient à jour.
• Chercher des façons plus efficaces d’organiser l’espace du bureau.
• Créer un système bibliothécaire.
• Mettre en place un projet interne d’amélioration de l’espace.
• Assurer la liaison avec le responsable de l’édifice concernant les politiques de l’immeuble.
• Gérer les accès du bureau.